Schritt 01
Quellen anschließen
Netzlaufwerke werden eingelesen, ohne dass eine Datei bewegt oder kopiert wird — sie bleiben liegen, wo sie sind. Dazu Postfächer, Fachdatenbanken, Webseiten und Portale.
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„Bei uns weiß keiner, wo was steht.“
Wissen finden, statt danach zu suchen
Die Unterlagen sind da. Nur liegen sie auf drei Laufwerken, in zwei Postfächern und in einem Ordner, den jemand vor Jahren sinnvoll benannt hat. Wer etwas sucht, fragt den Kollegen — und wenn der im Urlaub ist, sucht man eben eine Stunde.
Was sich ändert
Fragen Sie Ihren gesamten Bestand — und bekommen Sie die Antwort mit Quelle zurück.
- Sie stellen eine Frage und bekommen eine Antwort — nicht eine Trefferliste, durch die Sie sich klicken.
- Unter jeder Antwort steht, aus welchem Dokument sie stammt. Ein Klick, und Sie stehen im Original.
- Das Wissen bleibt im Haus, auch wenn die Person geht, die es aufgebaut hat.
So läuft es
Vier Schritte, in der Reihenfolge, in der Sie sie erleben.
Schritt 02
Ordnen wie gewohnt
Das Wissen liegt in normalen Ordnern, pro Bereich, Team oder Thema. Jeder Ordner kann eine eigene Arbeitsanweisung bekommen, etwa: hier wird immer die Fundstelle mitgenannt.
Schritt 03
Rechte setzen
Wer welchen Ordner sehen darf, entscheiden Sie — für einzelne Personen oder ganze Gruppen, inklusive Unterordnern. Was jemand nicht sehen darf, taucht auch in keiner Antwort auf.
Schritt 04
Fragen
„Wo ist der Liefervertrag mit der Müller GmbH?" oder „Was haben wir 2024 zu diesem Grundstück beschlossen?" — gefunden wird über den Inhalt, nicht über den Dateinamen.
Ein Fall von Anfang bis Ende
Eine Stunde Suchen, die es nicht mehr gibt.
Der klassische Fall: Eine Frage, deren Antwort irgendwo im Haus liegt — nur weiß niemand mehr, wo. So läuft er heute, und so läuft er danach.
- Bisher · 9:00
Die Frage kommt
„Wir hatten mit der Firma Müller doch mal eine Vereinbarung zur Wartung — was stand da drin?" Der Kollege, der es wüsste, ist im Urlaub. Also beginnt die Suche: erst im eigenen Postfach, dann auf dem Laufwerk, dann bei der Kollegin nebenan.
- Bisher · 9:50
Gefunden — vielleicht
Nach fünfzig Minuten liegen drei Dateien auf dem Tisch: eine von 2019, eine ohne Datum und eine mit „final" im Namen. Welche gilt, ist eine zweite Frage. Am Ende ruft jemand doch bei der Firma an.
- Danach · 9:00
Dieselbe Frage, in normalen Worten
„Was haben wir mit der Firma Müller zur Wartung vereinbart?" — getippt, wie man es einem Kollegen sagen würde. Gesucht wird über den Inhalt, nicht über den Dateinamen, und zwar in allem, was angeschlossen ist: Laufwerke, Postfächer, Fachdatenbanken.
- Danach · 9:00
Antwort mit Fundstelle
Es kommt keine Trefferliste, sondern eine Antwort — und darunter das Dokument, aus dem sie stammt, mit Sprung an die Stelle. Wer prüfen will, prüft am Original. Wer nur die Zahl braucht, hat sie.
- Danach · 9:02
Und wenn nichts da ist?
Dann sagt das System das — und erfindet nichts. Das klingt selbstverständlich, ist es aber nicht: Genau an dieser Stelle scheitern Werkzeuge, die aus dem allgemeinen Wissen eines Sprachmodells etwas Plausibles zusammensetzen.
Der Unterschied ist nicht die gesparte Stunde. Es ist, dass die Antwort belegt ist — und dass sie auch dann noch kommt, wenn der Kollege längst in Rente ist.
Der Unterschied
Windows-Suche, Suchmaschine fürs Haus, Fragen ans Wissen.
Drei Stufen, die oft verwechselt werden. Der Unterschied wird an dem Tag deutlich, an dem jemand nicht weiß, wonach genau er suchen soll.
| Frage | Suche im Dateisystem | Suchmaschine über die Ablage | Fragen an das eigene Wissen |
|---|---|---|---|
| Wonach wird gesucht? | Dateiname, manchmal Inhalt | Volltext über alle Dateien | Bedeutung — auch wenn Ihre Worte andere sind als im Dokument |
| Was kommt zurück? | Eine Dateiliste | Eine Trefferliste | Eine Antwort, mit dem Dokument darunter |
| Eingescannte Unterlagen? | Nein | Nur mit Texterkennung | Ja, der Text wird ausgelesen |
| Postfächer und Datenbanken? | Nein | Selten | Ja — lesend angebunden, ohne Kopie |
| Gelten Zugriffsrechte? | Die des Dateisystems | Je nach Einrichtung | Ja, je Ordner und Gruppe — bis in die Antwort und die Quellenangabe |
| Wenn Sie das richtige Wort nicht kennen? | Kein Treffer | Kein Treffer | Die Frage darf ungenau sein — gesucht wird nach Sinn |
| Wenn nichts vorliegt? | Leere Liste | Leere Liste | Ein ehrliches „dazu finde ich nichts" statt einer erfundenen Antwort |
| Wo liegen die Daten? | Bei Ihnen | Meist bei Ihnen | Bei Ihnen — die Dateien werden nicht einmal verschoben |
Die mittlere Spalte gibt es in vielen Häusern längst, und sie hilft auch. Sie scheitert nur an dem Fall, der am häufigsten vorkommt: Jemand kennt das Wort nicht, das im Dokument steht.
Was dahintersteckt
Diese Bausteine arbeiten dafür zusammen.
Alle sind Teil desselben Systems — Sie kaufen sie nicht einzeln dazu.
Chat mit Quellenangabe
Fragen in normalen Worten stellen — ZAjONiC durchsucht den gesamten Wissensbestand und antwortet, mit Quelle und Sprung ins Originaldokument.
Mehr dazu →Wissensbasis & Ordner
Wissen strukturiert in vertrauten Ordnern ablegen — pro Bereich, Team oder Thema, mit Rechten je Ordner und Gruppe.
Mehr dazu →Netzlaufwerke einbinden
Ihre Netzlaufwerke werden eingelesen, ohne dass eine Datei kopiert wird — die Originale bleiben liegen, wo sie sind. Neues und Geändertes wird von selbst nachgezogen, gelesen wird nur.
Mehr dazu →Dokumentenverwaltung
Dokumente ablegen und per Frage wiederfinden — gefunden wird über den Inhalt, nicht über den Dateinamen.
Mehr dazu →Datenbank-Zugriff
Auch Ihre Fachdatenbanken werden angebunden — Sie stellen die Frage in normaler Sprache, ZAjONiC holt die passenden Daten und legt sie als Tabelle oder Diagramm vor. Nur lesend.
Mehr dazu →Im Einzelnen
Woran sich zeigt, ob eine Wissenssuche taugt.
Nichts wird kopiert
Netzlaufwerke werden lesend eingebunden — keine Datei wird verschoben, keine zweite Ablage entsteht. Das ist die Bedingung dafür, dass die IT überhaupt zustimmt, und es verhindert das Problem, das jede Kopie mitbringt: dass zwei Stände auseinanderlaufen.
Rechte gelten bis in die Antwort
Vergeben wird je Ordner und Gruppe, inklusive Unterordnern. Entscheidend ist, was daraus folgt: Was jemand nicht sehen darf, taucht nicht als Quelle auf — und fließt damit auch nicht indirekt in einen Antworttext ein.
Jeder Ordner darf eigene Regeln haben
Einem Wissensordner lässt sich eine Arbeitsanweisung mitgeben — etwa, dass immer die Fundstelle genannt wird. So verhält sich der Bestand der Kämmerei anders als der des Bauamts, ohne dass jemand zwei Systeme pflegt.
Auch das, was nie ein Dokument war
Fachdatenbanken werden ausschließlich lesend angebunden — Schreibrechte verlangen wir nicht, und das ist regelmäßig die erste Frage der IT. Dazu kommen Postfächer, Webseiten und Portale, auch passwortgeschützte.
Die Quelle ist kein Beiwerk
Unter jeder Antwort steht, woher sie stammt, mit Sprung ins Original. Das ist der Unterschied zwischen einem Werkzeug, das man benutzt, und einem, dem man glauben muss. Wer eine Zahl in eine Vorlage schreibt, will sie am Original geprüft haben — nicht am Vertrauen in eine Software.
Unordnung wird nicht wegzaubert
Was chaotisch abgelegt ist, wird durch KI nicht ordentlich. Doppelte Stände bleiben doppelt, ein Dokument ohne Datum bleibt undatiert. Wir sagen Ihnen, wo es hakt, statt es zu überspielen — meist zeigt sich das in den ersten zwei Wochen sehr deutlich.
Was wegfällt
Was aus dem Arbeitstag verschwindet.
Suchen steht in keiner Stellenbeschreibung — frisst aber mehr Zeit als fast alles andere. Diese Handgriffe hören auf:
- Drei Laufwerke nacheinander durchgehen, weil unklar ist, wo es liegen müsste
- Den Kollegen fragen, der es weiß — und warten, bis er aus dem Urlaub zurück ist
- Dateien öffnen, nur um zu sehen, ob es die richtige Fassung ist
- Im eigenen Postfach nach einem Anhang von vor zwei Jahren suchen
- Eingescannte Unterlagen von Hand durchblättern, weil sie nicht durchsuchbar sind
- Bei einem Lieferanten anrufen und nach einem Vertrag fragen, den man selbst hat
- Sich merken müssen, unter welchem Stichwort etwas abgelegt wurde
Ehrlich gesagt
Was Sie dafür brauchen.
Damit Sie es vorher wissen und nicht hinterher.
- Zugriff auf die Laufwerke und Postfächer, die eingebunden werden sollen — lesend genügt.
- Eine grobe Vorstellung davon, welche Bereiche wer sehen darf. Das ist die eigentliche Arbeit, und sie lohnt sich unabhängig von KI.
- Was chaotisch abgelegt ist, wird durch KI nicht ordentlich. Wo es hakt, sagen wir es Ihnen — statt es zu überspielen.
Die Fragen, die jetzt kommen
Bevor Sie fragen müssen.
Müssen wir dafür alles umsortieren?
Nein. Die Dateien bleiben, wo sie sind. ZAjONiC liest sie an Ort und Stelle und holt das Original bei Bedarf direkt vom Laufwerk.
Sieht dann jeder alles?
Nur, wenn Sie das so einrichten. Rechte gelten je Ordner und Gruppe und wirken bis in die Antworten hinein: Was jemand nicht sehen darf, wird für ihn auch nicht zitiert.
Woher weiß ich, dass die Antwort stimmt?
Weil die Quelle darunter steht. Sie springen mit einem Klick ins Originaldokument und prüfen dort. Fehlt eine Angabe, bleibt sie leer statt geraten.
Kein Einzelprodukt
Das hier ist kein eigenes Programm.
Was hier gefunden wird, steht auch dem Assistenten auf Ihrer Webseite und dem Postfach zur Verfügung — ein Wissensbestand für alles.
Alles läuft in ZAjONiC — ein Server, eine Anmeldung, ein Rechtekonzept, ein Wissensbestand. Was Ihnen fehlt, wird als weiterer Baustein ergänzt: nicht als zweites Produkt, sondern als Aufsatz auf allem, was schon steht.
Am besten sehen Sie es an Ihren eigenen Unterlagen.
Wir zeigen Ihnen das unverbindlich und ohne Vorbereitung Ihrerseits. Wenn Sie erst sortieren wollen, wo KI bei Ihnen überhaupt wirkt, fangen wir mit der Prozessanalyse an.