Akten nach Aktenplan, mit Aktenzeichen, Beteiligten und Fristen — von der Anlage bis zur Abgabe ans Archiv. Zweiundzwanzig Aktenarten sind vorbereitet, der Altbestand lässt sich übernehmen, und die Papierakte läuft daneben weiter, solange Sie sie brauchen.
Die elektronische Entsprechung der Papierakte. Ein Vorgang wird nicht in Ordnern abgelegt, sondern nach Aktenplan geführt — mit Aktenzeichen, Beteiligten, allen Schriftstücken in ihren Fassungen und einer Aufbewahrungsfrist. Anders als eine Dateiablage kennt sie den Unterschied zwischen Akte, Vorgang und Schriftstück, protokolliert, wer was wann getan hat, und begleitet die Akte bis zur Abgabe ans Archiv oder zur nachgewiesenen Vernichtung.
Die drei Dinge, an denen sich zeigt, ob eine Software Aktenführung kann oder nur Dateien ablegt.
Mitgeliefert wird die klassische kommunale Systematik von 0 bis 9, damit sofort gearbeitet werden kann. Ihren eigenen Plan importieren Sie als CSV und passen den Baum danach frei an. Die Aufbewahrungsfristen bleiben in der Vorlage leer — die setzt Ihr Haus nach der eigenen Fristenordnung. Eine geratene Vorgabe, die unbemerkt greift, wäre gefährlicher als keine.
Aktenplan-Nummer, laufende Nummer, Jahr. Ob das Jahr mitgeführt wird, ist eine Einstellung — manche Häuser führen es, andere nicht. Das Zeichen entsteht beim Anlegen und ist danach der Schlüssel, über den die Akte in der Suche, in der Registratur und auf dem QR-Etikett wiedergefunden wird.
Drei Ebenen statt einer Ordnerstruktur. Schriftstücke werden versioniert, sodass immer klar ist, welche Fassung gilt; Beteiligte hängen an der Akte, nicht in einer Datei; und ein Protokoll hält fest, wer was wann geändert hat.
Ein Ast des Aktenplans wird als vertraulich markiert — danach sehen ihn nur die berechtigten Gruppen. Für alle anderen existiert er in Listen und Suchergebnissen nicht. Wo in einer offenen Akte ein einzelnes Schriftstück geschützt gehört, lassen sich Rechte bis auf das Dokument vergeben.
Jede mit eigenen Feldern — die Baugesuchsakte fragt anderes ab als die Grabakte. Eigene Arten legen Sie im Designer selbst an.
Nacheinander oder parallel — gleiche Reihenfolge heißt gleichzeitig dran. Bei Abwesenheit greift die hinterlegte Vertretung, überfällige Schritte werden an den Ersteller eskaliert. Nichts bleibt liegen, weil jemand im Urlaub ist.
Eine Akte kommt zum gewünschten Termin zurück auf den Schreibtisch. Für Dinge, die jedes Jahr anstehen — die Prüfung der Spielgeräte, die Nachschau bei einer Auflage — wiederholt sich die Vorlage von selbst.
Was an der Akte hinausgeht, steht im Postausgangsbuch — mit Datum, Empfänger und Versandart. Bei Zustellungen gegen Rückschein wird verfolgt, ob er zurückgekommen ist. Genau die Frage, die im Widerspruchsverfahren zählt.
Word-Vorlagen liegen zentral und werden mit den Daten der Akte gefüllt — Aktenzeichen, Beteiligte, Anschrift. Jede Aktenart bekommt ihre eigenen, sodass im Baugesuch die Baugesuchs-Schreiben stehen und nicht alle anderen.
Eine Akte anzulegen kann jede Software. Sie in zehntausend anderen wiederzufinden, ist die Aufgabe.
Aktenzeichen, Beteiligte, Schlagworte und der Inhalt der Schriftstücke — auch in eingescannten Unterlagen. Gesucht wird über den Bestand, nicht in einer Akte.
Eine Liste gängiger Verwaltungsbegriffe ist mitgeliefert und wird bei jeder Anfrage berücksichtigt. Eigene Paare ergänzen Sie selbst — jedes Haus hat seine Abkürzungen.
In der geöffneten Akte fragen Sie in normalen Worten, was drinsteht — und bekommen die Antwort samt dem Schriftstück, aus dem sie stammt. Bei einer Akte mit zweihundert Blatt ist das der Unterschied zwischen Minuten und einem Nachmittag.
Kein Haus stellt an einem Montag um. Solange beides nebeneinander läuft, ist die Papierakte hier ein eigenes Objekt an der elektronischen: wo sie steht, wer sie hat, wann sie zurück muss.
Das nennt sich ersetzendes Scannen. Es ist zulässig, aber nicht beiläufig: Das Haus muss festlegen und dokumentieren, wie gescannt, geprüft und die Unverfälschtheit gesichert wird. Der Leitfaden dafür ist die Technische Richtlinie BSI TR-03138 (RESISCAN), Fassung 1.5 von Dezember 2024 — eine Empfehlung, keine Pflicht.
Was die E-Akte dafür mitbringt: Zu jedem Schriftstück wird beim Eingang eine SHA-256-Prüfsumme berechnet und gespeichert. Auf Knopfdruck lässt sich später zeigen, dass die Datei seither unverändert ist. Dazu kommen das Änderungsprotokoll, die Ablage als PDF/A und die Verfahrensdokumentation, die aus den tatsächlichen Einstellungen Ihrer Installation erzeugt wird — nicht aus einer Vorlage mit Blindtext.
Was sie nicht ersetzt: die Entscheidung Ihres Hauses. Eine Zertifizierung nach TR-03138 haben wir nicht, und Urkunden und andere Schriftstücke, deren Beweiswert am Original hängt, bleiben Papier. Was in Ihrem Fall vernichtet werden darf, klären Sie mit Archiv und Rechtsamt — wir liefern die Nachweise dafür.
Das eigentliche Hindernis beim Wechsel ist nie die neue Software, sondern was mit den alten Akten passiert. Drei Wege:
Der Teil, den die meisten Ablagen gar nicht kennen — und an dem sich entscheidet, ob eine E-Akte in einer Verwaltung tragfähig ist.
Die Aufbewahrungsfrist steht am Aktenplan-Ast oder an der Akte. Fristfällige Akten sammeln sich in einer amtsweiten Übersicht.
In Baden-Württemberg nach § 12 Absatz 2 Landesarchivgesetz Pflicht: Die Akte wird dem zuständigen Archiv angeboten, bevor irgendetwas passiert.
Der Archivar entscheidet: archivwürdig oder kassabel. Archivwürdiges geht als xdomea-Paket über, der Rest darf vernichtet werden.
Vor jeder endgültigen Löschung entsteht ein Eintrag in einer Tabelle, an die nur angefügt werden kann. Die Akte ist danach weg — der Nachweis bleibt.
Für die Langzeitspeicherung entstehen zusätzlich PDF/A-Fassungen. Und weil der xdomea-Export als Umkehrung des eigenen Importers gebaut ist, bleibt lesbar, was wir schreiben — der Weg hinaus ist genauso gebaut wie der Weg hinein.
Ein Planungsbüro braucht Unterlagen und soll eine Stellungnahme zurückgeben. Der übliche Weg ist ein Ordner in einer fremden Cloud oder eine Mail mit Anhängen, die niemand mehr einsortiert. Der Projektraum ist ein Link auf genau einen Vorgang — befristet, widerrufbar, ohne Benutzerkonto.
Im Vorgang tragen Sie ein, wer den Zugang bekommt und bis wann er gilt. Die Software erzeugt dazu einen langen Zufallsschlüssel. Freigeben darf nur, wer Schreibrecht auf diesem Aktenplan-Ast hat, und die Frist muss in der Zukunft liegen — sonst nimmt das System die Freigabe nicht an.
Der Link wird in die Zwischenablage kopiert und geht ins Anschreiben oder in Ihre E-Mail. Die Software verschickt nichts von selbst — Sie behalten in der Hand, wer ihn bekommt und mit welchem Begleittext.
Kein Konto, keine Anmeldung, keine App. Ihr Server baut die Seite fertig zusammen und liefert sie aus: Aktenzeichen, Vorgang, die Unterlagen als Liste und bis wann der Zugang gilt.
Die hochgeladene Stellungnahme wird als Schriftstück abgelegt — mit dem Namen des Absenders im Titel, als Eingang gekennzeichnet und mit Prüfsumme. Sie fischen nichts aus einem Postfach und sortieren nichts ein.
Der Schlüssel ist fest mit diesem einen Vorgang verdrahtet. Es gibt von dort keinen Weg in die Akte, in den Aktenplan oder in andere Vorgänge. Schriftstücke, die auf eine Gruppe beschränkt sind, erscheinen nicht in der Liste — und wer die Kennung eines solchen Dokuments errät, bekommt trotzdem nur die Auskunft, dass es nicht Teil der Freigabe ist.
Beim Hochladen gelten dieselben Leitplanken wie beim Mail-Import: höchstens 20 MB, nur PDF, Bilder, Office, Text und ZIP, und jede Datei läuft durch die Virenprüfung. Nach der Frist ist der Zugang zu, ein Widerruf wirkt sofort — ohne dass Sie den Empfänger dafür erreichen müssen.
Freigabe, jeder Upload und jeder Widerruf stehen im Änderungsprotokoll. Dazu ein Zugriffszähler: Sie sehen, ob das Büro überhaupt hineingeschaut hat — was bei einer laufenden Frist die nützlichere Information ist als jede Empfangsbestätigung.
Der Link zeigt auf Ihre eigene Installation — dorthin, wo Ihre Akten liegen. Damit ein Planungsbüro ihn öffnen kann, muss diese Adresse von außen erreichbar sein. Läuft Ihre Anlage ausschließlich im Rathausnetz, öffnet sich der Link im Büro nicht.
Das heißt nicht, dass Ihr System offen im Netz stehen muss: Erreichbar sein muss nur der eine Zugangsweg für den Projektraum, und auch der gibt ohne gültigen Schlüssel nichts heraus. Wie das bei Ihnen gelöst wird — über den vorhandenen Zugang Ihres Rechenzentrums oder eine eigene Adresse — ist eine Frage an Ihre IT, und wir klären sie vor der Einführung, nicht danach.
Erzeugt aus den tatsächlichen Einstellungen Ihrer Installation — Aktenplan, Fristen, Rechte, Lebenszyklus. Nicht aus einer Vorlage, in der später jemand die Namen tauscht. Dazu das Änderungsprotokoll je Akte.
Die Bausteine für Revisionssicherheit sind da: Versionen, Protokoll, Löschnachweis, PDF/A. Ob Ihre konkrete Installation die Anforderungen Ihrer Prüfung erfüllt, hängt auch an Organisation, Fristenordnung und Betrieb — das kann keine Software zusagen, und wir tun es nicht.
Module sind Bausteine. Interessanter ist meist, was dabei herauskommt — hier steht, wofür dieses eingesetzt wird.
Die elektronische Entsprechung der Papierakte: Ein Vorgang wird nicht in Ordnern abgelegt, sondern nach Aktenplan geführt — mit Aktenzeichen, Beteiligten, allen Schriftstücken in ihren Fassungen und einer Aufbewahrungsfrist. Anders als eine Dateiablage kennt sie den Unterschied zwischen Akte, Vorgang und Schriftstück, führt ein Protokoll darüber, wer was wann getan hat, und begleitet die Akte bis zur Abgabe ans Archiv oder zur nachgewiesenen Vernichtung.
Ja. Mitgeliefert wird die klassische kommunale Systematik von 0 bis 9 als Startpunkt, damit sofort gearbeitet werden kann. Wer einen eigenen Plan hat, importiert ihn als CSV-Datei und passt den Baum danach frei an. Aufbewahrungsfristen bleiben in der Vorlage bewusst leer — die setzt Ihre Verwaltung nach ihrer eigenen Fristenordnung. Eine geratene Vorgabe, die unbemerkt greift, wäre gefährlicher als keine.
Nach dem Muster 022.31/12/2026 — Aktenplan-Nummer, laufende Nummer und Jahr. Ob das Jahr mitgeführt wird, ist eine Einstellung; manche Häuser führen es, andere nicht. Das Aktenzeichen entsteht beim Anlegen und ist danach der Schlüssel, über den die Akte in Suche, Registratur und auf dem QR-Etikett gefunden wird.
Ja, über vertrauliche Äste. Ein Ast des Aktenplans wird als vertraulich markiert, danach sehen ihn nur die berechtigten Gruppen — für alle anderen existiert er in Listen und Suchergebnissen nicht. Zusätzlich lassen sich Rechte bis auf das einzelne Dokument vergeben, wenn in einer sonst offenen Akte ein einzelnes Schriftstück geschützt gehört.
Dann beginnt der archivische Ablauf, nicht das Löschen. Fristfällige Akten werden dem Archiv angeboten — in Baden-Württemberg ist das nach § 12 Absatz 2 Landesarchivgesetz Pflicht. Der Archivar bewertet: archivwürdig bedeutet Übergabe als xdomea-Paket, kassabel bedeutet Vernichtung. Für jede endgültige Löschung entsteht vorher ein Eintrag im Löschnachweis, einer Tabelle, an die nur angefügt werden kann. Nach der Löschung ist die Akte weg — der Nachweis bleibt.
Ja, auf drei Wegen. Aus einem vorhandenen Dokumentenmanagement über die Bestandsübernahme — die im kommunalen Umfeld verbreiteten Systeme sind vorbereitet. Über xdomea, wenn Ihr bisheriges System danach exportiert. Und aus gewachsenen Ordnerstrukturen: Unterordner der ersten Ebene werden Vorgänge, Dateien werden Schriftstücke, tiefere Ebenen wandern als Pfad in den Dateinamen. Der Umstieg ist erfahrungsgemäß das eigentliche Hindernis — deshalb liegt hier viel Arbeit drin.
Der Standard für den Austausch von Akten in der deutschen Verwaltung. Ohne ihn ist eine E-Akte eine Sackgasse: Die Abgabe ans zuständige Archiv wäre nicht möglich, und ein späterer Systemwechsel würde zum Datenverlust. ZAjONiC schreibt Aussonderungspakete nach xdomea 3.0.0 und liest sie auch wieder ein — der Export ist als Umkehrung des eigenen Importers gebaut, damit garantiert lesbar bleibt, was wir schreiben.
Über den Umlauf. Eine Akte geht zur Mitzeichnung an mehrere Personen, wahlweise nacheinander oder parallel — gleiche Reihenfolge bedeutet gleichzeitig dran. Bei Abwesenheit greift eine hinterlegte Vertretung, überfällige Schritte werden an den Ersteller eskaliert. Dazu kommen Wiedervorlagen, die sich auch wiederholen lassen, etwa für eine jährliche Prüfung.
Über die aktenübergreifende Suche, die Aktenzeichen, Beteiligte, Schlagworte und den Inhalt der Schriftstücke einbezieht. Dazu kommt eine Synonymliste für Verwaltungsbegriffe — die Suche nach „KFZ" findet auch „Kraftfahrzeug"; eigene Paare lassen sich ergänzen. Und in der geöffneten Akte können Sie in normalen Worten fragen, was drinsteht, und bekommen die Antwort mit dem Schriftstück, aus dem sie stammt.
Genau dafür gibt es die Registratur. Die Papierakte wird als eigenes Objekt an der elektronischen Akte geführt: Wo steht sie, wer hat sie gerade, wann muss sie zurück. Etiketten mit QR-Code tragen das Aktenzeichen, und der Stapelscan liest es beim Einscannen automatisch wieder aus — gescannte Seiten landen also in der richtigen Akte, ohne dass jemand sie zuordnet. Solange ein Haus zweigleisig fährt, ist das der Unterschied zwischen Doppelarbeit und einem Bestand.
Das ist das ersetzende Scannen — zulässig, aber es setzt voraus, dass Ihr Haus den Scanprozess festlegt und dokumentiert. Der Leitfaden dafür ist die Technische Richtlinie BSI TR-03138 (RESISCAN) in der Fassung 1.5 von Dezember 2024; sie ist eine Empfehlung, keine Pflicht. Die E-Akte liefert die technischen Nachweise dafür: Zu jedem Schriftstück wird beim Eingang eine SHA-256-Prüfsumme berechnet, sodass sich die Unverfälschtheit später zeigen lässt, dazu Änderungsprotokoll, Ablage als PDF/A und eine Verfahrensdokumentation aus den tatsächlichen Einstellungen Ihrer Installation. Eine Zertifizierung nach TR-03138 haben wir nicht, und Urkunden oder andere Schriftstücke, deren Beweiswert am Original hängt, bleiben Papier. Die Entscheidung, was vernichtet werden darf, trifft Ihr Haus mit Archiv und Rechtsamt.
Ja, über den Projektraum. Sie geben im Vorgang frei, wer Zugang bekommt und bis wann; die Software erzeugt daraus einen Link mit einem langen Zufallsschlüssel, den Sie selbst verschicken. Das Planungsbüro öffnet ihn ohne Konto und ohne Anmeldung, sieht die Unterlagen dieses einen Vorgangs und lädt seine Stellungnahme hoch — sie landet direkt als Schriftstück im Vorgang. Es gibt von dort keinen Weg in die Akte oder in andere Vorgänge, und Dokumente, die auf eine Gruppe beschränkt sind, erscheinen nicht. Nach der Frist ist der Zugang zu, ein Widerruf wirkt sofort, und alles steht im Protokoll. Eine Voraussetzung gibt es: Der Link zeigt auf Ihre eigene Installation, diese Adresse muss also von außen erreichbar sein — das klären wir vor der Einführung mit Ihrer IT. Das ersetzt kein Beteiligungsportal, deckt aber den Normalfall ab.
Die Verfahrensdokumentation entsteht auf Knopfdruck — und zwar aus den tatsächlichen Einstellungen Ihrer Installation: Aktenplan, Fristen, Rechte, Lebenszyklus. Nicht aus einer Vorlage, in der später jemand die Namen tauscht. Dazu kommen das Protokoll über alle Änderungen an einer Akte und der Löschnachweis.
Die Bausteine dafür sind da: Schriftstücke werden versioniert, jede Änderung landet im Protokoll, Löschungen werden vorher nachgewiesen, für die Langzeitspeicherung entstehen PDF/A-Fassungen. Dazu kommt die Verfahrensdokumentation, erzeugt aus den tatsächlichen Einstellungen Ihrer Anlage — genau die Unterlage, die eine Prüfung sehen will. Das Testat selbst stellt Ihr Prüfer aus, weil dabei auch Ihre Fristenordnung und Ihr Betrieb bewertet werden; die Grundlage dafür liegt bei.
Wir legen sie gemeinsam an — mit Ihrem Aktenzeichen, Ihren Beteiligten, Ihrer Frist. Danach wissen Sie, ob es passt.