Ihre KI-Vorstufe im Postfach
Eingehende Mails werden gelesen, beantwortet und richtig zugeordnet — bevor ein Mitarbeiter sie überhaupt zu Gesicht bekommt.
Plugin · Mail
Mail-Assistent
Lassen Sie eingehende Mails von der KI beantworten — als Entwurf, den ein Mitarbeiter nur noch prüft und sendet. Verteilt Anfragen automatisch an die richtige Stelle und führt Anhänge Ihrem Wissen zu. Einfach, praktisch, schnell und sicher — in wenigen Minuten online.
Einfach erklärt
Was ist der Mail-Assistent?
In wenigen Worten: Ihre Mails laufen über die KI — vorbereitet, sortiert und abgelegt. Den letzten Schritt machen Sie.
Prüfen statt tippen
Antworten kommen fertig als Entwurf. Ihr Team liest kurz quer, korrigiert bei Bedarf und sendet — statt jede Mail von null zu schreiben.
Schnell & sicher
In Minuten eingerichtet, jederzeit nachprüfbar. Nichts geht ohne Freigabe raus — alles läuft DSGVO-konform auf Ihrem Server.
So sieht es aus
Anfrage rein, Antwort vorbereitet.
Ein Beispiel mit erfundenen Daten: Eine Kundenanfrage trifft ein — die KI hat die Antwort bereits aus dem hinterlegten Wissen vorbereitet. Der Mitarbeiter prüft und sendet.
Eingegangene Anfrage
Von: Familie Schneiderheute · 08:14
Betreff: Waschmaschine startet nicht — Anzeige blinkt
„… die Trommel dreht nicht und die Start-Taste blinkt dreimal. Können Sie mir sagen, woran das liegt?“
KI-EntwurfSehr geehrte Familie Schneider, das dreifache Blinken signalisiert eine nicht verriegelte Tür. Bitte schließen Sie die Tür, bis sie hörbar einrastet, und starten Sie das Programm erneut …
Quelle: Bedienungsanleitung WM-7240 · Seite 12 (Fehlercodes)
Prüfen & Senden Bearbeiten Neu formulieren
Aus der Praxis
Drei typische Situationen.
Wo der Mail-Assistent den größten Unterschied macht — an konkreten Beispielen erklärt.
Beispiel 1 · Support entlasten
Firma Meier: Antworten aus der Anleitung.
Meier verkauft Elektrogeräte. Kunden fragen ständig zur Bedienung — und rund 70 % davon stehen längst in der Bedienungsanleitung. In ZAjONiC wird einfach ein neuer Ordner angelegt, alle Anleitungen als PDF ins Wissen geladen, das Postfach damit verknüpft und der KI gesagt, wie sie sich gegenüber Kunden verhalten soll. Fertig. Der Support bekommt jede Anfrage inklusive vorgefertigter Antwort — er prüft nur noch kurz und sendet.
- Ordner anlegen, PDFs hochladen — kein Programmieren
- Antwort mit Verweis auf die richtige Stelle in der Anleitung
- Mitarbeiter prüft und sendet — keine automatische Versendung
Waschmaschine WM-7240.pdf
Geschirrspüler GS-560.pdf
Backofen BO-900.pdf
Verknüpft mit support@meier-elektro.de · Tonfall: freundlich, lösungsorientiert
Beispiel 2 · Posteingang sortieren
Firma Müller: ein Postfach, viele Empfänger.
Bei Müller gibt es nur eine zentrale info@-Adresse — dort landen aber Mails für Support, Einkauf, Buchhaltung und mehr. Der Mail-Assistent erkennt das Anliegen jeder Mail und leitet sie an die richtige interne Adresse weiter. Das lästige Sortieren des Posteingangs entfällt, und die Mitarbeiter können sich auf die Mails konzentrieren, die wirklich zu ihnen gehören.
- Erkennt das Anliegen und ordnet die richtige Stelle zu
- Leitet automatisch an die passende interne Adresse weiter
- Funktioniert wie ein intelligenter Postverteiler
Reklamation Lieferung #4821
Angebot Stahlprofile, 200 m
Rückfrage zu Rechnung RE-2026-118
Kein manuelles Sortieren mehr — jede Mail landet bei der richtigen Stelle
Beispiel 3 · Anhänge als Wissen
„Wo war nochmal die Mail mit den neuen Preisen?“
Der Mail-Assistent kann Anhänge und Inhalte automatisch Wissensbereichen, bestehenden Kunden oder Ordnern zuführen — pro Postfach einstellbar. Jeder Anhang wird dabei zuerst von einem integrierten Virenscanner auf Bedrohungen geprüft; nur freigegebene Dateitypen werden übernommen. So lässt sich der Inhalt jeder Mail später einfach abrufen: Die neue Einkaufspreisliste aus dem Lieferanten-Anhang ist im Wissen, und Ihre KI kennt die Antwort, ohne dass jemand das Postfach durchsuchen muss. So einfach kann Mailverwaltung sein.
- Virenscanner prüft jeden Anhang, bevor er übernommen wird
- Anhänge landen automatisch im Wissen — kein Ablegen von Hand
- Zuordnung zu Kunde, Ordner oder Wissensbereich — pro Postfach
- Inhalte jeder Mail später per Frage abrufbar
Wie sind die neuen Einkaufspreise von Lieferant Stahl & Co.?
Z
Laut der aktuellen Preisliste (Anhang vom 24.06.) gilt: Stahlprofil S235 jetzt 2,18 €/kg (zuvor 1,95 €), Mindestabnahme 500 kg.
Quelle: Preisliste-Stahl-2026.pdf (aus E-Mail)
Alles drin
Was der Mail-Assistent alles kann.
Beantworten, verteilen, ablegen — drei Aufgaben, die Ihrem Team täglich Zeit kosten, übernimmt die KI.
Antwort-Entwürfe automatisch
Die KI liest jede eingehende Mail, formuliert eine passende Antwort aus Ihrem Wissen und legt sie als Entwurf ab — bereit zur Prüfung.
Der Mensch entscheidet
Nichts geht ohne Freigabe raus. Ein Mitarbeiter prüft den Entwurf, passt ihn bei Bedarf an und sendet ihn erst dann. Jederzeit nachprüfbar.
Intelligenter Postverteiler
Erkennt das Anliegen einer Mail und leitet sie an die richtige interne Adresse weiter — z. B. von info@ an Support, Einkauf oder Buchhaltung.
Anhänge werden Wissen
Anhänge und Inhalte werden automatisch Wissensbereichen, Kunden oder Ordnern zugeordnet — der Inhalt jeder Mail bleibt abrufbar.
Virenscanner für Anhänge
Ein integrierter Virenscanner prüft jeden Anhang auf Bedrohungen, bevor er verarbeitet oder ins Wissen übernommen wird. Sie legen fest, welche Dateitypen erlaubt sind und welche blockiert werden.
Pro Postfach einstellbar
Jedes Postfach hat eigenes Wissen, eigenes Verhalten und eine eigene Regel für Anhänge. So passt jede Adresse zu ihrer Aufgabe.
Verhalten frei vorgeben
Sie sagen der KI in einfachen Worten, wie sie sich gegenüber Kunden verhalten soll — Tonfall, Grußformel, Grenzen. Ohne technische Kenntnisse.
In Minuten online
Ordner anlegen, Wissen hochladen, Postfach verknüpfen — fertig. Das System ist in wenigen Minuten einsatzbereit und jederzeit überprüfbar.
DSGVO-konform & lokal
Mails und Anhänge werden auf Ihrem eigenen Server verarbeitet. Keine Daten verlassen Ihr Haus — und die doppelte Sicherheit greift auch hier.
Antwort mit Quellenbeleg
Jeder Entwurf zeigt, woher die Antwort stammt — etwa Seite und Kapitel der Anleitung. So weiß Ihr Team sofort, dass die Auskunft stimmt.
So läuft es ab
In vier Schritten eingerichtet.
Kein Projekt, keine Wartezeit — Sie sind in wenigen Minuten startklar.
1
Ordner anlegen
Legen Sie in ZAjONiC einen Wissens-Ordner für das Thema an — z. B. „Bedienungsanleitungen“.
2
Wissen hochladen
Laden Sie Ihre PDFs und Dokumente hoch. ZAjONiC liest sie ein und macht sie durchsuchbar.
3
Postfach verknüpfen
Verbinden Sie das Postfach mit dem Wissen und sagen Sie der KI, wie sie sich verhalten soll.
4
Prüfen & senden
Antworten kommen als Entwurf. Ihr Team prüft kurz und sendet — fertig.
Im Überblick
Mail-Assistent im Einsatz.
Im Alltag
So hilft es Ihnen.
Drei typische Situationen, in denen der Mail-Assistent Ihrem Team Arbeit abnimmt.
Schluss mit Standardfragen
Wiederkehrende Anfragen sind in Sekunden beantwortet — Ihr Team prüft nur noch, statt jedes Mal neu zu tippen.
Kein Sortier-Aufwand
Mails landen automatisch bei der richtigen Stelle. Niemand muss mehr den Sammel-Posteingang durchforsten.
Nichts geht verloren
Anhänge und Inhalte wandern automatisch ins Wissen — und sind später mit einer einfachen Frage wieder da.
Einordnung
Teil der ZAjONiC-Plattform.
Der Mail-Assistent baut auf den Kernfunktionen von ZAjONiC auf und spielt mit den anderen Mail-Plugins zusammen: E-Mail-Versand bringt Ausgehendes raus, der Mail-Digest fasst zusammen. Eigene Module entstehen per Software auf Zuruf.
E-Mail-Versand
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