E-Akte · Künstliche Intelligenz

Die Akte, die mitliest.

Eine elektronische Akte kann Unterlagen ordnen — das ist viel wert und seit Jahrzehnten der Stand. Sie kann aber auch prüfen, ob etwas fehlt, Fristen finden, die in einem Vertrag versteckt sind, und einen Sachverhalt zusammentragen. Vorausgesetzt, sie belegt jede einzelne Aussage.

Die sechs Bausteine → Kommt unser Bestand mit?

Kurz gesagt

Was ändert KI an der Aktenführung?

Sie verschiebt die Arbeit vom Suchen zum Entscheiden. Statt Unterlagen durchzublättern, um zu sehen, ob etwas fehlt, bekommen Sie eine Liste der Lücken mit Fundstelle. Statt einen Vertrag zu lesen, um die Kündigungsfrist zu finden, bekommen Sie die Frist mit dem Satz, in dem sie steht. Entschieden wird weiterhin von Menschen — die KI trägt zusammen und belegt, sie bewertet nicht.

Das Prinzip

Was unsere KI nicht darf.

In einer Verwaltung ist die Sorge nicht, dass KI zu wenig kann. Die Sorge ist, dass sie zu viel behauptet — und dass am Ende jemand unterschreibt, was eine Maschine plausibel zusammengesetzt hat. Deshalb steht bei uns vor jeder Funktion eine Grenze:

Kein Satz ohne Fundstelle. Beim Bescheid-Entwurf wird jedes Zitat serverseitig im Dokument nachgewiesen. Lässt sich die Textstelle nicht finden, fliegt der Satz aus dem Entwurf — bevor ihn ein Mensch zu sehen bekommt.
Lieber „nicht prüfbar" als „erfüllt". Findet die Prüfung keinen Beleg, sagt sie das. Ein unbelegtes „passt schon" ist im Verwaltungshandeln schlimmer als eine offene Frage.
Wertungsfragen gehen zurück. Wo abgewogen werden muss, liefert die KI das Material und stellt die Frage. Sie beantwortet sie nicht.
Nichts geschieht von selbst. Keine Frist wird ohne Bestätigung angelegt, keine Nachforderung ohne Freigabe verschickt, kein Bescheid ohne Zeichnungs-Umlauf.

Im Quelltext heißt dieser Abschnitt „Leitplanken — Rechtslage, nicht Feigenblatt". Das ist der ehrlichste Satz, den wir über unsere KI sagen können.

Sechs Bausteine

Was die KI in der Akte tatsächlich tut.

Jeder Baustein mit dem, was er leistet — und der Grenze, die für ihn gilt.

Vollständigkeitsprüfung

Die KI vergleicht die abgelegten Dokumente inhaltlich mit der Soll-Liste der Aktenart und beantwortet je Position drei Fragen: Liegt es vor? Ist es das Richtige? Ist es plausibel?

Die Grenze

Ergebnis ist eine Ampel-Liste und ein Entwurf für die Nachforderung. Versendet wird nichts automatisch.

Eine Checkliste zum Abhaken hat jedes Aktensystem. Der Unterschied ist, dass hier jemand die Unterlagen tatsächlich liest — und merkt, wenn statt der Betriebsbeschreibung ein Lageplan eingeheftet wurde.

Fristen-Radar

Die KI liest die Dokumente einer Akte und findet Termine mit Rechtsfolge: Kündigungsfristen, Gültigkeiten, Zahlungsziele, Widerspruchsfristen. Sie rechnet auch — etwa den letzten Kündigungstermin aus Laufzeitende plus Frist.

Die Grenze

Jeder Fund braucht ein wörtliches Zitat aus dem Dokument und ein Datum in der Zukunft. Fehlt eines von beidem, wird der Fund verworfen. Angelegt wird nichts von selbst: Der Mensch wählt aus, was Wiedervorlage wird.

Fristen stehen im Vertrag, nicht im Aktendeckel. Bisher findet sie, wer den Vertrag liest — und das tut niemand ohne Anlass.

Verfahrenserkennung

Aus einem hochgeladenen Dokument erkennt die KI, um welche Aktenart es geht, und schlägt die Metadaten vor — Aktenplan-Position, Titel, Dokumentdatum, ob es zu einer bestehenden Akte gehört oder eine neue braucht.

Die Grenze

Vorgeschlagen wird nur aus dem echten Katalog Ihres Hauses, nichts Erfundenes. Der Mensch bestätigt, bevor etwas angelegt wird.

Das ist der Handgriff, der beim Digitalisieren von Altbeständen die eigentliche Zeit frisst: entscheiden, wohin ein Blatt gehört.

Prüfung gegen Ihr eigenes Ortsrecht

Erster Anwendungsfall ist das gemeindliche Einvernehmen zum Bauantrag: Der Antrag wird gegen die Festsetzungen des Bebauungsplans geprüft, der über die Straße zugeordnet ist. Je Prüfpunkt Soll, Ist und Ergebnis — mit Fundstelle auf beiden Seiten.

Die Grenze

Findet die KI keinen Beleg, schreibt sie „nicht prüfbar" — nicht „erfüllt". Wertungsfragen wie Grundzüge der Planung oder Erschließung gehen als Frage mit Material an den Menschen zurück. Der Vermerk entsteht erst mit menschlicher Bestätigung.

Die Fiktionsfrist des § 36 BauGB läuft dabei automatisch mit. Wer sie einmal verpasst hat, weiß, was dieser Punkt wert ist.

Prüfbäume zum Selberbauen

Geführte, deterministische Rechtsprüfungen als Konfiguration statt als zugekauftes Modul. Der Prototyp war § 2b UStG; der Verfahrensweg nach §§ 30, 34, 35 BauGB liegt als Vorlage bei. Eigene Bäume legen Sie selbst an.

Die Grenze

Beim Anlegen wird auf Zyklen und tote Verweise geprüft — ein Baum, der sich im Kreis dreht, kommt nicht in den Betrieb.

Eine neue Rechtsprüfung ist damit eine Konfiguration, die Ihr Haus selbst anlegt und pflegt — und nicht etwas, das erst beschafft werden muss.

Bescheid-Entwurf mit Beleg-Pflicht

Die KI liest die Dokumente einer Akte und liefert ausschließlich den Sachverhalt: kurze Sätze — wer beantragt was, wann, wo — jeder mit Dokument und wörtlichem Zitat.

Die Grenze

Jedes Zitat wird serverseitig im Dokument nachgewiesen. Lässt sich eine Textstelle nicht finden, fliegt der Satz aus dem Entwurf. Tenor, Rechtsfolgen und Rechtsbehelfsbelehrung formuliert die KI nie — die stehen wörtlich in Ihrer Vorlage. Und der Entwurf geht zwingend in den Zeichnungs-Umlauf.

Das ist die Stelle, an der KI im Verwaltungshandeln entweder seriös wird oder gefährlich. Wir haben uns für die unbequemere Variante entschieden.

Der Umstieg

Ihr Bestand kommt mit.

Das eigentliche Hindernis beim Wechsel ist nie die neue Software — es ist die Frage, was mit zwanzig Jahren Altbestand passiert. Deshalb gibt es dafür sechs Wege statt einer Absichtserklärung.

Aus einem vorhandenen Dokumentenmanagement

Für die im kommunalen Umfeld verbreiteten Systeme liegen fertige Übernahme-Werkzeuge bereit. Akten, Vorgänge, Schriftstücke und ihre Zuordnung kommen mit — nicht nur die Dateien.

Über xdomea

Den Standard für den Aktenaustausch in der deutschen Verwaltung lesen wir ein und schreiben ihn auch. Der Export ist als Umkehrung des eigenen Importers gebaut — was wir schreiben, bleibt lesbar.

Aus gewachsenen Ordnerstrukturen

Unterordner der ersten Ebene werden Vorgänge, Dateien werden Schriftstücke, tiefere Ebenen wandern als Pfad in den Dateinamen. Für das Laufwerk, auf dem seit zwölf Jahren alles liegt.

Aus Tabellen und Listen

Der Aktenplan kommt als CSV herein, ebenso Bestandslisten aus Fachverfahren und selbstgepflegten Übersichten. Was in Excel gepflegt wurde, muss nicht abgetippt werden.

Aus Papier — mit KI-Zuordnung

Beim Digitalisieren von Altakten liest die KI den erkannten Text und schlägt Aktenplan-Position, Titel und Datum vor. Sie sagt auch, ob das Blatt zu einer bestehenden Akte gehört. Abgelegt wird erst nach der Prüfliste — Vorschläge, keine Entscheidungen.

Aus laufenden Fachverfahren

Kommunale Fachverfahren übergeben laufend: Sie legen Dokumente samt Begleitdatei in ein überwachtes Verzeichnis, ZAjONiC legt sie in die richtige Akte und meldet den Status zurück. Es ist die Konvention, die diese Verfahren ohnehin sprechen.

Und der Weg hinaus ist genauso gebaut wie der Weg hinein: Wir schreiben xdomea-Pakete und lesen sie wieder ein — der Export ist als Umkehrung des eigenen Importers entstanden. Wer seine Akten in ein System gibt, aus dem sie nicht wieder herauskommen, begibt sich in eine Abhängigkeit, die Jahrzehnte hält.

Außerdem

Vier Dinge, nach denen selten gefragt wird.

Und die im Alltag trotzdem den Unterschied machen.

Karte

Amtliche Auskunft ohne GIS-Vertrag

Flurstücksumriss, Lage und Schutzgebiete kommen aus amtlichen offenen Daten — für Baden-Württemberg aus ALKIS und den Schutzgebietsdaten der LUBW. Eine kostenpflichtige Kopplung an ein Geoinformationssystem brauchen Sie dafür nicht.

Laufwerk

Die Akte als Netzlaufwerk

Wer lieber im gewohnten Programm arbeitet, bindet die Akte als Laufwerk ein. Speichern erzeugt eine neue Version — kein Herausnehmen, kein Zurücklegen, kein vergessenes Check-in, das eine Akte für alle anderen sperrt.

Nachweis

Verfahrensdokumentation aus dem Ist-Zustand

Erzeugt aus den tatsächlichen Einstellungen Ihrer Installation — Aktenplan, Fristen, Rechte, Lebenszyklus. Nicht als Word-Vorlage mit Blindtext, in der später jemand die Namen tauscht.

Adressen

Rundumsicht und Prüfvermerk

Zu einer Adresse sehen Sie alle Akten, Schriftstücke und Fristen auf einen Blick. Bei Unternehmen lässt sich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer über das europäische Verfahren prüfen — der Vermerk hängt danach an der Adresse.

Häufige Fragen

Was jetzt zu klären ist.

Entscheidet die KI über Anträge oder Bescheide?

Nein, und das ist keine Zurückhaltung, sondern eingebaut. Die Vollständigkeitsprüfung liefert eine Ampel-Liste und einen Entwurf, versendet nichts. Der Fristen-Radar legt keine Wiedervorlage an, sondern schlägt vor. Die Bauantragsprüfung gibt Wertungsfragen als Frage zurück statt als Ergebnis. Und beim Bescheid formuliert die KI ausschließlich den Sachverhalt — Tenor und Rechtsbehelfsbelehrung stehen wörtlich in Ihrer Vorlage, der Entwurf geht zwingend in den Zeichnungs-Umlauf. Artikel 22 DSGVO setzt automatisierten Einzelfallentscheidungen enge Grenzen; wir bleiben deutlich davor.

Woher weiß ich, dass die KI nichts erfindet?

Weil sie es technisch nicht darf. Beim Bescheid-Entwurf wird jedes Zitat serverseitig im Dokument nachgewiesen — findet sich die Textstelle nicht, fliegt der Satz aus dem Entwurf, bevor Sie ihn sehen. Der Fristen-Radar verwirft jeden Fund ohne wörtliches Zitat. Die Bauantragsprüfung schreibt bei fehlendem Beleg „nicht prüfbar" statt „erfüllt". Das ist der Unterschied zwischen einem Sprachmodell, das etwas Plausibles zusammensetzt, und einem Werkzeug, das nur weitergibt, was im Dokument steht.

Läuft die KI in einer Cloud?

Nur wenn Sie es wollen. Der Akten-Chat, die Texterkennung, die Zuordnung von Altakten und die Verschriftlichung von Sitzungen laufen auf Wunsch vollständig auf Ihrer eigenen Maschine — dann verlässt kein Dokument Ihr Netz. Sie können zusätzlich externe Modelle zulassen und steuern dann je Aufgabe, was dorthin darf. Für Akten mit Personenbezug ist der lokale Betrieb der Regelfall.

Können wir eigene Prüfungen anlegen?

Ja, über den Prüfbaum-Baukasten. Eine geführte Rechtsprüfung ist bei uns eine Konfiguration, kein zugekauftes Modul — Fragen, Verzweigungen, Ergebnisse. Der Prototyp war § 2b UStG, der Verfahrensweg nach §§ 30, 34, 35 BauGB liegt als Vorlage bei. Beim Speichern wird auf Zyklen und tote Verweise geprüft, damit kein Baum in den Betrieb geht, der sich im Kreis dreht.

Was passiert mit unserem Altbestand?

Er kommt mit — auf sechs Wegen, je nachdem, wo er liegt: aus einem vorhandenen Dokumentenmanagement über fertige Übernahme-Werkzeuge, über xdomea, aus gewachsenen Ordnerstrukturen, aus Tabellen und Listen, aus Papier mit KI-gestützter Zuordnung und laufend aus Fachverfahren über ein überwachtes Verzeichnis. Der Umstieg ist erfahrungsgemäß das eigentliche Hindernis, nicht die neue Software — deshalb liegt hier viel Arbeit drin.

Brauchen wir für die Kartenauskunft einen GIS-Vertrag?

Nein. Flurstücksumriss, Lage und Schutzgebiete kommen aus amtlichen offenen Daten — für Baden-Württemberg sind das ALKIS-Open-Data und die Schutzgebietsdaten der LUBW. Eine kostenpflichtige Kopplung an ein Geoinformationssystem brauchen Sie dafür nicht.

Ist das eine Rechtsberatung?

Nein. Wir liefern Werkzeuge, die Belege zusammentragen und Prüfschritte führen — die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihrem Haus. Genau deshalb sind Wertungsfragen ausdrücklich als Fragen an den Menschen gebaut und nicht als Ergebnisse. Wer eine Software sucht, die die Verantwortung übernimmt, wird sie nicht finden, weil es sie nicht geben kann.

Bringen Sie einen Vorgang mit, der bei Ihnen typisch ist.

Am besten einen, bei dem regelmäßig etwas fehlt. Wir lassen die Prüfung darüber laufen und Sie sehen, was gefunden wird — und was ehrlich als „nicht prüfbar" zurückkommt.

Termin vereinbaren → Die E-Akte im Überblick