01
„Das hat der Kollege letztes Jahr schon mal gemacht"
Nur weiß niemand mehr, wo. Sie fragen in normalen Worten und bekommen die Antwort aus Ihren eigenen Unterlagen — mit dem Dokument daneben, aus dem sie stammt. Dazu mehr.
Für den Mittelstand
Ihr Haus weiß mehr,
als jeder Einzelne findet.
Die Antwort liegt fast immer schon im Unternehmen — in einem Ordner, einem Postfach oder im Kopf eines Kollegen, der gerade im Urlaub ist. Das Problem ist nicht fehlendes Wissen, sondern dass niemand es findet. Genau daran setzen wir an.
Kurz gesagt
Was bringt KI einem mittelständischen Unternehmen?
Zugriff auf das eigene Wissen: Fragen in normalen Worten an die eigenen Dokumente, mit Quellenangabe zurück ins Original. Dazu ein vorsortierter Posteingang mit Antwortentwürfen, die Erfassung eingehender Belege statt Abtippen, Textentwürfe für Angebote und Kundenmails sowie die Sicherung von Wissen, bevor jemand das Haus verlässt. Alles läuft auf dem eigenen Server, und die vorhandenen Laufwerke bleiben liegen, wo sie sind.
Der Lebenslauf einer Information
Zehn Stellen, an denen Ihr Tag wieder Luft bekommt.
„Mittelstand" ist keine Branche, sondern eine Größe. Was ein Maschinenbauer und eine Kanzlei gemeinsam haben, ist dieser Weg.
02
Die Unterlagen liegen auf fünf Laufwerken
Netzlaufwerke, Postfächer, Datenbanken und Fachanwendungen werden eingebunden — gelesen, nicht kopiert. Die gewachsene Ordnerstruktur bleibt, wo sie ist. Dazu mehr.
03
Der Posteingang läuft über
Das Postfach wird angebunden — die Mails bleiben in Ihrem Mailprogramm, werden aber durchsuchbar und nach Themen sortiert. Auf eine Anfrage entsteht ein Antwortentwurf aus Ihren eigenen Unterlagen: aus dem Angebot von damals, dem Vertrag, der Leistungsbeschreibung — mit Quellenangabe. Ein Mensch liest, ändert und sendet. Dazu mehr.
04
Belege werden abgetippt
Rechnungen, Lieferscheine und Verträge kommen an einer Stelle an — aus Upload, Verzeichnis oder Postfach —, werden erkannt, kategorisiert und nach Firma, Jahr und Monat abgelegt. Jeder Beleg lässt sich einem Kunden oder Projekt zuordnen, damit die Kosten dort ankommen, wo sie hingehören. Dazu mehr.
05
Wer gibt diese Rechnung eigentlich frei?
Für Eingangsrechnungen läuft eine Freigabe: Wer welche Rechnungen prüft, ist je Kategorie und Firma hinterlegt; eine Rechnung geht erst nach der Freigabe zur Zahlung, und jeder Schritt bleibt in der Historie. Drei Tage vor Fälligkeit klopft die Erinnerung an — verfallenes Skonto ist teurer als der ganze Aufwand. Zum Steuerbüro geht es als DATEV-Stapel. Dazu mehr.
06
Der Entwurf steht, bevor Sie anfangen
Angebotstext, Kundenmail, Stellungnahme — als Entwurf aus Ihrem eigenen Wissen, mit Quellenangabe. Sie ändern, was nicht passt, statt vor dem leeren Blatt zu sitzen. Dazu mehr.
07
Neue Leute brauchen ein halbes Jahr
Wer eingearbeitet wird, fragt das System statt die Kollegin — und bekommt die Antwort aus den Unterlagen des Hauses, nicht aus einem allgemeinen Modell. Dazu mehr.
08
Dieselbe Frage, dreißigmal im Monat
Ein Assistent auf Ihrer Webseite beantwortet die wiederkehrenden Fragen von Kunden und Bewerbern — ausschließlich aus einem Ordner, den Sie freigeben, nicht aus dem Internet. Was er nicht weiß, führt über ein Formular zu Ihnen. Alle Fragen laufen in ein Prüf-Postfach: Sie sehen, wonach gesucht wird und wo eine Auskunft auf Ihrer Seite fehlt. Eingebunden wird er mit einem Schnipsel Code. Dazu mehr.
09
Die Kollegin ist beim Kunden, die Unterlage im Büro
Für unterwegs gibt es die iPhone-App: nachsehen, was vereinbart wurde, Zeiten buchen, Belege abfotografieren. Das Gerät wird einmal per QR-Code gekoppelt — ohne VPN und ohne offenen Port an Ihrem Server. Der Code gilt fünf Minuten, jedes Gerät bleibt in der Verwaltung sichtbar und lässt sich sperren. Die Verbindung läuft verschlüsselt über einen Vermittlungsdienst von uns; die Inhalte sieht er nicht. Dazu mehr.
10
Wenn der Meier geht, weiß das keiner mehr
Was in Köpfen und auf persönlichen Laufwerken liegt, wird auffindbar, bevor es das Haus verlässt. Der beste Zeitpunkt dafür ist lange vor der Kündigung. Dazu mehr.
Worauf es ankommt
Drei Dinge, die den Unterschied machen.
Jede Antwort mit Quelle
ZAjONiC nennt das Dokument, aus dem eine Aussage stammt, und springt auf Klick an die Stelle im Original. Damit ist eine Antwort nachprüfbar, statt geglaubt werden zu müssen — der Unterschied zwischen einem Auskunftssystem und einem Chatbot.
Ihre Ablage bleibt Ihre Ablage
Laufwerke werden ausschließlich lesend eingebunden. Es entsteht keine zweite Ablage, die gepflegt werden müsste, und niemand muss seine gewohnten Ordner verlassen. Neues wird von selbst nachgezogen.
Rechte wie am Dateiserver
Freigeschaltet wird pro Gruppe. Wer auf ein Laufwerk keinen Zugriff hat, sieht dessen Inhalte auch nicht in einer KI-Antwort. Das ist die Frage, die im ersten Gespräch mit der Geschäftsführung kommt — und die schnellste Antwort darauf.
Angemeldet wird mit dem Firmenkonto. Über Entra ID oder Keycloak — kein zweites Passwort, keine zweite Benutzerliste. Ihre bestehenden Gruppen werden auf die Gruppen hier abgebildet, und wer das Unternehmen verlässt, verliert den Zugang dort, wo Sie ihn ohnehin sperren. Wer lieber ohne beginnt, meldet sich weiter mit E-Mail und Passwort an — beides steht nebeneinander.
Klare Verhältnisse
Wer was übernimmt.
Damit Sie vom ersten Termin an wissen, woran Sie sind — und was neben ZAjONiC weiterläuft wie bisher.
Ihr ERP bleibt das führende System — ZAjONiC macht es befragbar.
Warenwirtschaft, Produktionsplanung und Buchhaltung bleiben, wo sie sind. ZAjONiC bindet sie lesend an, sodass sich Bestände, Aufträge und Belege in normalen Worten abfragen lassen, ohne dass jemand in vier Masken nachsieht.
Eine Aktenführung, die einer Prüfung standhält — das Testat vergibt Ihr Prüfer.
Aktenplan, Versionen, Änderungsprotokoll, Aufbewahrungsfristen, Löschnachweis und PDF/A sind da. Was eine Zertifizierung darüber hinaus verlangt, hängt auch daran, wie in Ihrem Haus damit gearbeitet wird. Das Werkzeug liefern wir — die Bescheinigung stellt Ihr Prüfer aus.
Die Antworten stammen aus Ihren Unterlagen — mit der Quelle daneben.
Das ist der entscheidende Unterschied zu einem allgemeinen Chatbot: Es wird nichts erfunden. Es heißt aber auch, dass ein veralteter Stand in Ihren Unterlagen genauso wieder herauskommt. Deshalb steht unter jeder Antwort, worauf sie beruht — mit Sprung ins Original, sodass Sie es in Sekunden prüfen können.
Verträge und Belege werden gelesen — bewertet werden sie von Ihnen und Ihren Beratern.
ZAjONiC bringt zusammen, was in den Unterlagen steht, und findet die Stelle, auf die es ankommt. Die Entscheidung, was daraus folgt, bleibt bei Ihnen, Ihrem Steuerbüro und Ihrem Anwalt.
Ihre Anregung
Wonach wird bei Ihnen ständig gesucht?
Wir bauen ZAjONiC entlang echter Häuser, nicht entlang von Produktideen. Wenn bei Ihnen eine Arbeit jede Woche wiederkommt und niemandem Freude macht, erzählen Sie sie uns. Wir sagen Ihnen offen, ob wir das heute können, ob wir es bauen würden oder ob eine andere Software besser passt.
- Eine Auskunft, die nur ein Kollege geben kann
- Angebote, die jedes Mal neu zusammengesucht werden
- Ein Posteingang, den niemand mehr sortiert
- Wissen, das mit der nächsten Rente verschwindet
Häufige Fragen
Was Unternehmen zuerst fragen.
Was bringt KI einem mittelständischen Unternehmen?
Vor allem Zugriff auf das eigene Wissen. Fragen lassen sich in normalen Worten an die eigenen Dokumente stellen, mit Quellenangabe zurück ins Original. Dazu kommen ein vorsortierter Posteingang mit Antwortentwürfen, die Erfassung eingehender Belege statt Abtippen, Textentwürfe für Angebote und Kundenmails sowie die Sicherung von Wissen, bevor jemand das Haus verlässt. Alles läuft auf dem eigenen Server.
Müssen wir unsere Dateien dafür umziehen?
Nein. Netzlaufwerke werden ausschließlich lesend eingebunden — es wird nichts kopiert und nichts verschoben. Die Ordnerstruktur, die über Jahre gewachsen ist, bleibt bestehen. Neues und Geändertes zieht ZAjONiC im eingestellten Intervall selbst nach.
Sieht dann jeder Mitarbeiter alles?
Nein. Rechte werden wie bei einem Dateiserver an Gruppen vergeben. Wer auf ein Laufwerk keinen Zugriff hat, bekommt dessen Inhalte auch nicht in einer KI-Antwort zu sehen. Eine angebundene Quelle ist keine offene Quelle.
Woher weiß ich, dass eine Antwort stimmt?
Weil jede Antwort ihre Quelle mitbringt und auf Klick an die Stelle im Originaldokument springt. Das ist der Unterschied zu einem allgemeinen Chatbot: Sie prüfen die Aussage am Beleg, statt sie glauben zu müssen. Steht in Ihren Unterlagen etwas Veraltetes, kommt es allerdings genauso wieder heraus.
Wie fangen wir an, ohne ein Großprojekt daraus zu machen?
Mit einem Bereich, in dem der Schmerz am größten ist — meist ist das entweder die Dokumentensuche oder der Posteingang. Ein Laufwerk anbinden, eine Abteilung freischalten, vier Wochen arbeiten lassen. Was danach dazukommt, greift auf dieselben Daten und dieselben Rechte zu; es ist dasselbe Produkt.
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir uns anders entscheiden?
Sie nehmen sie mit. Alle Inhalte lassen sich als vollständiger Abzug herunterladen, Belege als PDF und ZUGFeRD, Listen als CSV. Die Datenbank läuft auf Ihrem Server. Wir halten Sie nicht über die Frage, wie teuer ein Ausstieg wäre — sondern darüber, dass die Arbeit leichter wird.
Nehmen wir eine Frage, die bei Ihnen ständig gestellt wird.
Kein Produktvortrag — wir sehen uns an, wo die Antwort bei Ihnen liegt und wie lange das Suchen dauert.