Schritt 01
Die wiederkehrenden Texte benennen
Vermerk, Bürgerantwort, Beschlussvorlage, Angebotstext, Absage: Meist sind es fünf bis zehn Sorten, die den Großteil ausmachen. Was das bei Ihnen ist, wissen Sie besser als wir — wir richten es ein.
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„Texte schreiben frisst meinen Tag.“
Texte schreiben mit KI — Vermerk, Brief, Angebot
Der Vermerk zur Sitzung, die Antwort an den Bürger, das Anschreiben zum Angebot: Jeder Text beginnt beim leeren Blatt, und jeder dauert länger, als er sollte. Am Ende bleibt die Schreibarbeit für den Abend übrig — wenn endlich Ruhe ist. Dabei ähneln sich die meisten dieser Texte von Woche zu Woche.
Was sich ändert
Fertige Werkzeuge für die Texte, die bei Ihnen immer wiederkehren — mit Ihren Unterlagen als Grundlage, nicht aus dem Nichts.
- Für die Textsorten, die bei Ihnen wiederkehren, gibt es ein fertiges Werkzeug — Sie füllen aus, statt zu formulieren.
- Der Entwurf entsteht aus Ihren eigenen Unterlagen, nicht aus dem Allgemeinwissen eines Sprachmodells — mit Quellenangabe darunter.
- Was einmal gut formuliert ist, gilt fürs ganze Haus: Der Kollege im Nachbarzimmer schreibt denselben Brief nicht anders.
So läuft es
Vier Schritte, in der Reihenfolge, in der Sie sie erleben.
Schritt 02
Je Textsorte ein Werkzeug anlegen
Jedes Werkzeug bekommt eine feste Anweisung, wie der Text auszusehen hat, und einen Hinweistext für die Kollegen. Dazu die Ordner, aus denen es sich bedienen darf — und, wenn nötig, ein anderes Modell als der Rest.
Schritt 03
Freigeben, wer es benutzen darf
Werkzeuge werden Benutzergruppen zugeordnet. Das Bauamt sieht seine, die Kämmerei ihre. Für heikle Textsorten lässt sich je Werkzeug erzwingen, dass Personenbezug vorher entfernt wird.
Schritt 04
Ausfüllen statt formulieren
Ihre Leute wählen das Werkzeug, geben den Sachverhalt ein und bekommen einen Entwurf mit den Belegstellen darunter. Geprüft und unterschrieben wird weiterhin von einem Menschen.
Ein Fall von Anfang bis Ende
Ein Vermerk, der nicht am Feierabend entsteht.
Texte schreiben ist nicht das Problem — dieselben Texte immer wieder zu schreiben, ist es. So sieht der Unterschied aus.
- Vorher, einmalig
Die Textsorte benennen
Nicht „Texte mit KI schreiben", sondern: Aktenvermerk, Absageschreiben, Beschlussvorlage, Antwort auf eine Bürgeranfrage. Jede Sorte, die bei Ihnen wiederkehrt, bekommt ein eigenes Werkzeug — mit den Feldern, die dafür gebraucht werden.
- Vorher, einmalig
Grundlage festlegen
Woraus geschrieben werden soll: Ihre Unterlagen, Ihre Sprachregelungen, Ihre Vorlagen. Der Unterschied zu einem allgemeinen Chatfenster ist genau das — es wird nicht aus dem Nichts formuliert, sondern aus dem, was bei Ihnen gilt.
- Im Alltag
Ausfüllen statt formulieren
Die Sachbearbeiterin öffnet das Werkzeug „Aktenvermerk", trägt die drei Angaben ein, die nur sie kennt, und bekommt einen Entwurf in der Form, die Ihr Haus verwendet. Kein KI-Anweisung, keine Kunst des Formulierens — eine Maske.
- Im Alltag
Prüfen bleibt
Der Entwurf wird gelesen, geändert, freigegeben. Wer ihn ungeprüft hinausschickt, trägt dafür dieselbe Verantwortung wie für einen selbst geschriebenen Text. Daran ändert kein Werkzeug etwas — und es ist gut, dass es so ist.
Der Gewinn liegt nicht in der Geschwindigkeit eines einzelnen Textes, sondern darin, dass die zwanzigste Absage genauso gut wird wie die erste.
Der Unterschied
Word-Vorlage, Chatfenster, eigenes Werkzeug.
Die ersten beiden gibt es in jedem Haus. Beide haben eine Schwäche, die im Alltag teuer wird.
| Frage | Vorlage in Word | Allgemeines KI-Chatfenster | Eigenes Werkzeug je Textsorte |
|---|---|---|---|
| Was muss der Nutzer können? | Die Vorlage finden und richtig füllen | Gut formulieren, was er will | Drei Felder ausfüllen |
| Woher kommt der Inhalt? | Aus dem Kopf des Schreibenden | Aus dem allgemeinen Wissen des Modells | Aus Ihren Unterlagen und Regelungen |
| Bleibt der Stil einheitlich? | Wenn sich alle daran halten | Nein — jeder fragt anders | Ja, die Vorgabe steckt im Werkzeug |
| Wer darf es benutzen? | Wer die Datei findet | Wer Zugang zum Chat hat | Die Gruppen, die Sie freigeben |
| Was passiert bei einer Änderung der Regelung? | Alle Vorlagen anpassen und hoffen | Jeder müsste es wissen | Einmal im Werkzeug ändern |
| Personenbezogene Daten? | Bleiben im Haus | Landen beim Anbieter | Bleiben im Haus, auf Wunsch mit lokalem Modell |
Word-Vorlagen sind nicht falsch — sie lösen nur die Formatfrage, nicht die Formulierungsfrage. Und das allgemeine Chatfenster löst die Formulierungsfrage, ohne Ihre Regeln zu kennen.
Was dahintersteckt
Diese Bausteine arbeiten dafür zusammen.
Alle sind Teil desselben Systems — Sie kaufen sie nicht einzeln dazu.
Eigene KI-Tools
Fertige Assistenten für wiederkehrende Aufgaben — einmal eingerichtet, danach für die richtigen Leute freigeschaltet. Jeder mit eigener Anweisung und eigenem Wissen.
Mehr dazu →Chat mit Quellenangabe
Fragen in normalen Worten stellen — ZAjONiC durchsucht den gesamten Wissensbestand und antwortet, mit Quelle und Sprung ins Originaldokument.
Mehr dazu →Wissensbasis & Ordner
Wissen strukturiert in vertrauten Ordnern ablegen — pro Bereich, Team oder Thema, mit Rechten je Ordner und Gruppe.
Mehr dazu →Freie Modellwahl
Für jede Aufgabe das passende Modell — vom lokalen Modell im eigenen Haus bis zum externen Anbieter, jederzeit änderbar. Mit Kostenübersicht und Limit je Mitarbeiter.
Mehr dazu →Was wegfällt
Was am Schreibtisch aufhört.
Texte werden weiter geschrieben und weiter geprüft. Was aufhört, ist das Drumherum:
- Vor dem leeren Blatt sitzen und nach dem ersten Satz suchen
- Ein altes Schreiben heraussuchen und die Namen tauschen
- Sich fragen, wie „man das bei uns formuliert"
- Denselben Absatz zum zwanzigsten Mal neu erfinden
- Kolleginnen fragen, ob sie so etwas schon einmal geschrieben haben
- Nach einer geänderten Regelung alle Vorlagen einzeln nachziehen
- Personenbezogene Angaben von Hand entfernen, bevor man ein Werkzeug benutzt
Ehrlich gesagt
Was Sie dafür brauchen.
Damit Sie es vorher wissen und nicht hinterher.
- Der erste Entwurf ist ein Entwurf. Wer ihn ungelesen weitergibt, macht denselben Fehler wie jemand, der eine Vorlage aus dem Ordner ungeprüft verschickt — nur schneller.
- Die Qualität hängt daran, was im Wissen liegt. Ein Werkzeug für Bauanträge, das keinen Zugriff auf Ihre Satzungen hat, formuliert schön und inhaltlich beliebig.
- Das Einrichten der Werkzeuge ist eine einmalige Denkarbeit, kein Klick. Wir machen das mit Ihnen zusammen — es ist der Teil, der über den Nutzen entscheidet.
Die Fragen, die jetzt kommen
Bevor Sie fragen müssen.
Merkt man den Texten an, dass sie von einer KI kommen?
Wenn Sie mit dem ersten Entwurf zufrieden sind und nichts ändern: ja, oft. Deshalb ist die feste Anweisung je Werkzeug so wichtig — dort steht Ihre Hausform: wie angeredet wird, wie lang, wie förmlich. Ein Werkzeug, das seit einem halben Jahr im Einsatz ist, schreibt wie Ihr Haus, nicht wie ein Chatbot.
Dürfen wir personenbezogene Daten in so einen Text geben?
Im lokalen Betrieb verlassen die Daten Ihr Haus nicht. Zusätzlich lässt sich je Werkzeug erzwingen, dass Personenbezug vor der Verarbeitung entfernt wird — unabhängig davon, was der Nutzer eingibt. Diese Einstellung hängt am Werkzeug, nicht am guten Willen des Einzelnen.
Was sagt der Personalrat dazu?
Rechnen Sie mit einer Dienst- oder Betriebsvereinbarung — je nachdem, ob bei Ihnen ein Personalrat oder ein Betriebsrat zuständig ist. Entscheidend ist nicht, ob Sie jemanden kontrollieren wollen, sondern ob sich das Werkzeug dafür eignen würde — und das tut es, sobald Nutzung je Person anfällt. Im Standard gibt es keine Auswertung, wer wie viel schreibt; dass sie technisch möglich wäre, sollten Sie gegenüber dem Gremium aber nicht bestreiten. Wir stellen zusammen, was es für die Vereinbarung braucht.
Wer haftet, wenn ein Entwurf ungeprüft rausgeht?
Dieselbe Person wie bisher: die, die prüft und freigibt. An der Verantwortung ändert sich durch das Werkzeug nichts — es liefert einen Entwurf, keine Entscheidung, und zeichnet auch nichts. Das ist übrigens das Argument, mit dem sich der Einsatz im Gremium oder im Rat gut vertreten lässt: Die Zuständigkeit bleibt, wo sie war, nur die Tipparbeit fällt weg.
Wir haben doch schon Vorlagen in Word.
Die bleiben nützlich. Der Unterschied ist, dass eine Word-Vorlage leer ist und Sie den Inhalt liefern müssen — hier kommt der Inhalt aus Ihren Unterlagen, und die Vorlage sagt nur, in welcher Form. Deshalb ersetzt das die Vorlagen nicht, es füllt sie.
Kein Einzelprodukt
Das hier ist kein eigenes Programm.
Dieselben Werkzeuge greifen auf denselben Wissensbestand zu, aus dem auch der Chat antwortet und der Assistent auf Ihrer Webseite Auskunft gibt. Sie pflegen ihn einmal — was Sie ergänzen, wirkt überall.
Alles läuft in ZAjONiC — ein Server, eine Anmeldung, ein Rechtekonzept, ein Wissensbestand. Was Ihnen fehlt, wird als weiterer Baustein ergänzt: nicht als zweites Produkt, sondern als Aufsatz auf allem, was schon steht.
Am besten sehen Sie es an Ihren eigenen Unterlagen.
Wir zeigen Ihnen das unverbindlich und ohne Vorbereitung Ihrerseits. Wenn Sie erst sortieren wollen, wo KI bei Ihnen überhaupt wirkt, fangen wir mit der Prozessanalyse an.