Schritt 01
Beschreiben, was gebraucht wird
Ein geführter Ablauf fragt ab, was in die Unterlagen gehört, und formuliert daraus einen Entwurf.
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„Eine rechtssichere Leistungsbeschreibung kostet uns Wochen.“
Ausschreibungen erstellen und Angebote vergleichen
Eine Leistungsbeschreibung, die hinterher hält, kostet Wochen. Man nimmt die von vor drei Jahren, streicht das Veraltete — und hofft, dass nichts Wesentliches fehlt. Und wenn die Angebote da sind, liegen fünf verschiedene Formate auf dem Tisch.
Was sich ändert
Von der Leistungsbeschreibung bis zum Angebotsvergleich — geführt, nicht auf dem leeren Blatt.
- Sie starten nicht auf dem leeren Blatt, sondern werden durch die nötigen Angaben geführt.
- Wer für die Leistung überhaupt in Frage kommt, wird recherchiert, statt geraten.
- Die eingegangenen Angebote stehen vergleichbar nebeneinander — auch wenn sie als PDF kamen.
So läuft es
Vier Schritte, in der Reihenfolge, in der Sie sie erleben.
Schritt 02
Anbieter finden
Passende Dienstleister werden im Netz recherchiert und mit Kontaktdaten zusammengestellt.
Schritt 03
Angebote erfassen
Eingegangene Angebote werden eingelesen, auch als Scan — die Positionen werden herausgezogen, statt abgetippt.
Schritt 04
Vergleichen und entscheiden
Eine Übersicht stellt die Angebote gegenüber und arbeitet die Unterschiede heraus. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen und ist damit begründbar.
Ein Fall von Anfang bis Ende
Eine Beschaffung, die sonst sechs Wochen gedauert hätte.
Der Bauhof braucht ein neues Fahrzeug. Kein Großprojekt, aber genug, dass drei Angebote eingeholt werden müssen — und genau diese Größe frisst überproportional Zeit.
- Tag 1
Beschreiben, was gebraucht wird
Bisher: die Beschreibung von vor drei Jahren heraussuchen, Veraltetes streichen, hoffen, dass nichts Wesentliches fehlt. Jetzt schildern Sie den Bedarf in normalen Worten, und daraus entsteht ein Entwurf der Leistungsbeschreibung — den Sie prüfen, kürzen und schärfen. Der Entwurf ist der Anfang, nicht das Ergebnis.
- Tag 1
Wer kommt überhaupt in Frage?
Betriebe der passenden Branche im Umkreis lassen sich als Liste zusammenstellen — mit Anschrift und Kontaktweg, ohne dass jemand sie abtippt. Für eine Verhandlungsvergabe mit drei Angeboten ist das oft die eigentliche Arbeit.
- Tag 12
Fünf Formate auf dem Tisch
Ein Angebot als PDF, eines als Tabelle, eines als Brief mit handschriftlicher Ergänzung. Die Angaben werden ausgelesen und in eine gemeinsame Form gebracht — Positionen, Preise, Fristen, Nebenangebote nebeneinander statt untereinander.
- Tag 13
Vergleichen, nicht durchrechnen
Sie sehen die Angebote gegenübergestellt und erkennen, wo sie sich unterscheiden — auch dort, wo ein Anbieter etwas anderes anbietet, als gefragt war. Was das für die Wertung bedeutet, entscheiden Sie. Die Software rechnet vor, sie wertet nicht.
- Tag 14
Der Vermerk
Was verglichen wurde und warum die Entscheidung so ausfiel, gehört dokumentiert — und in die Vergabeakte. Aus dem Vergleich entsteht der Entwurf des Vermerks; die Begründung schreiben Sie, weil sie Ihre ist.
Sechs Wochen werden zwei. Nicht, weil jemand schneller tippt, sondern weil das Zusammentragen aufhört — und die eigentliche Arbeit, das Abwägen, bleibt.
Der Unterschied
Was die Software tut — und was Sie tun.
Bei einer Vergabe ist die Grenze wichtiger als der Funktionsumfang. Deshalb hier statt eines Wettbewerbsvergleichs die ehrliche Aufteilung der Verantwortung.
| Frage | Bisher von Hand | Übernimmt ZAjONiC | Bleibt bei Ihnen |
|---|---|---|---|
| Leistungsbeschreibung | Alte Fassung suchen und anpassen | Entwurf aus Ihrer Bedarfsschilderung | Fachliche Richtigkeit, technische Anforderungen, Prüfung des Entwurfs |
| Anbieter finden | Recherche, Abtippen | Betriebe der Branche im Umkreis als Liste | Auswahl, Eignung, Ansprache |
| Angebote erfassen | Zahlen aus fünf Formaten abtippen | Auslesen und in eine gemeinsame Form bringen | Prüfen, ob richtig ausgelesen wurde |
| Vergleich | Tabelle von Hand bauen | Gegenüberstellung, auch bei Abweichungen | Wertung und Gewichtung |
| Vergaberechtliche Bewertung | Selbst | — nichts davon | Alles: Verfahrensart, Fristen, Schwellenwerte, Ausschlussgründe |
| Entscheidung | Selbst | — nichts davon | Alles |
| Vermerk | Von Hand schreiben | Entwurf aus dem Vergleich | Begründung, Unterschrift, Verantwortung |
Die mittlere Spalte hört bewusst dort auf, wo das Vergaberecht anfängt. Ein Werkzeug, das behauptet, eine Vergabe rechtssicher zu machen, verspricht etwas, das keine Software halten kann — und das im Ernstfall Sie ausbaden.
Was dahintersteckt
Diese Bausteine arbeiten dafür zusammen.
Alle sind Teil desselben Systems — Sie kaufen sie nicht einzeln dazu.
Ausschreibungen
KI-gestützter Ausschreibungs-Workflow: Erstellungs-Wizard, Web-Recherche zu Dienstleistern, OCR-Erfassung der Angebote und übersichtlicher Vergleich.
Mehr dazu →Wissensbasis & Ordner
Wissen strukturiert in vertrauten Ordnern ablegen — pro Bereich, Team oder Thema, mit Rechten je Ordner und Gruppe.
Mehr dazu →CRM
Interessenten, Kunden und Partner verwalten — mit Dokumenten, Aufgaben, Mail-Entwürfen und KI-gestützter Web-Recherche, eng verzahnt mit Ihrem Wissen.
Mehr dazu →Im Einzelnen
Woran eine Beschaffung tatsächlich Zeit verliert.
Nicht am Abwägen — das ist die eigentliche Aufgabe und soll dauern. Sondern an dem, was davor und danach liegt.
Die Beschreibung entsteht aus Ihrem Bedarf
Sie schildern, was gebraucht wird, und bekommen einen strukturierten Entwurf — statt eine drei Jahre alte Fassung anzupassen, in der niemand mehr weiß, warum eine Anforderung drinsteht. Was Sie freigeben, haben Sie gelesen; der Entwurf spart das Formulieren, nicht das Denken.
Anbieter aus der Region, ohne Abtippen
Betriebe der passenden Branche im gewünschten Umkreis werden als Liste zusammengestellt, mit Anschrift und Kontaktweg. Gerade bei Verhandlungsvergaben, in denen drei Angebote genügen, ist das Zusammensuchen der Ansprechpartner die unterschätzte Arbeit.
Fünf Formate, eine Übersicht
Angebote kommen als PDF, Tabelle, Brief oder Scan. Die Angaben werden ausgelesen und nebeneinandergestellt — samt der Stellen, an denen ein Anbieter etwas anderes angeboten hat, als gefragt war. Genau diese Abweichungen sind später entscheidungserheblich und gehen beim Abtippen am ehesten unter.
Vertrauliches bleibt vertraulich
Angebotsdaten liegen auf Ihrem Server und gehen an keinen Anbieter, an keine Cloud und an kein Modell außer dem, das Sie dafür zulassen. Wer will, lässt die Auswertung vollständig lokal laufen. Für einen Bereich, in dem Vertraulichkeit vergaberechtlich vorgeschrieben ist, ist das keine Zusatzfunktion, sondern die Voraussetzung.
Keine Empfehlung, keine Rangfolge
Das System stellt gegenüber und rechnet vor. Es sagt Ihnen nicht, wer den Zuschlag bekommen soll — und es kennt weder Ihre Wertungsmatrix noch Ihre Nebenangebotsregelung, solange Sie sie nicht anlegen. Die Wertung ist eine Ermessensentscheidung Ihres Hauses.
Der Vergabevermerk gehört in die Akte
Aus dem Vergleich entsteht der Entwurf des Vermerks — die Begründung schreiben Sie. Abgelegt wird er in der Vergabeakte, mit allem, was dazugehört. Bei einer Rüge Jahre später ist das der Unterschied zwischen einer Antwort und einer Suche.
Was wegfällt
Was in der Beschaffungsstelle aufhört.
Die vergaberechtliche Verantwortung bleibt vollständig bei Ihnen. Was aufhört, ist das Drumherum:
- Eine alte Leistungsbeschreibung durchgehen und raten, was noch gilt
- Ansprechpartner geeigneter Betriebe zusammensuchen und abtippen
- Preise aus fünf verschiedenen Angebotsformaten in eine Tabelle übertragen
- Übersehen, dass ein Anbieter etwas anderes angeboten hat als gefragt
- Die Vergleichstabelle bei jeder Beschaffung neu bauen
- Angebotsunterlagen per Mail herumschicken, weil ein zentraler Ort fehlt
- Bei einer Rüge nach Unterlagen suchen, die irgendwo abgelegt wurden
Ehrlich gesagt
Was Sie dafür brauchen.
Damit Sie es vorher wissen und nicht hinterher.
- Die Fachkenntnis, was Sie beschaffen wollen. Die Technik nimmt Ihnen das Schreiben ab, nicht das Wissen.
- Eine Prüfung durch Ihre Vergabestelle bleibt nötig. Was hier entsteht, ist ein qualifizierter Entwurf, kein Freibrief.
- Für die Veröffentlichung nutzen Sie weiterhin Ihr Vergabeportal.
Die Fragen, die jetzt kommen
Bevor Sie fragen müssen.
Hilft mir das, passende Ausschreibungen zu finden?
Nein — hier geht es um die andere Seite: Sie schreiben aus und vergleichen die eingegangenen Angebote. Wenn Sie als Betrieb nach Aufträgen suchen, auf die Sie sich bewerben können, ist das etwas anderes, und das bieten wir derzeit nicht an.
Ist das vergaberechtlich sicher?
Das System erstellt Entwürfe und Vergleiche, es trifft keine Vergabeentscheidung und ersetzt keine rechtliche Prüfung. Es sorgt dafür, dass die Grundlage vollständig und nachvollziehbar ist.
Bevorzugt die KI bestimmte Anbieter?
Die Recherche sammelt, was auffindbar ist, und legt es offen. Gewichtet und ausgewählt wird von Ihnen — nachvollziehbar dokumentiert.
Was ist mit vertraulichen Angebotsdaten?
Sie bleiben in Ihrem System. Wer sie sehen darf, steuern Sie über die Rechte.
Kein Einzelprodukt
Das hier ist kein eigenes Programm.
Die Anbieter aus der Recherche landen im CRM, die Unterlagen im Wissen, die Fristen im Kalender — beim nächsten Verfahren fangen Sie nicht wieder bei null an.
Alles läuft in ZAjONiC — ein Server, eine Anmeldung, ein Rechtekonzept, ein Wissensbestand. Was Ihnen fehlt, wird als weiterer Baustein ergänzt: nicht als zweites Produkt, sondern als Aufsatz auf allem, was schon steht.
Am besten sehen Sie es an Ihren eigenen Unterlagen.
Wir zeigen Ihnen das unverbindlich und ohne Vorbereitung Ihrerseits. Wenn Sie erst sortieren wollen, wo KI bei Ihnen überhaupt wirkt, fangen wir mit der Prozessanalyse an.