Angebote nachfassen, Rechnungen prüfen, Anfragen vorsortieren: Was bei Ihnen immer gleich abläuft und trotzdem jedes Mal Zeit kostet, richten Sie einmal ein — danach arbeitet es zuverlässig, jeden Tag, ohne dass jemand programmiert. Sie beschreiben den Ablauf in eigenen Worten, die KI macht einen Vorschlag, Sie passen ihn an und testen ihn im Probelauf. Wo es zählt, entscheidet immer ein Mensch. Bis zu 133 fertige Bausteine und Ihre anderen Programme stehen bereit.
Jeder Betrieb, jede Verwaltung hat Abläufe, die immer gleich gehen — und trotzdem jedes Mal Zeit kosten. Prozesse übernimmt sie: zuverlässig, nachvollziehbar, mit Ihnen an den Stellen, an denen es auf Sie ankommt.
Eine Folge von Schritten, die startet, wenn etwas passiert — eine Rechnung kommt, eine Frist naht, ein Kunde sagt zu — oder nach Zeitplan. Jeder Schritt ist ein Baustein: lesen, prüfen, formulieren, ablegen, senden, nachfragen.
„Wenn ein Angebot in fünf Tagen abläuft, schreib dem Kunden eine freundliche Nachfrage und zeig sie mir vorher." Mehr braucht die KI nicht, um den Prozess zu entwerfen. Den Rest stellen Sie per Maus ein.
Routine erledigt sich, ohne dass jemand daran denken muss — das Nachfassen beim Angebot, die Erinnerung bei der offenen Rechnung. Ob Sie das KI-Agent, Assistent oder digitalen Mitarbeiter nennen: Sie entscheiden nur noch dort, wo eine Entscheidung nötig ist — und sehen jederzeit, was der Prozess getan hat und warum.
Beispiele aus Verwaltung, Kanzlei, Handwerk und Mittelstand, gebaut aus vorhandenen Bausteinen. Gelb markiert: die Stelle, an der ein Mensch prüft und freigibt.
Fünf Schritte, alle in derselben Oberfläche. Sie können an jeder Stelle zurück, so lange, bis Sie mit dem Ablauf zufrieden sind.
Sie sagen der KI in eigenen Worten, was passieren soll. Sie zeigt, was sie verstanden hat, was geht — grün, gelb, rot, immer mit Ausweg — und stellt höchstens drei Rückfragen.
Die KI baut den Entwurf ausschließlich aus Bausteinen, die es wirklich gibt. Personen, Gruppen und Empfänger wählen Sie selbst.
Im Ablaufbild, in der Liste oder als BPMN: Schritte verschieben, einfügen, verzweigen, verbinden. Fehlt eine Angabe, wird der Schritt rot.
Lesen und KI laufen echt, Mails und Änderungen werden nur simuliert. Das Protokoll zeigt, was passiert wäre. Ändern, wieder testen — bis es passt.
Die freigegebene Version ist fest. Ab jetzt läuft der Prozess — und jede spätere Änderung entsteht als neuer Entwurf, ohne den laufenden Betrieb zu stören.
Automatisierung heißt bei uns nicht, die Kontrolle abzugeben. Ein Entwurf der KI geht nie von selbst raus. Wo ein Mensch prüfen soll, setzen Sie einen Freigabe-Schritt — der Lauf wartet, bis entschieden ist, und geht dann sofort den Weg, den Sie gewählt haben.
Sie legen fest, welche Antworten es gibt — „Freigeben", „Ablehnen", „Zurück an den Vertrieb". Der Prozess wartet und nimmt danach genau den Weg, den der Mensch gewählt hat.
Hat die KI eine Antwort oder ein Schreiben formuliert, sieht der Prüfer den Text, ändert ihn bei Bedarf und gibt ihn frei. Wer ablehnt, nennt einen Grund — der steht im Protokoll.
Zwei Personen müssen zustimmen, und die erste sieht nicht, wie die zweite entscheidet. Für Zahlungen, Bescheide und alles, wo eine Unterschrift nicht reicht.
Unter einem Betrag, den Sie festlegen, läuft es ohne Rückfrage — darüber entscheidet ein Mensch. Das Protokoll vermerkt, dass die Regel gegriffen hat.
Bleibt eine Entscheidung liegen, erinnert ZAjONiC die Zuständigen erneut und meldet sich bei der Vertretung oder Eskalationsstelle. Im Urlaub bleibt nichts hängen.
Wer freigeben soll, braucht keine Rechte an den Prozessen und muss den Ablauf nicht kennen. Die offenen Entscheidungen stehen im eigenen Reiter und als Kachel auf der Startseite.
Ein Entwurf der KI wird nie von selbst freigegeben. Vor einer Mail an eine unbekannte Adresse fragt der Prozess nach. Und er handelt immer mit den Rechten einer bestimmten Person — verlässt sie den Betrieb, hält er an.
Drei Ansichten auf denselben Prozess, umschaltbar mit einem Klick. Die Ablauf-Ansicht liest sich von oben nach unten wie eine Checkliste. Die Liste zeigt alle Schritte kompakt. Und die BPMN-Ansicht — die übliche Zeichensprache für Geschäftsprozesse — gibt Ihnen die freie Fläche: Schritte ziehen, verbinden, verzweigen.
Jedes Modul bringt seine Bausteine mit: Wer die E-Akte nutzt, kann Akten lesen und Schriftstücke ablegen; wer das CRM nutzt, Kontakte ändern und Verläufe lesen. 31 Bausteine sind immer dabei — Steuerung, KI, Mail, Schnittstellen. Jeder Baustein erklärt sich selbst mit „Was kann dieser Baustein?".
Beleg lesen, Akte finden, Kunde lesen, offene Posten, Aufgaben auflisten, Wissen fragen, Datei auf dem Dateiserver suchen, Datenbank abfragen.
Aufgabe anlegen und zuweisen, Mail senden, Teams-Nachricht, Wiedervorlage anlegen, Schriftstück in die Akte legen, Kontakt ändern, Mahnung vorbereiten, Serienmail starten.
Zusammenfassen, einordnen, Daten herausziehen, formulieren, entscheiden mit Begründung, Rechnung prüfen, Vertrag prüfen, Fristen erkennen, Bild erzeugen.
Verzweigung mit Bedingungen, „Für jeden Eintrag", warten auf einen Anlass, Teilablauf aufrufen, Werte festlegen — und die Freigabe durch einen Menschen.
Bürgeranliegen beantworten, Nachweise anfordern, Beschlüsse lesen, Bescheid-Sätze aus der Akte, Vergabe nachfassen, Unterlagen vollständig prüfen.
Web-Dienst abfragen und Daten senden, Werkzeuge eines MCP-Servers aufrufen, öffentliche Ausschreibungen abrufen, Umkreissuche, Microsoft 365.
Ein Prozess holt Daten aus Ihren anderen Programmen und schickt sie dorthin — etwa einen angenommenen Auftrag in die Warenwirtschaft. Ihre IT weiß, was dafür nötig ist: eine übliche Web-Schnittstelle (REST) oder ein MCP-Server. Damit arbeitet ZAjONiC nicht nur in sich selbst, sondern mit Ihrer ganzen Programmlandschaft.
Nach Zeitplan — täglich, werktags, wöchentlich, monatlich, stündlich —, per Knopfdruck mit eigenen Startdaten oder bei einem Anlass in ZAjONiC. Fristen stellen Sie in Tagen davor oder danach ein; verpasste Termine holt ZAjONiC nach. Eine Auswahl:
Mitten im Ablauf kann ein Prozess außerdem warten — bis die Antwort-Mail da ist, die Rechnung bezahlt, die Aufgabe erledigt oder die Unterlagen vollständig sind. Mit Höchstdauer, damit nichts ewig hängt.
Die Rechnungsnummer aus dem Beleg, der Ansprechpartner aus dem CRM, die Antwort des Web-Dienstes, die Einschätzung der KI: Alles, was ein Prozess sammelt, steht an jeder späteren Stelle zur Auswahl — im Mailtext, in einer Bedingung, als Wert für die nächste Schnittstelle.
Jeder Lauf erscheint im selben Bild wie der Prozess: erledigte Schritte grün, der aktuelle blau, ein Fehler rot. Ein Klick auf einen Schritt zeigt, was er bekommen, getan und geliefert hat.
Scheitert ein Schritt, versucht ZAjONiC es bis zu 3-mal — oft war ein Dienst nur kurz weg. Danach bekommt die verantwortliche Person sofort einen Hinweis mit dem Fehlertext.
Was läuft, was wartet, was wartet auf einen Menschen, welche Fehler gab es in den letzten sieben Tagen — und welche Läufe Aufmerksamkeit brauchen. Dazu Läufe, Fehler und Durchlaufzeit je Prozess.
Jeder Schritt mit Zeit und Ergebnis. Bei KI-Schritten zusätzlich: wie sicher sich die KI war, welches Modell, welche Begründung, welche Fassung der Anweisung. Nachvollziehbar, auch Monate später.
Zwischenstände werden laufend gesichert. Fällt der Server aus, nimmt der nächste Takt den Lauf dort wieder auf, wo er stand.
Der Transparenzbericht beschreibt einen Prozess so, dass ihn auch jemand versteht, der den Editor nie geöffnet hat: Zweck, Anlass, jeder Schritt mit seiner Art, wo ein Mensch kontrolliert, wo und mit welcher Anweisung KI eingesetzt wird und was nach außen wirkt. Genau das, was Betriebs- oder Personalrat, Datenschutzbeauftragte und die Einordnung nach dem EU AI Act verlangen.
Die Vorlagen bringt ZAjONiC mit; angeboten werden die, deren Module Sie nutzen. Übernehmen, anpassen, freigeben.
Neuer Beleg → lesen → gegen Projekt und Lieferant prüfen → Freigabe → Rückmeldung.
Rechnung überfällig → für jede: Erinnerung formulieren → Text prüfen → vorbereiten.
Neue Mail → einordnen → Antwort aus dem eigenen Wissen → Text prüfen → senden.
Angebot läuft ab → Kunde und Angebot lesen → Nachricht entwerfen → Freigabe → senden.
Neues Anliegen → zuordnen → Antwort mit Fundstelle entwerfen → Prüfung durch das Amt.
Neuer Vertrag → Klauseln mit wörtlichem Zitat prüfen → Befunde an die zuständige Person.
Montags → offene Aufgaben sammeln → zusammenfassen → an das Team.
Neuer Beleg → Daten herausziehen → passende Akte finden → ablegen.
Kennt Ihre IT Werkzeuge wie n8n, ist die Grundidee vertraut: Abläufe aus Bausteinen, die Programme verbinden. Der Unterschied liegt im Ausgangspunkt. Dort legen Sie Verbindungen, Zugangsdaten und Ausdrücke selbst an. Bei ZAjONiC beginnen Sie mit einem Satz.
Denn Kunden, Aufgaben, Rechnungen, Posteingang, Wissen und E-Akte liegen bereits unter einem Dach, mit denselben Nutzern und Rechten. Die Bausteine kennen Ihre Daten, die KI kennt die Bausteine — und für alles außerhalb gibt es die Schnittstellen.
Prozesse macht aus den Modulen von ZAjONiC eine Belegschaft, die Hand in Hand arbeitet. Was Ihre digitalen Kollegen sonst noch können, steht unter KI-Mitarbeiter.
Belege und E-Rechnungen kommen an — und starten den passenden Prozess.
Posteingang ansehen →Vorgänge, Fristen, Wiedervorlagen — die meisten Bausteine für die Verwaltung.
E-Akte ansehen →Die Gegenrichtung: Ihre KI-Werkzeuge lesen in ZAjONiC.
KI-Schnittstelle ansehen →Nein. Sie beschreiben in eigenen Worten, was passieren soll — „Wenn eine Rechnung kommt, prüf sie gegen das Projekt und leg sie mir zur Freigabe vor". Die KI fragt nach, wo etwas unklar ist, sagt ehrlich, was geht und was nicht, und baut dann den Entwurf aus vorhandenen Bausteinen. Feinschliff machen Sie per Maus im Ablaufbild. Keine Formeln, keine Skripte.
Nennen Sie es, wie Sie möchten — gemeint ist dasselbe: Ein Ablauf, den Sie einmal einrichten und der dann zuverlässig arbeitet, jeden Tag, ohne zu vergessen. Der Unterschied zu einem frei laufenden Agenten: Bei ZAjONiC sehen Sie jeden Schritt vorher im Bild, und Sie legen fest, wo ein Mensch entscheidet.
Überall dort, wo Sie einen Freigabe-Schritt einbauen. Der Lauf wartet, bis eine zuständige Person entschieden hat, und geht dann sofort weiter. Sie können eine Frist setzen, nach der eine Vertretung oder eine Eskalationsstelle benachrichtigt wird, ein Vier-Augen-Prinzip verlangen oder eine Wertgrenze festlegen, unter der keine Rückfrage nötig ist. Ein Entwurf der KI wird nie von selbst freigegeben.
Jeden Web-Dienst mit einer üblichen Web-Schnittstelle (REST) und jeden MCP-Server. Ein Administrator hinterlegt das Ziel einmal — Adresse, erlaubte Aufrufe, Anmeldung — und testet die Verbindung. Der Schlüssel bleibt auf Ihrem Server und erscheint nie im Browser oder im Protokoll. Im Ablauf wählen Ihre Mitarbeiter nur noch aus den freigegebenen Zielen.
Ein Schritt, der scheitert, wird bis zu 3-mal wiederholt — oft war nur ein Dienst kurz nicht erreichbar. Klappt es dann immer noch nicht, bekommt die verantwortliche Person sofort einen Hinweis mit dem Fehlertext — direkt in ZAjONiC, bei der Glocke. Im Reiter „Betrieb" stehen außerdem alle Fehler der letzten sieben Tage und die Läufe, die Aufmerksamkeit brauchen.
Ja, mit dem Probelauf. Lesen und KI-Schritte laufen echt, alles, was nach außen wirkt — eine Mail, eine Teams-Nachricht, ein neuer Datensatz — wird nur simuliert. Das Protokoll zeigt, was der Prozess getan hätte. Freigaben gehen im Probelauf nur an Sie selbst. So probieren Sie, bis der Ablauf passt.
BPMN ist die übliche Zeichensprache für Geschäftsprozesse — Kästen, Rauten, Pfeile. Sie müssen sie nicht kennen; die einfache Ablauf-Ansicht reicht. Wer BPMN gewohnt ist, schaltet um, verschiebt und verbindet Schritte frei und kann den Prozess als BPMN-Datei exportieren, etwa für den Camunda Modeler oder zur Dokumentation.
Die Idee ist verwandt: Abläufe aus Bausteinen, die Programme miteinander verbinden. Der Unterschied liegt im Ausgangspunkt. Bei ZAjONiC sind CRM, Aufgaben, Rechnungen, Posteingang und E-Akte schon da — die Bausteine kennen Ihre Daten und Ihre Rechte, ohne dass Sie etwas anbinden. Die KI entwirft den Ablauf aus Ihrer Beschreibung, menschliche Freigaben sind ein eigener Baustein, und ein Transparenzbericht erklärt jeden Prozess für Betriebsrat und Datenschutz. Und alles läuft auf Ihrem eigenen Server oder in unserer Cloud — Sie haben die Wahl.
Ein Prozess bereitet vor: Er liest die Rechnung, prüft sie gegen Projekt und Lieferanten, meldet zum Beispiel eine geänderte Bankverbindung und legt sie der zuständigen Person vor. Die Freigabe zur Zahlung bleibt im Posteingang beim Menschen — so wie es die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung verlangt.
ZAjONiC mit dem Modul Prozesse und ein laufendes KI-Modell — auf Ihrem Server oder in der Cloud. Welche Bausteine Sie sehen, hängt von Ihren Modulen ab: 31 sind immer dabei, die übrigen kommen mit den Modulen, die Sie nutzen — wer die E-Akte hat, bekommt die Akten-Bausteine. Für Mail-Schritte muss der Mail-Versand eingerichtet sein. Den ersten Prozess richten wir gern mit Ihnen gemeinsam ein.
Erzählen Sie uns davon — wir bauen ihn mit Ihnen als ersten Prozess, an Ihren eigenen Daten, mit einem Menschen genau dort, wo Sie ihn haben wollen.