Schritt 01
Formular hinterlegen
Sie geben einmal an, welche Felder ein Formular hat und welche davon ausgefüllt sein müssen.
← Alle Lösungen
„Die Anträge stapeln sich, und die Hälfte ist unvollständig.“
Anträge und Formulare vorprüfen
Der Stapel wird nicht kleiner, und die Hälfte der Anträge ist unvollständig. Das merkt man aber erst, wenn der Vorgang schon auf dem Schreibtisch liegt — dann geht er zurück, und das Ganze beginnt von vorn.
Was sich ändert
Vollständigkeit und Plausibilität werden geprüft, bevor der Vorgang auf dem Schreibtisch landet.
- Fehlende Angaben fallen auf, bevor der Vorgang jemanden beschäftigt.
- Was geprüft wird, legen Sie je Formular fest — nicht der Hersteller.
- Die Rückfrage an den Antragsteller kommt früher und ist konkreter.
So läuft es
Vier Schritte, in der Reihenfolge, in der Sie sie erleben.
Schritt 02
Anträge einlesen
Eingegangene Anträge werden erfasst, auch als Scan oder eingereichtes PDF.
Schritt 03
Prüfen lassen
Geprüft wird auf Vollständigkeit und auf Plausibilität — also auch, ob Angaben zueinander passen.
Schritt 04
Ergebnis ansehen
Sie bekommen eine Liste dessen, was fehlt oder auffällig ist — mit der Angabe, welches Feld und welche Regel dahintersteht. Entschieden wird von einem Menschen.
Ein Fall von Anfang bis Ende
Ein Wohngeldantrag, der nicht zurückgeht.
Der teuerste Antrag ist der unvollständige — er kostet zweimal Bearbeitungszeit, einmal Porto und beim Antragsteller Wochen. So sieht es mit einer Vorprüfung aus.
- Montag
Der Antrag kommt an
Auf Papier, per Mail oder als Scan aus dem Postkorb. Er wird eingelesen, die Angaben werden ausgelesen und dem hinterlegten Formular zugeordnet — Feld für Feld, auch wenn jemand quer über den Rand geschrieben hat.
- Montag, zwei Minuten später
Die Prüfung läuft
Geprüft wird gegen die Regeln, die Ihr Haus festgelegt hat: Welche Felder müssen ausgefüllt sein, welche Nachweise gehören dazu, welche Angaben müssen zusammenpassen. Nicht gegen eine allgemeine Vorstellung davon, wie ein Antrag aussehen sollte.
- Montag
Das Ergebnis, nicht die Entscheidung
Sie sehen: Nachweis über die Miethöhe fehlt, Angabe zum Haushaltseinkommen widerspricht der Anlage, Unterschrift auf Seite 4 fehlt. Drei konkrete Punkte — keine Empfehlung, keine Bewertung, kein Bescheidvorschlag.
- Montag
Eine Nachforderung statt einer Rücksendung
Die Sachbearbeiterin prüft die drei Punkte, verwirft einen davon — die vermeintliche Abweichung ist erklärbar — und fordert die beiden anderen an. In einem Schreiben, nicht in dreien über sechs Wochen verteilt.
- Später
Was dabei nebenbei sichtbar wird
Nach einigen Wochen zeigt sich, welche Felder ständig falsch ausgefüllt werden. Das ist ein Hinweis auf das Formular, nicht auf die Antragsteller — und oft die wirksamste Änderung: eine bessere Erklärung an einer Stelle spart hundert Rückfragen.
Die Entscheidung über den Antrag trifft weiterhin ein Mensch. Was wegfällt, ist die Runde, in der ein Vorgang nur deshalb zurückgeht, weil eine Unterschrift fehlt.
Was dahintersteckt
Diese Bausteine arbeiten dafür zusammen.
Alle sind Teil desselben Systems — Sie kaufen sie nicht einzeln dazu.
Vollständigkeitsprüfung
PDF-Formulare scannen und automatisch auf Vollständigkeit und Plausibilität prüfen — konfigurierbar pro Formular. Das System erlernt die Regeln.
Mehr dazu →Dokumentenverwaltung
Dokumente ablegen und per Frage wiederfinden — gefunden wird über den Inhalt, nicht über den Dateinamen.
Mehr dazu →Wissensbasis & Ordner
Wissen strukturiert in vertrauten Ordnern ablegen — pro Bereich, Team oder Thema, mit Rechten je Ordner und Gruppe.
Mehr dazu →Im Einzelnen
Wo die Grenze verläuft.
Bei Anträgen entscheidet die Grenze über die Zulässigkeit — deshalb steht sie hier vor dem Funktionsumfang.
Geprüft wird gegen Ihre Regeln
Sie hinterlegen das Formular und legen fest, was Vollständigkeit bedeutet: Pflichtfelder, erforderliche Nachweise, Angaben, die zusammenpassen müssen. Das System bringt keine eigene Vorstellung mit — es prüft, was Sie definiert haben, und nichts darüber hinaus.
Keine Entscheidung, kein Vorschlag
Es entsteht eine Liste von Auffälligkeiten, keine Bewertung des Antrags und kein Bescheidentwurf. Das ist nicht nur eine Selbstbeschränkung, sondern die Bedingung dafür, dass eine solche Vorprüfung überhaupt eingesetzt werden darf — Artikel 22 DSGVO setzt automatisierten Einzelfallentscheidungen enge Grenzen.
Auch aus schlechten Vorlagen
Gescannte Anträge, Handschrift in Randnotizen, ein Formular, das jemand am Küchentisch ausgefüllt hat. Ausgelesen wird der Inhalt, nicht die Form. Wo etwas unleserlich ist, wird es als unklar markiert und nicht geraten.
Die Daten bleiben, wo sie hingehören
Antragsdaten sind regelmäßig besonders schützenswert — Einkommen, Gesundheit, Familienverhältnisse. Sie liegen auf Ihrem Server, und die Prüfung läuft auf Wunsch mit einem lokalen Modell, sodass nichts das Haus verlässt. Wer darauf zugreifen darf, steuern Sie über die Rechte.
Was die Prüfung übersieht, übersieht sie
Eine Vorprüfung ersetzt die fachliche Prüfung nicht und findet nicht, was Sie nicht als Regel hinterlegt haben. Sie ist ein Sieb, kein Urteil. Der Gewinn liegt darin, dass die offensichtlichen Lücken vor der Bearbeitung auffallen — nicht darin, dass niemand mehr hinsehen muss.
Die Personalvertretung fragt zu Recht
Ein System, das Vorgänge bewertet, könnte grundsätzlich auch die Leistung einzelner Beschäftigter sichtbar machen. Genau deshalb gehört das nicht in eine Absichtserklärung, sondern in eine Dienstvereinbarung — schriftlich, bevor die erste Prüfregel läuft. Wir stellen zusammen, was Ihr Gremium dafür braucht: welche Daten verarbeitet werden, was protokolliert wird und wer es sehen kann.
Was wegfällt
Was in der Sachbearbeitung aufhört.
Die Entscheidung bleibt beim Menschen. Was aufhört, ist die vermeidbare Runde:
- Einen Vorgang zurückschicken, weil eine Unterschrift fehlt
- Drei Nachforderungen nacheinander stellen, weil jedes Mal etwas Neues auffällt
- Angaben aus einem Antrag von Hand in die Prüfmaske übertragen
- Prüfen, ob die Anlage zum Einkommen zum Hauptformular passt
- Sich durch handschriftliche Randnotizen arbeiten, um zu sehen, was gemeint war
- Raten, welche Felder besonders oft falsch ausgefüllt werden
- Antragstellern erklären, warum es schon wieder vier Wochen dauert
Ehrlich gesagt
Was Sie dafür brauchen.
Damit Sie es vorher wissen und nicht hinterher.
- Klarheit darüber, was bei Ihnen als vollständig gilt. Diese Regeln einmal aufzuschreiben ist die eigentliche Arbeit.
- Lesbare Vorlagen: Ein schlecht gescanntes Fax bleibt ein schlecht gescanntes Fax.
- Die Prüfung ersetzt keine fachliche oder rechtliche Beurteilung des Vorgangs.
Die Fragen, die jetzt kommen
Bevor Sie fragen müssen.
Entscheidet die KI über Anträge?
Nein. Sie prüft auf Vollständigkeit und Plausibilität und legt das Ergebnis vor. Die Entscheidung trifft die zuständige Person — das ist bewusst nicht automatisierbar gebaut.
Was sagt der Personalrat?
KI gilt als technische Einrichtung, in aller Regel braucht es eine Dienstvereinbarung. Hilfreich ist hier, dass die Vorprüfung keine Entscheidung trifft und keine Leistung einzelner Personen bewertet — sie prüft Anträge, nicht Beschäftigte. Welche Daten verarbeitet und welche Vorgänge protokolliert werden, stellen wir für Ihr Gremium zusammen.
Was ist mit den Daten der Antragsteller?
Sie bleiben in Ihrem Haus, auf Ihrem Server. Wer sie sehen darf, steuern Sie über die Rechte je Ordner und Gruppe.
Und wenn die Prüfung etwas übersieht?
Sie ist eine Vorprüfung, keine Freigabe. Sie fängt die häufigen, offensichtlichen Lücken ab — die fachliche Prüfung bleibt.
Kein Einzelprodukt
Das hier ist kein eigenes Programm.
Der geprüfte Antrag liegt anschließend im Dokumentenbestand, die Rückfrage geht über denselben Mailversand raus, die Frist steht im Kalender.
Alles läuft in ZAjONiC — ein Server, eine Anmeldung, ein Rechtekonzept, ein Wissensbestand. Was Ihnen fehlt, wird als weiterer Baustein ergänzt: nicht als zweites Produkt, sondern als Aufsatz auf allem, was schon steht.
Am besten sehen Sie es an Ihren eigenen Unterlagen.
Wir zeigen Ihnen das unverbindlich und ohne Vorbereitung Ihrerseits. Wenn Sie erst sortieren wollen, wo KI bei Ihnen überhaupt wirkt, fangen wir mit der Prozessanalyse an.