Eine Ablage, die mitdenkt
Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Angebote und Anfragen kommen herein — als Anhang im Postfach, per Upload oder aus einem überwachten Ordner. ZAjONiC liest sie und erkennt, worum es geht.
Dokumenten-Posteingang · Büro
Die Post ist abgelegt, bevor sie jemand in die Hand nimmt.
Der Stapel auf dem Schreibtisch, der Ordner auf dem Server, das Postfach, in das alles hineinläuft — heute kommt das meiste ohnehin per Mail. ZAjONiC nimmt es auf allen drei Wegen an, erkennt, worum es geht, und legt es dorthin, wo es hingehört: die Rechnung aus der Mail genauso wie den eingescannten Vertrag.
Einfach erklärt
Was ist der Dokumenten-Posteingang?
In wenigen Worten: die Stelle, an der jedes Dokument ankommt — und von der aus es allein weiterläuft.
Prüfen statt abtippen
Sie sehen, was hereingekommen ist, geben frei, was in Ordnung ist, und stellen zurück, was noch eine Frage hat. Getippt wird nichts.
Nichts liegt mehr herum
Jedes Dokument ist abgelegt, dem richtigen Kunden und Projekt zugeordnet und später über eine ganz normale Frage wiederzufinden. Der Belegstapel fürs Steuerbüro fällt dabei mit ab.
Lieber zusehen als lesen? Die Videoreihe „Posteingang in der Praxis“ zeigt in acht kurzen Videos den ganzen Weg: vom gescannten Beleg über die Freigabe bis zum Steuerberater.
Videos ansehen →Arbeitsteilung
Was per Mail kommt, kommt hier genauso an.
Ein Postfach ist einer der drei Eingangswege — die Rechnung, die als Anhang eintrifft, durchläuft genau dieselben Schritte wie ein eingescannter Beleg: Virenprüfung, Erkennung, Ablage, Freigabe, Export. Um die Nachrichten selbst kümmert sich der Mail-Assistent: sortieren, beantworten, Entwürfe vorlegen. Die beiden teilen sich die Arbeit, statt sich zu überschneiden.
Aus der Software
Vom Beleg zur Freigabe.
Echte Ansichten aus ZAjONiC — mit Beispieldaten eines erfundenen Betriebs.
Alles drin
Vom Briefkasten bis in die Ablage.
Jeder Schritt, den heute jemand von Hand macht — nur eben automatisch, mit einem Menschen an der Freigabe.
Drei Wege hinein
Per Upload, aus einem überwachten Verzeichnis auf Ihrem Server — dort landet, was der Scanner auswirft — oder aus einem Postfach. Alle drei enden an derselben Stelle, und Sie müssen nichts umgewöhnen.
Ein eigenes Postfach für Belege
Richten Sie rechnung@ihrefirma.de ein und geben Sie die Adresse Ihren Lieferanten. ZAjONiC holt das Postfach regelmäßig ab, und was dort ankommt, ist erfasst, bevor es jemand gelesen hat. Je Postfach lässt sich vorgeben, zu welcher Firma und welcher Kategorie es voreingestellt gehört.
Die KI sortiert ein
ZAjONiC erkennt, was für ein Dokument vorliegt — Eingangs- oder Ausgangsrechnung, Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Vertrag oder Anfrage — und legt es nach Firma, Jahr, Monat und Kategorie ab.
Beim richtigen Kunden abgelegt
Das Dokument wird dem passenden Kunden aus dem CRM und dem laufenden Projekt zugeordnet. Wer später die Kundenakte öffnet, findet es dort — ohne danach gesucht zu haben.
Eigene Kategorien
Die acht mitgelieferten Kategorien sind ein Vorschlag, kein Korsett. Sie legen eigene an — „Bauantrag", „Kündigung", „Schadensmeldung" — und beschreiben in einem Satz, woran man sie erkennt. Danach sortiert die KI danach.
Freigabe, wo sie nötig ist
Sie bestimmen je Kategorie, was über eine Freigabe laufen muss. Voreingestellt ist das bei Eingangsrechnungen: Wer zuständig ist, sieht den Beleg, prüft und gibt frei. Ein Lieferschein läuft dagegen ohne Rückfrage durch.
Export fürs Steuerbüro
Am Ende steht ein DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format, wie ihn Steuerbüros erwarten. Kein Sammeln von PDFs, kein Abtippen.
Später wiederfinden
Jedes Dokument wandert ins Wissen. „Was steht in dem Wartungsvertrag zur Kündigungsfrist?" beantwortet ZAjONiC dann aus dem Dokument selbst — mit dem Sprung an die Stelle.
Virenprüfung beim Eingang
Eingehende Dateien lassen sich vor der Ablage auf Schadsoftware prüfen. Ein Basisschutz, der Ihre bestehende Sicherheitsvorkehrung ergänzt — nicht ersetzt.
Für Kommunen: feststellen und anordnen
Im kommunalen Modus bekommt die Rechnung sachliche und rechnerische Feststellung und danach die Anordnung — angeordnet wird erst, wenn beide vorliegen, und wer sachlich festgestellt hat, kann denselben Beleg nicht auch anordnen. Das System setzt die Trennung aus Ihrer Dienstanweisung durch; Name und Zeitpunkt stehen an jedem Schritt. Die Kontierung wird aus der letzten Rechnung desselben Zahlungsempfängers vorgeschlagen, Dubletten fallen auf, angeordnete Belege gehen als Buchungsstapel an Ihr Finanzverfahren. Gebucht wird weiter dort.
Nach dem Eingang
Was mit dem Beleg danach passiert.
Angekommen ist der Beleg schnell. Ob er dann rechtzeitig beim richtigen Menschen liegt, entscheidet sich im Alltag danach.
Jeder Beleg hat jemanden, der zuständig ist.
Für jede Firma und jede Belegart legen Sie fest, wer prüft und wer vertritt. Die Vertretung sieht dieselben Belege und kann sie genauso entscheiden. So bleibt keine Rechnung liegen, nur weil jemand im Urlaub ist. Hat jemand eine Frage, weist er den Beleg einer Kollegin zu, solange die Freigabe offen ist, und schreibt eine Notiz dazu. Zuweisung und Notiz bleiben im Verlauf am Beleg stehen. Jeder sieht später, was besprochen wurde.
Vier Augen ab dem Betrag, den Sie festlegen.
Kleinbeträge gibt eine Person frei. Ab einer Grenze, die Sie je Belegart eintragen, braucht es eine zweite Freigabe durch eine andere Person. Erst dann ist der Beleg zur Zahlung freigegeben. Bezahlt wird weiter wie bisher über Ihre Bank. Wer über einen Beleg entschieden hat, steht am Beleg selbst, mit Datum.
Keine Frist geht unter.
Für Belegarten, deren Zahlungsfrist Sie überwachen lassen, meldet ZAjONiC von sich aus: drei Tage vor der Fälligkeit und noch einmal, wenn eine Rechnung überfällig ist. Die Meldung kommt, bis jemand die Rechnung als bezahlt vermerkt. Nennt eine Rechnung keine Fälligkeit, rechnet ZAjONiC sie aus dem Zahlungsziel der Belegart. Ist dort keins hinterlegt, setzt es keine Frist an, statt eine zu raten. Die Team-Übersicht zeigt jederzeit, was in welcher Stufe liegt, bei wem und seit wann.
Mehrere Firmen, ein Posteingang.
Wer mehrere Gesellschaften oder einen Eigenbetrieb führt, legt sie als Firmen an. Jede hat einen eigenen Belegkreis, eigene DATEV-Berater- und Mandantennummern und eine eigene Ablage. Kommt alles über dasselbe Postfach herein, ordnet ZAjONiC jeden Beleg nach Empfängeradresse, USt-ID, Steuernummer oder Bankverbindung der richtigen Firma zu. Ist das nicht eindeutig, legt es den Beleg zur Klärung vor, statt zu raten.
Aufbewahrt, wie es die GoBD verlangen.
Mit der Freigabe wird ein Beleg festgeschrieben. Die steuerlich relevanten Angaben und die Datei lassen sich danach nicht mehr ändern, und jede Änderung davor wird mit Person und Zeitpunkt protokolliert. Bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist lässt sich der Beleg nicht löschen. Kommt dieselbe Datei zweimal herein, wird sie nur einmal erfasst. Die Verfahrensdokumentation, die eine Betriebsprüfung sehen will, erzeugt ZAjONiC auf Knopfdruck aus Ihren tatsächlichen Firmen, Belegarten, Eingangswegen und Freigaberegeln.
Im Alltag
So hilft es Ihnen.
Drei Situationen, die jeder kennt, bei dem täglich Post ankommt.
Der Vertrag, der unterschrieben zurückkommt
Er wird als Vertrag erkannt, dem Kunden zugeordnet und abgelegt. Niemand muss ihn scannen, benennen und in den richtigen Ordner ziehen — und am Monatsende exportieren Sie nebenbei den fertigen Belegstapel fürs Steuerbüro.
Die Freigabe im Team
Die Rechnung geht an die Person, die das Projekt kennt. Sie prüft und gibt frei — nachvollziehbar, ohne Zettel und ohne Rückfrage per Mail.
Die Frage nach zwei Jahren
„Was hat der Austausch der Heizung damals gekostet, und was steht dazu im Wartungsvertrag?" — Sie fragen ZAjONiC und bekommen beides, statt im Archiv zu suchen.
Wofür man das braucht
Dieses Modul steckt in diesen Lösungen.
Module sind Bausteine. Interessanter ist meist, was dabei herauskommt — hier steht, wofür dieses eingesetzt wird.
„Jeden Tag dieselben Handgriffe — und keiner merkt, wenn einer vergessen wird.“
Abläufe automatisieren — ohne zu programmieren
Was immer gleich abläuft, einmal beschreiben: Die KI schlägt den Prozess vor, ein Mensch gibt frei, wo es zählt — danach läuft er zuverlässig, jeden Tag.
Zur Lösung →„Dokumente auslesen statt abtippen.“
Eingehende Post erfassen, statt sie abzutippen
Was per Mail, Scanner oder Upload hereinkommt, wird gelesen, einsortiert und abgelegt — beim richtigen Kunden, im richtigen Jahr.
Zur Lösung →„Ich sitze abends drei Stunden am Angebot.“
Vom Angebot bis zum Zahlungseingang
Angebote, Rechnungen, E-Rechnung und Mahnwesen an einer Stelle — mit dem Kunden daneben.
Zur Lösung →„Der Vorgang liegt in drei Ordnern, und niemand weiß, welcher der aktuelle ist.“
Die E-Akte führen — vom Aktenzeichen bis zur Abgabe ans Archiv
Die E-Akte nach Aktenplan statt Ordner auf dem Laufwerk: mit Aktenzeichen, Fristen, Umlauf und einem sauberen Weg ins Archiv — der Altbestand kommt mit.
Zur Lösung →Einordnung
Gehört zu ZAjONiC.
Dokumenten-Posteingang baut auf den Kernfunktionen von ZAjONiC auf. Eigene, passgenaue Module entstehen per Software auf Zuruf.
Angebote & Faktura
Die andere Richtung: Ihre eigenen Rechnungen — mit E-Rechnung, Mahnwesen und Zahlungsabgleich.
Faktura ansehen →Mail-Assistent
Für das E-Mail-Postfach: Mails sortieren, beantworten lassen und Anhänge hierher weiterreichen.
Mail-Assistent ansehen →Funktionen
Der Motor dahinter: Dokumente auslesen, Wissen durchsuchen, Rechte vergeben.
Funktionen ansehen →Häufige Fragen
Fragen zum Dokumenten-Posteingang.
Was ist der Dokumenten-Posteingang bei ZAjONiC?
Der Dokumenten-Posteingang ist die Stelle, an der jedes eingehende Dokument ankommt und automatisch weiterläuft: erfasst per Upload, aus einem überwachten Ordner oder aus einem Postfach, von der KI erkannt und nach Firma, Jahr, Monat und Kategorie abgelegt. Mitgeliefert sind Kategorien für Eingangs- und Ausgangsrechnung, Angebot, Anfrage, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Vertrag; eigene lassen sich anlegen. Eingangsrechnungen laufen zusätzlich über eine Freigabe und als DATEV-Export fürs Steuerbüro.
In welchem Format exportiert ZAjONiC die Belege für das Steuerbüro?
Als DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format — dem Format, das Steuerbüros erwarten. Ein Sammeln von PDFs oder Abtippen entfällt.
Bucht die KI Rechnungen automatisch, ohne dass sie jemand prüft?
Nein. Jede Eingangsrechnung läuft über eine Freigabe: Die zuständige Person sieht den Beleg, prüft ihn und gibt ihn frei. Ohne dieses Zutun wird nichts gebucht.
Worin unterscheidet sich der Dokumenten-Posteingang vom Mail-Assistenten?
Der Dokumenten-Posteingang kümmert sich um eingehende Dokumente, der Mail-Assistent um das E-Mail-Postfach selbst — also um Sortieren und Beantworten von Nachrichten. Beide arbeiten zusammen: Der Anhang aus einer E-Mail landet automatisch im Dokumenten-Posteingang.
Werden eingehende Belege auf Viren geprüft?
Ja. Eingehende Dateien lassen sich vor der Ablage auf Schadsoftware prüfen. Das ist ein Basisschutz, der Ihre bestehende Sicherheitsvorkehrung ergänzt, aber nicht ersetzt.
Auf welchen Wegen kommen Belege in ZAjONiC hinein?
Auf drei Wegen: aus einem Postfach, das ZAjONiC regelmäßig abholt, per Upload oder aus einem überwachten Verzeichnis auf Ihrem Server. Alle drei enden an derselben Stelle und durchlaufen dieselbe Verarbeitung. Sie müssen nichts an Ihrem gewohnten Ablauf ändern.
Kommen Rechnungen, die per E-Mail eintreffen, automatisch hier an?
Ja. Sie hinterlegen ein Postfach — etwa ein eigenes Rechnungspostfach —, das ZAjONiC regelmäßig abholt. Der Anhang wird dabei genauso verarbeitet wie ein hochgeladener Beleg: auf Schadsoftware geprüft, ausgelesen, einer Kategorie zugeordnet, abgelegt und, wo nötig, zur Freigabe vorgelegt. Woher der Beleg stammt, bleibt dabei nachvollziehbar. Erfasst wird der Anhang, nicht der Fließtext der Nachricht — für die Nachricht selbst ist der Mail-Assistent zuständig.
Zeigen Sie uns Ihren Posteingang.
Wir richten den Dokumenten-Posteingang an echter Post von Ihnen ein — unverbindlich, in einem Termin.