Der Rückstand im Amt
wächst schneller als das Personal.

Mehr als einen Chatbot. Bürgeranfragen aus freigegebenem Wissen beantworten, eingehende Post erfassen und einsortieren, Anträge auf Vollständigkeit prüfen, Vermerke und Beschlussvorlagen entwerfen, Niederschriften aus Sitzungsaufnahmen erstellen, Leistungsbeschreibungen für die Vergabe erarbeiten und Wissen sichern, bevor es in Rente geht. Alles auf dem eigenen Server der Verwaltung.

ZAjONiC läuft vollständig im eigenen Netz der Verwaltung. Wo nichts hinausgeht, entsteht keine Auftragsverarbeitung mit einem Cloud-Anbieter und kein Drittlandtransfer. Selbst die Tonaufnahme einer Sitzung wird auf Wunsch im Haus verschriftlicht, ohne dass eine Datei nach außen geht. Die datenschutzrechtliche Bewertung Ihres Einzelfalls bleibt bei Ihnen — wir liefern die Grundlagen dafür offen.

Die üblichen Sorgen betreffen Leistungskontrolle und Zugriff. ZAjONiC wertet keine Personen aus. Wer welche Inhalte sieht, wird über Rechte geregelt — wie bei einem Dateiserver. Und für die Mitbestimmung liegt eine Verfahrensdokumentation vor, die aus den tatsächlichen Einstellungen Ihrer Installation erzeugt wird, nicht aus einer Vorlage.

Für den Betrieb einen Server und jemanden, der ihn betreut — das kann auch Ihr Rechenzentrum oder ein Dienstleister sein. Für die Nutzung nicht: Wer eine E-Mail schreiben kann, kann damit arbeiten. Die Einrichtung der Wissensquellen begleiten wir.

Das hängt vom Auftragswert und Ihrem Landesrecht ab. Unterhalb der Wertgrenze für Direktaufträge ist eine direkte Beauftragung möglich, darüber greifen Verhandlungsvergabe oder Ausschreibung. Wir sagen Ihnen offen, in welche Größenordnung Ihr Vorhaben fällt, statt eine Zahl zu versprechen, die für jedes Bundesland anders ist.

Das ist der Normalfall. Die meisten Häuser beginnen mit einem Bereich — oft dem sicheren Chat auf den eigenen Unterlagen oder den Niederschriften — und nehmen weitere Bausteine dazu. Es ist dasselbe Produkt: Was später dazukommt, greift auf dieselben Daten und dieselben Rechte zu.

Weil das geltende Recht mitgeliefert wird. Zum Lieferumfang gehört ein Verzeichnis „Rechtsgrundlagen (Baden-Württemberg)" mit 19 Gesetzen und Verordnungen — es fühlt sich an wie ein normaler Wissensordner und ist im Chat als Quelle auswählbar, wird aber zentral von uns gepflegt und nicht in jedem Rathaus einzeln. 14 Bundesgesetze werden automatisch aktuell gehalten, darunter Baugesetzbuch, Verwaltungsverfahrensgesetz, Bundesmeldegesetz, Abgabenordnung und das Vergaberecht des GWB; bezogen von gesetze-im-internet.de, den amtlichen Fassungen mit Datenstand. Dazu kommen fünf Landesgesetze für Baden-Württemberg — Gemeindeordnung, Gemeindehaushaltsverordnung, Kommunalabgabengesetz, Landesbauordnung und Bestattungsgesetz —, die wir von Hand pflegen, weil es dafür keinen amtlichen Bezug gibt. Ergänzen müssen Sie nur, was bei Ihnen anders ist: Ihre Satzungen, Gebührenordnungen und örtlichen Regelungen. Sitzen Sie in einem anderen Bundesland, bauen wir dasselbe für Ihr Landesrecht auf. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen; was hier entsteht, ist die verlässliche Grundlage dafür — eine Auskunft, die aus dem geltenden Text kommt und die Fundstelle danebensteht.

Nein — und es soll es auch nicht. Einladungen, Ladungsfristen, Abstimmungen und Beschlusskontrolle bleiben dort, wo sie hingehören. Was ZAjONiC hinzufügt, ist die Recherche: Der Bestand Ihres Ratsinformationssystems lässt sich als Quelle einbinden, auch aus passwortgeschützten Bereichen, und wird im gewählten Intervall nachgezogen. Danach fragen Sie in normalen Worten statt sich durch Sitzungsordner zu klicken — und bekommen die Fundstelle mit Verweis auf die Originalvorlage. Wer schon einmal gesucht hat, was vor sechs Jahren zu einem Grundstück beschlossen wurde, kennt den Unterschied. Dazu kommt die direkte Anbindung über OParl — die offene Schnittstelle, die die verbreiteten Ratsinformationssysteme sprechen. Gremien, Sitzungen, Tagesordnungen und Sitzungsdokumente kommen damit als saubere Datensätze statt als eingelesene Portalseiten, und hinterlegte Zugangsdaten braucht es dafür nicht mehr. Der eigentliche Gewinn zeigt sich beim Protokoll: Die Tagesordnung wird zur Gliederung. Die Niederschrift entsteht in der Struktur, die sie ohnehin haben muss, und die Wortbeiträge stehen unter dem richtigen Punkt — statt dass jemand sie hinterher zuordnet.

Ja, beides. Der Assistent auf Ihrer Webseite antwortet in der Sprache, in der gefragt wird; für Verwaltungen mit vielen Sprachen im Ort ist das der eigentliche Gewinn, weil keine übersetzten Merkblätter gepflegt werden müssen. Zusätzlich lässt sich im Chatfenster ein Umschalter auf einfache Sprache anbieten, wahlweise schon von Anfang an eingeschaltet. Und für Bescheide, Anschreiben und Merkblätter richten Sie sich einen eigenen Assistenten ein, der eine verständliche Zweitfassung erzeugt — die Regeln dafür geben Sie selbst vor. Beides zahlt unmittelbar auf die Barrierefreiheit Ihres Angebots ein.

Ja. Die Anmeldung läuft über Microsoft Entra oder Keycloak, also über das Verzeichnis, das Sie ohnehin betreiben. Es entsteht keine zweite Passwortliste, und wer aus dem Verzeichnis entfernt wird, verliert damit auch den Zugang zu ZAjONiC. Gruppen aus dem Verzeichnis lassen sich für die Rechtevergabe weiterverwenden.

Was die Verarbeitung kostet, steht je Sprachmodell in einer Übersicht, und pro Nutzer lässt sich ein Monatslimit setzen. Nach oben ist die Sache damit gedeckelt. Wer ausschließlich lokale Modelle einsetzt, hat ohnehin keine laufenden Kosten je Anfrage, sondern nur den Betrieb des eigenen Servers.

Sie nehmen sie mit. Alle Inhalte lassen sich als vollständiger Abzug herunterladen, dazu kommen die fachlichen Ausgabewege: Akten als xdomea-Paket für das Archiv, Belege als PDF und ZUGFeRD, Listen als CSV. Die Datenbank ist PostgreSQL und läuft auf Ihrem Server — es ist Ihr System, nicht unseres. Ein Wechsel weg von ZAjONiC ist damit eine Entscheidung, keine Verhandlung.

Dann erzählen Sie es uns. ZAjONiC ist ein Baukasten aus Modulen; fehlt eines, entsteht es. Genau dafür gibt es auf dieser Seite das Formular: Wir suchen den kommunalen Alltag, den wir leichter machen können, und nehmen jede Anregung auf.