Schritt 01
Erfassen, wo gearbeitet wird
Die Zeit wird auf dem Telefon gestartet und dem Auftrag zugeordnet. Kein Zettel, der bis Freitag in der Jacke bleibt, und kein Abtippen im Büro.
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„Am Monatsende streiten wir über Stunden, die keiner belegen kann.“
Stunden von der Baustelle — und der Nachweis, den der Kunde akzeptiert
Freitagabend, der Zettel steckt zerknittert in der Jackentasche und wird aus dem Gedächtnis ausgefüllt. Im Büro kommt er als Foto per Messenger an, halb leserlich, ohne Bezug zum Auftrag — dort wird abgetippt und geraten, wozu die Stunden gehören. Und wenn der Kunde am Monatsende die Regiestunden kürzt, steht Aussage gegen Aussage: Er hat den Zettel nie gesehen und nie unterschrieben.
Was sich ändert
Zeiten dort erfassen, wo gearbeitet wird — mit Foto, Freigabe und einem Leistungsnachweis, der die Rechnung trägt.
- Die Zeit wird dort erfasst, wo gearbeitet wird — auf dem Telefon, dem Auftrag zugeordnet, mit Foto von der Stelle.
- Der Meister gibt frei, bevor abgerechnet wird. Was strittig ist, klärt sich vorher statt hinterher.
- Am Ende steht ein Leistungsnachweis, der benennt, wer wann wo was gemacht hat — mit Bildern, direkt an den Kunden.
So läuft es
Fünf Schritte, in der Reihenfolge, in der Sie sie erleben.
Schritt 02
Fotos dazulegen
Zum Zeiteintrag gehören Bilder: der Zustand vor der Arbeit, die Stelle, an der es länger gedauert hat, das Ergebnis. Genau das, was später die Rückfrage beantwortet.
Schritt 03
Freigeben lassen
Eingereichte Zeiten gehen an den Meister — freigeben oder ablehnen. Was einmal freigegeben ist, ist die Grundlage für alles Weitere; wer freigegeben hat und wann, bleibt hinterlegt.
Schritt 04
Auswerten
Nach Projekt und nach Mitarbeiter. Stunden lassen sich als abrechenbar kennzeichnen — so sehen Sie vor der Rechnung, was tatsächlich weitergegeben werden kann.
Schritt 05
Den Nachweis verschicken
Aus den freigegebenen Zeiten entsteht ein Leistungsnachweis als PDF: mit Zusammenfassung der Arbeiten und bis zu neun Bildern. Er geht direkt an die E-Mail-Adresse, die beim Kunden hinterlegt ist.
Was dahintersteckt
Diese Bausteine arbeiten dafür zusammen.
Alle sind Teil desselben Systems — Sie kaufen sie nicht einzeln dazu.
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Was Sie dafür brauchen.
Damit Sie es vorher wissen und nicht hinterher.
- Aus erfassten Stunden entsteht keine automatische Rechnung. Sie sehen, was abrechenbar ist, und haben den Nachweis in der Hand — die Rechnung schreibt danach ein Mensch.
- Die Leute auf der Baustelle müssen mitmachen. Die Erfassung ist auf wenige Handgriffe ausgelegt, aber wer den Zettel bisher freitags aus dem Gedächtnis ausgefüllt hat, ändert damit seine Gewohnheit.
- Die Erfassung auf der Baustelle braucht eine Verbindung zu Ihrem Server übers Internet. Das lässt sich absichern, sollte aber vorher mit Ihrem IT-Ansprechpartner geklärt werden — nicht erst am ersten Tag.
- Die Zusammenfassung im Nachweis entsteht aus den erfassten Einträgen. Was niemand eingetragen hat, steht auch nicht drin.
Die Fragen, die jetzt kommen
Bevor Sie fragen müssen.
Muss der Betriebsrat zustimmen?
In aller Regel ja. Eine Einrichtung, mit der sich Verhalten oder Leistung überwachen ließe, ist mitbestimmungspflichtig — bei Unternehmen nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, bei Kommunen und Behörden nach dem jeweiligen Personalvertretungsgesetz des Landes. In beiden Fällen kommt es nicht darauf an, ob Sie eine Überwachung vorhaben. Das ist kein Hindernis, sondern ein Schritt: Wir stellen zusammen, was Ihr Gremium für die Vereinbarung braucht — welche Daten erfasst werden, wer sie sieht, wie lange sie bleiben.
Ist das eine Überwachung meiner Leute?
Es kann als solche empfunden werden, und diese Sorge sollten Sie ernst nehmen, statt sie wegzureden. Was das System erfasst, sind Zeiten auf Aufträgen — kein Standortverlauf, keine Anwesenheitskontrolle im Hintergrund. Der praktische Unterschied im Alltag: Wer seine Stunden dokumentiert hat, muss sie am Monatsende nicht mehr verteidigen.
Auf den Baustellenfotos sind Leute zu sehen — ist das ein Problem?
Es kann eines werden, und es ist eine eigene Frage neben der Zeiterfassung. Fotografiert werden soll die Arbeit, nicht die Person: die Stelle, der Zustand, das Ergebnis. Wo Beschäftigte oder Passanten erkennbar sind, brauchen Sie einen Grund oder deren Einverständnis — erst recht, wenn das Bild anschließend zum Kunden geht. Am einfachsten regeln Sie in derselben Vereinbarung, was fotografiert wird und was nicht.
Wie lange werden die Zeiten und Fotos gespeichert?
So lange, wie Sie es festlegen — es gibt keine automatische Löschfrist, die wir Ihnen vorgeben. Für die Abrechnung und im Streitfall wollen Sie die Daten ohnehin eine Weile behalten; für alles darüber hinaus gilt, was Sie mit Ihrem Gremium vereinbaren. Es ist die Frage, die im ersten Gespräch kommt — haben Sie die Antwort vorher parat, nicht erst in der Verhandlung.
Reicht das dem Kunden als Nachweis?
Es liefert genau die Angaben, auf die es im Streitfall ankommt: wer, wo, wann, welche Arbeit, wie lange — belegt mit Bildern. Eines ersetzt es aber nicht: eine Unterschrift des Kunden. Der Nachweis geht per E-Mail heraus, gegengezeichnet wird er nicht. Wer eine Bestätigung braucht, muss sie sich weiterhin holen — der Unterschied ist, dass Sie dabei ein vollständiges Dokument in der Hand haben statt eines Zettels. Ob eine Forderung am Ende durchsetzbar ist, entscheidet Ihr Vertrag und im Zweifel ein Gericht.
Wir sind zu klein für so etwas.
Die Erfassung ist eine Handbewegung auf dem Telefon, kein Projekt. Und die Pflicht, Arbeitszeit zu erfassen, gilt seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 unabhängig von der Betriebsgröße — die Frage ist eher, womit Sie es tun.
Kein Einzelprodukt
Das hier ist kein eigenes Programm.
Der Kunde, an den der Nachweis geht, ist derselbe wie bei Angebot und Rechnung — Sie legen ihn nur einmal an. Der Versand läuft über Ihren eigenen Mailzugang, und die Stunden hängen am Auftrag, aus dem sie entstanden sind.
Alles läuft in ZAjONiC — ein Server, eine Anmeldung, ein Rechtekonzept, ein Wissensbestand. Was Ihnen fehlt, wird als weiterer Baustein ergänzt: nicht als zweites Produkt, sondern als Aufsatz auf allem, was schon steht.
Am besten sehen Sie es an Ihren eigenen Unterlagen.
Wir zeigen Ihnen das unverbindlich und ohne Vorbereitung Ihrerseits. Wenn Sie erst sortieren wollen, wo KI bei Ihnen überhaupt wirkt, fangen wir mit der Prozessanalyse an.