„Dokumente auslesen statt abtippen.“
Jeden Tag kommt Post — die meiste längst als Anhang im Postfach, dazu der Briefkasten und der Scan im Ordner. Und jedes Mal macht jemand dasselbe: aufmachen, lesen, herunterladen, umbenennen, in den richtigen Ordner ziehen, die Zahlen abtippen. Das ist keine schwere Arbeit, nur eine, die nie aufhört. Am Monatsende sucht dann trotzdem jemand die Belege zusammen, und der unterschriebene Vertrag liegt in irgendeinem Downloads-Ordner.
Drei Möglichkeiten, auch nebeneinander. Der wichtigste ist meist das Postfach: Sie richten eine Adresse wie rechnung@ihrefirma.de ein, geben sie Ihren Lieferanten, und ZAjONiC holt sie regelmäßig ab — was dort ankommt, ist erfasst, bevor es jemand gelesen hat. Dazu der Upload und ein überwachtes Verzeichnis auf Ihrem Server, in das der Scanner ablegt. An Ihrem gewohnten Ablauf ändert sich nichts.
Mitgeliefert sind acht Kategorien: Eingangs- und Ausgangsrechnung, Angebot, Anfrage, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Vertrag und Sonstiges. Eigene legen Sie dazu — „Bauantrag", „Kündigung", „Schadensmeldung" — und beschreiben in einem Satz, woran man sie erkennt. Genau diesen Satz nutzt die KI zum Einsortieren.
Je Kategorie entscheiden Sie das getrennt. Voreingestellt ist die Freigabe bei Eingangsrechnungen — die zuständige Person sieht den Beleg, prüft und gibt frei. Ein Lieferschein läuft dagegen ohne Rückfrage durch. So bleibt die Prüfung dort, wo sie hingehört, und nur dort.
ZAjONiC erkennt die Art des Dokuments, legt es nach Firma, Jahr, Monat und Kategorie ab und ordnet es dem passenden Kunden und Projekt zu. Wer die Kundenakte öffnet, findet es dort — ohne dass jemand es dorthin gelegt hat.
Alles Abgelegte wandert ins Wissen und ist danach über eine Frage auffindbar: „Was steht in dem Wartungsvertrag zur Kündigungsfrist?" Und die Eingangsrechnungen gehen am Monatsende als DATEV-Buchungsstapel ans Steuerbüro, ohne dass jemand PDFs sammelt.
Post kommt heute auf fünf Wegen ins Haus. Der Aufwand entsteht nicht beim Lesen, sondern beim Verteilen und Ablegen.
Briefe, Rechnungen, Anträge, ein handschriftliches Schreiben. Der Scanner legt ab, wo ZAjONiC mitliest — kein separates Programm, kein Umweg über einen Ordner, den jemand später leert.
Es wird ausgelesen, worum es sich handelt und wozu es gehört: Absender, Datum, Betrag, Aktenzeichen, Vorgangsbezug. Was unklar bleibt, wird als unklar markiert — ein falsch zugeordnetes Dokument kostet mehr als ein ungeordnetes.
Was ohne Rückfrage abgelegt werden darf und was jemand ansehen muss, legen Sie fest — nach Art des Dokuments, nach Betrag, nach Bereich. Eine Rechnung über 40 Euro braucht andere Aufmerksamkeit als eine über 40.000.
Die Rechnung in der Belegerfassung samt Buchungsvorschlag, das Schreiben an der Akte des Vorgangs, der Antrag bei der zuständigen Stelle. Und alles ist ab sofort durchsuchbar — auch die Handschrift, soweit lesbar.
Aus dem Erfassten entsteht der DATEV-Stapel für die Buchhaltung, ohne dass jemand Beträge überträgt. Das ist die Stelle, an der bei Handarbeit Zahlendreher entstehen, die erst der Steuerberater findet.
Der Posteingang ist kein spannendes Thema. Er ist nur der Ort, an dem in fast jedem Haus zwischen einer und drei Stunden am Tag verschwinden.
Alle sind Teil desselben Systems — Sie kaufen sie nicht einzeln dazu.
Ein eigenes Postfach, ein überwachter Ordner, der Upload — was hereinkommt, wird erfasst, von der KI einsortiert und nach Firma, Jahr, Monat und Kategorie abgelegt. Eingangsrechnungen laufen zusätzlich über eine Freigabe und als DATEV-Stapel ans Steuerbüro.
Mehr dazu →Dokumente ablegen und per Frage wiederfinden — gefunden wird über den Inhalt, nicht über den Dateinamen.
Mehr dazu →Wissen strukturiert in vertrauten Ordnern ablegen — pro Bereich, Team oder Thema, mit Rechten je Ordner und Gruppe.
Mehr dazu →Interessenten, Kunden und Partner verwalten — mit Dokumenten, Aufgaben, Mail-Entwürfen und KI-gestützter Web-Recherche, eng verzahnt mit Ihrem Wissen.
Mehr dazu →Eingehende Mails von der KI beantworten lassen — als Entwurf, den ein Mitarbeiter prüft und sendet. Verteilt Mails an die richtige Stelle und führt Anhänge automatisch dem Wissen zu.
Mehr dazu →Papier über den Scanner, Mails mit Anhang, ein überwachter Ordner, in den ein Fachverfahren ablegt. Ein Erfassungsweg, der nur Papier kennt, verfehlt heute den größten Teil der Post — bei den meisten Häusern kommt die Mehrheit längst digital.
Was es bei Ihnen für Post gibt, legen Sie fest — die Kategorien einer Verwaltung sind andere als die eines Handwerksbetriebs. Danach richtet sich die Zuordnung. Ohne diese Vorarbeit bleibt es beliebig, mit ihr trifft es.
Was nicht sicher erkannt wird, kommt in die Prüfung statt in die Ablage. Das ist bewusst so: Ein Dokument, das im falschen Vorgang liegt, ist schlimmer als eines, das noch niemand einsortiert hat — es gilt als erledigt und wird nicht mehr gesucht.
Ab welchem Betrag jemand hinsehen muss, welche Dokumentarten immer geprüft werden, wo automatische Ablage genügt. Es wird nichts gebucht, ohne dass jemand es gesehen hat, wenn Sie das so festlegen — und die meisten Häuser legen es so fest.
Wo mehrere Gesellschaften oder Eigenbetriebe nebeneinander bestehen, wird getrennt erfasst und getrennt weitergegeben. Die Zuordnung erfolgt beim Eingang, nicht durch nachträgliches Sortieren.
Wer welche Eingänge sieht, richtet sich nach den Rechten — Personalpost erreicht nicht die Poststelle, wenn Sie es so einrichten. Das ist bei einer zentralen Erfassung die Frage, die zuerst gestellt wird, und sie ist beantwortbar.
Die Post kommt weiter. Was aufhört, ist die Strecke zwischen Briefkasten und richtigem Ordner:
Damit Sie es vorher wissen und nicht hinterher.
Gerade dann. Ein Postfach ist ein vollwertiger Eingangsweg, kein Nebenweg: Was dort als Anhang eintrifft, durchläuft genau dieselben Schritte wie ein eingescannter Beleg — Virenprüfung, Erkennung, Zuordnung zu Firma und Kunde, Freigabe, Export. Je Postfach lässt sich sogar vorgeben, zu welcher Firma und welcher Kategorie es voreingestellt gehört. Ein eigenes Rechnungspostfach, dessen Adresse Ihre Lieferanten kennen, ist deshalb der schnellste Weg, den Belegstapel loszuwerden.
Die beiden teilen sich die Arbeit. Der Mail-Assistent kümmert sich um die Nachricht — sortieren, beantworten, einen Entwurf vorlegen. Hier wird daraus der Vorgang: Der Anhang wird zum Beleg, der abgelegt, zugeordnet und freigegeben wird. Was per Mail hereinkommt, ist also der Anhang, nicht der Fließtext; eine Nachricht ohne Anhang bleibt Sache des Mail-Assistenten.
Nur, wenn Sie das so einstellen — und für Eingangsrechnungen ist ab Werk das Gegenteil eingestellt. Die Rechnung geht an die Person, die den Vorgang kennt, und wartet dort auf die Freigabe. Ohne dieses Zutun geht sie nicht weiter. Was ohne Freigabe durchlaufen darf, entscheiden Sie je Kategorie.
Sie korrigieren es in der Liste, und zwar bevor es weiterläuft — deshalb steht die Übersicht des Eingangs vor der Ablage und nicht dahinter. Wo sich ZAjONiC nicht sicher genug ist, ordnet es gar nicht erst zu, sondern legt das Dokument als „Sonstiges" vor. Eine stille Fehlablage, die erst in zwei Jahren auffällt, ist damit ausgeschlossen.
Genau dafür ist die Ablage nach Firma gebaut: Jede Firma bekommt ihren eigenen Bereich, und die Zuordnung geschieht beim Eingang. Der DATEV-Export läuft dann getrennt je Firma — Sie müssen die Belege am Monatsende nicht auseinandersortieren.
Dieselben Rechte wie im übrigen ZAjONiC, bis in die Antworten hinein: Wer einen Bereich nicht sehen darf, findet die Dokumente daraus auch nicht über eine Frage. Zusätzlich lässt sich getrennt festlegen, wer die Stammdaten — Firmen, Kategorien, Zuständigkeiten, Eingangswege — überhaupt ändern darf. Und alles bleibt auf Ihrem eigenen Server.
Was hier abgelegt wird, ist danach Teil Ihres Wissens: Dieselbe Frage, die den Wartungsvertrag findet, findet auch die Rechnung dazu — und wer das Angebot dafür schreibt, hat den Vorgang im CRM schon vor sich liegen.
Alles läuft in ZAjONiC — ein Server, eine Anmeldung, ein Rechtekonzept, ein Wissensbestand. Was Ihnen fehlt, wird als weiterer Baustein ergänzt: nicht als zweites Produkt, sondern als Aufsatz auf allem, was schon steht.
Wir zeigen Ihnen das unverbindlich und ohne Vorbereitung Ihrerseits. Wenn Sie erst sortieren wollen, wo KI bei Ihnen überhaupt wirkt, fangen wir mit der Prozessanalyse an.