„Der Vorgang liegt in drei Ordnern, und niemand weiß, welcher der aktuelle ist.“
Der Vorgang zum Bauantrag liegt an vier Stellen: im Postkorb der Sachbearbeiterin, in einem Ordner auf dem Laufwerk, als Papierakte im Regal und als Anhang in einer weitergeleiteten Mail. Welche Fassung der Stellungnahme gilt, weiß nur, wer dabei war. Und wenn in acht Jahren jemand fragt, warum damals so entschieden wurde, beginnt die Suche von vorn — falls die Unterlagen dann überhaupt noch da sind.
Mitgeliefert wird die kommunale Systematik von 0 bis 9, damit sofort gearbeitet werden kann; Ihren eigenen Plan importieren Sie als CSV. Die Aufbewahrungsfristen bleiben in der Vorlage bewusst leer — die setzt Ihr Haus nach der eigenen Fristenordnung, denn eine geratene Vorgabe, die unbemerkt greift, wäre gefährlicher als keine.
Vierundzwanzig sind vorbereitet, von der Baugesuchsakte über die Grab- und Kita-Aufnahmeakte bis zur Wohngeldakte — jede mit ihren eigenen Feldern. Was fehlt, legen Sie im Designer selbst an. Personalakten und andere heikle Bereiche kommen in vertrauliche Äste, die für alle anderen schlicht nicht existieren.
Aus einem vorhandenen Dokumentenmanagement über die Bestandsübernahme, über xdomea aus anderen Systemen, oder direkt aus gewachsenen Ordnerstrukturen: Unterordner werden Vorgänge, Dateien werden Schriftstücke. Das ist erfahrungsgemäß der Teil, an dem Einführungen scheitern — deshalb liegt dort die meiste Arbeit.
Solange Sie zweigleisig fahren, wird die Papierakte als eigenes Objekt geführt: wo sie steht, wer sie hat, wann sie zurück muss. Etiketten tragen das Aktenzeichen als QR-Code, und der Stapelscan liest es beim Einscannen wieder aus — die Seiten landen in der richtigen Akte, ohne dass jemand sortiert.
Umlauf mit paralleler Mitzeichnung, Vertretung bei Urlaub, Eskalation bei Überfälligkeit, wiederkehrende Wiedervorlagen. Gesucht wird über den ganzen Bestand — Aktenzeichen, Beteiligte, Inhalt, mit Synonymen für Verwaltungsbegriffe. Und in der offenen Akte fragen Sie in normalen Worten, was drinsteht.
Läuft die Frist ab, wird die E-Akte dem Archiv angeboten — in Baden-Württemberg nach § 12 Absatz 2 Landesarchivgesetz Pflicht. Der Archivar bewertet, Archivwürdiges geht als xdomea-Paket über, der Rest wird vernichtet und vorher im Löschnachweis festgehalten.
Nicht als Funktionsliste, sondern als Vorgang — so, wie er in einem Rathaus tatsächlich durchläuft. Jede Station gibt es heute; nichts davon ist geplant oder in Arbeit.
Ein Bauantrag liegt im Briefkasten, die Statik kommt per Mail. Der Posteingang erfasst beides, erkennt, worum es geht, und schlägt die Ablage vor. Aus dem Vorschlag wird mit einem Klick eine E-Akte der Art „Baugesuch" — Aktenzeichen 632.10/47/2026, angelegt in unter einer Minute.
Die eingereichten Pläne sind auf Papier und bleiben es. Die Registratur bekommt einen Eintrag: Regal 4, Fach C. Das Etikett trägt das Aktenzeichen als QR-Code. Wer die Akte später herausnimmt, wird als Ausleiher vermerkt — die Frage „wer hat die eigentlich?" ist damit erledigt.
Der Vorgang geht in den Umlauf: Bauamt, Tiefbau, Untere Naturschutzbehörde, Kämmerei. Weil alle vier dieselbe Reihenfolge haben, sind sie gleichzeitig dran statt nacheinander. Die Kollegin im Tiefbau ist in Urlaub — ihre hinterlegte Vertretung übernimmt automatisch, ohne dass jemand nachfragen muss.
Das Planungsbüro soll sich zur Entwässerung äußern. Statt Dateien per Mail zu verschicken, entsteht ein Projektraum: ein Link auf genau diesen Vorgang, gültig bis zum Monatsende, jederzeit widerrufbar. Das Büro sieht die Unterlagen, lädt seine Stellungnahme hoch — ohne Benutzerkonto, ohne Zugriff auf irgendetwas anderes.
Die Vorlage der Aktenart zieht sich Aktenzeichen, Bauherrin und Anschrift aus der Akte. Der Bescheid wird förmlich zugestellt und landet im Postausgangsbuch — mit Datum, Empfänger und Versandart. Als der Rückschein zurückkommt, wird er dort vermerkt. Genau die Angabe, nach der im Widerspruchsverfahren gefragt wird.
Ein Nachbar beschwert sich, die zuständige Kollegin ist längst in einem anderen Amt. Die Suche über den ganzen Bestand findet die Akte über den Namen der Bauherrin. In der geöffneten Akte reicht die Frage in normalen Worten — die Antwort kommt mit dem Schriftstück, aus dem sie stammt. Kein Blättern in zweihundert Blatt.
Die E-Akte taucht in der Fristenübersicht auf. Sie wird dem Archiv angeboten — nach § 12 Absatz 2 Landesarchivgesetz BW ist das keine Höflichkeit, sondern Pflicht. Der Archivar bewertet sie als archivwürdig, die Übergabe erfolgt als xdomea-3.0.0-Paket. Wäre sie kassabel gewesen, stünde vor der Vernichtung ein Eintrag im Löschnachweis.
Sieben Stationen, ein Aktenzeichen, kein einziger Ordner auf einem Laufwerk. Und an keiner Stelle musste jemand überlegen, wo die aktuelle Fassung liegt.
Die drei werden im Gespräch oft in einen Topf geworfen. Der Unterschied zeigt sich nicht am ersten Tag, sondern beim ersten Widerspruch, beim ersten Personalwechsel und beim ersten Anruf des Archivs.
| Frage | Ordner auf dem Laufwerk | Dokumentenablage mit Suche | E-Akte (ZAjONiC) |
|---|---|---|---|
| Wie heißt der Vorgang? | Ein Ordnername, den jemand vergeben hat | Ein Titel und Schlagworte | Ein Aktenzeichen nach Aktenplan — 632.10/47/2026 |
| Welche Fassung gilt? | Die mit „final_v3_neu" im Namen | Meist die zuletzt hochgeladene | Die aktuelle Version; alle früheren bleiben nachvollziehbar erhalten |
| Wer hat was geändert? | Das Änderungsdatum der Datei | Wer hochgeladen hat | Ein Protokoll über jede Änderung an der E-Akte |
| Wer darf hineinsehen? | Rechte am Ordner | Rechte am Bereich | Rechte je Aktenplan-Ast, vertrauliche Äste für Personalakten, Rechte bis aufs Einzeldokument |
| Wie geht der Vorgang durchs Haus? | Als Mail mit Anhang | Als Freigabe-Aufgabe | Umlauf mit paralleler Mitzeichnung, Vertretung und Eskalation |
| Was ist rausgegangen? | Steht im Postausgang des Absenders | In der Regel gar nichts | Postausgangsbuch an der E-Akte, mit Rückschein-Verfolgung |
| Wann wird gelöscht? | Wenn jemand aufräumt | Nach einer Regel, falls eingerichtet | Nach der Aufbewahrungsfrist — mit Anbietung ans Archiv und Bewertung davor |
| Und dann? | Der Ordner ist weg | Der Eintrag ist weg | Übergabe als xdomea-Paket oder Vernichtung mit Löschnachweis |
| Kommen wir wieder heraus? | Dateien ja, Zusammenhänge nein | Export je nach Anbieter | xdomea 3.0.0 hinein und hinaus, dazu der vollständige Abzug |
Die mittlere Spalte ist kein Strohmann — sie beschreibt, was viele Häuser heute betreiben und was für einen Teil der Aufgaben auch völlig ausreicht. Der Unterschied wird erst dort teuer, wo Fristen, Nachweise und das Archiv ins Spiel kommen.
Alle sind Teil desselben Systems — Sie kaufen sie nicht einzeln dazu.
Aktenführung nach Aktenplan — vom Aktenzeichen bis zur Abgabe ans Archiv: Akten, Vorgänge und Schriftstücke mit Versionen, Rechte je Aktenplan-Ast und vertrauliche Bereiche für Personalakten, Fristen mit Anbietung und Löschnachweis, Umlauf mit Vertretung und Mitzeichnung, Papier-Registratur mit QR-Etiketten, Fragen direkt an den Akteninhalt. Vierundzwanzig Aktenarten sind vorbereitet, der Altbestand lässt sich übernehmen.
Mehr dazu →Ein eigenes Postfach, ein überwachter Ordner, der Upload — was hereinkommt, wird erfasst, von der KI einsortiert und nach Firma, Jahr, Monat und Kategorie abgelegt. Eingangsrechnungen laufen zusätzlich über eine Freigabe und als DATEV-Stapel ans Steuerbüro.
Mehr dazu →Fragen in normalen Worten stellen — ZAjONiC durchsucht den gesamten Wissensbestand und antwortet, mit Quelle und Sprung ins Originaldokument.
Mehr dazu →Besprechungen aufnehmen, automatisch transkribieren, Sprecher erkennen und als strukturiertes KI-Protokoll mit Aufgaben ablegen. Verschriftlicht wird wahlweise komplett auf Ihrem eigenen Server oder europäisch über Mistral — Sie entscheiden, ob die Aufnahme das Haus verlässt.
Mehr dazu →Dokumente ablegen und per Frage wiederfinden — gefunden wird über den Inhalt, nicht über den Dateinamen.
Mehr dazu →Läuft auf dem eigenen Server, im eigenen Haus. Rechte je Ordner und Gruppe, Anonymisierung, KI-Register und Prüfprotokoll für den EU AI Act.
Mehr dazu →Eine Akte anzulegen kann jede Software. Eine E-Akte zu führen ist etwas anderes. Die folgenden acht Punkte sind das, was danach kommt — und woran Einführungen scheitern, wenn sie fehlen.
Die kommunale Systematik von 0 bis 9 ist mitgeliefert, damit ab dem ersten Tag gearbeitet werden kann. Ihren eigenen Plan importieren Sie als CSV, danach ist der Baum frei änderbar. Die Aufbewahrungsfristen bleiben in der Vorlage leer — die setzt Ihr Haus nach der eigenen Fristenordnung. Eine geratene Vorgabe, die unbemerkt greift, wäre gefährlicher als gar keine.
Baugesuch, Bebauungsplan, Beschwerde, EDV-Bestand, Ehrung, Fahrzeug, Förderung, Fund, Gewerbe, Grab, Hundesteuer, Inventar, Kita-Aufnahme, Liegenschaft, Nutzungsüberlassung, Ordnungswidrigkeit, Personal, Stellenbesetzung, Unterhaltsvorschuss, Vergabe, Vertrag, Wohngeld, Genehmigung, Gerät. Die Grabakte fragt anderes ab als das Baugesuch — weitere Arten legen Sie im Designer selbst an.
Ein vertraulicher Ast erscheint für nicht berechtigte Gruppen in keiner Liste und in keinem Suchergebnis. Das ist ein Unterschied: Ein gesperrter Ordner verrät, dass es ihn gibt. Wo in einer sonst offenen Akte ein einzelnes Schriftstück geschützt gehört, lassen sich Rechte bis auf das Dokument vergeben.
Mitzeichnung nacheinander oder parallel, hinterlegte Vertretung bei Abwesenheit, Eskalation an den Ersteller bei Überfälligkeit. Wiedervorlagen dürfen sich wiederholen — für die jährliche Prüfung der Spielgeräte oder die Nachschau bei einer Auflage. Nichts bleibt liegen, weil jemand im Urlaub ist.
Gesucht wird über den gesamten Bestand: Aktenzeichen, Beteiligte, Schlagworte und der Inhalt der Schriftstücke, auch in eingescannten Unterlagen. Eine Synonymliste für Verwaltungsbegriffe ist mitgeliefert — „KFZ" findet Kraftfahrzeug; eigene Paare ergänzen Sie selbst. In der offenen Akte fragen Sie in normalen Worten und bekommen die Quelle dazu.
Standort, Ausleihe und Rückgabetermin werden geführt. Etiketten tragen das Aktenzeichen als QR-Code, und der Stapelscan liest es beim Einscannen wieder aus — die Seiten landen in der richtigen Akte, ohne dass jemand sortiert. Das ist die versteckte Arbeit, die beim Umstieg sonst niemand einplant.
Bestandsübernahme aus vorhandenen Dokumentenmanagement-Systemen, xdomea aus anderen Systemen, oder direkt aus gewachsenen Ordnerstrukturen: Unterordner der ersten Ebene werden Vorgänge, Dateien werden Schriftstücke, tiefere Ebenen wandern als Pfad in den Dateinamen. Der Umstieg ist das eigentliche Hindernis — deshalb liegt genau hier die meiste Arbeit.
Die Verfahrensdokumentation entsteht auf Knopfdruck — aus den tatsächlichen Einstellungen Ihrer Installation: Aktenplan, Fristen, Rechte, Lebenszyklus. Nicht aus einer Vorlage, in der später jemand die Namen tauscht. Dazu das Änderungsprotokoll je Akte, der exportierbare Löschnachweis und PDF/A für die Langzeitspeicherung.
Der Nutzen einer E-Akte zeigt sich weniger an dem, was neu dazukommt, als an dem, was aufhört. Diese Handgriffe verschwinden aus dem Arbeitstag:
Damit Sie es vorher wissen und nicht hinterher.
Die Bausteine sind da: Schriftstücke werden versioniert, jede Änderung landet im Protokoll, vor jeder Löschung entsteht ein Nachweis in einer Tabelle, an die nur angefügt werden kann, und für die Langzeitspeicherung gibt es PDF/A. Ob Ihre konkrete Installation die Anforderungen Ihrer Prüfung erfüllt, hängt aber auch an Ihrer Organisation, Ihrer Fristenordnung und Ihrem Betrieb. Das kann keine Software zusagen, und wir tun es nicht — was wir liefern, ist das Werkzeug und die Verfahrensdokumentation dazu, erzeugt aus Ihren tatsächlichen Einstellungen.
Ja, und das ist Absicht. Wir schreiben Aussonderungspakete nach xdomea 3.0.0 und lesen sie auch wieder ein — der Export ist als Umkehrung des eigenen Importers gebaut, damit lesbar bleibt, was wir schreiben. Wer seine Akten in ein System gibt, aus dem sie nicht wieder herauskommen, begibt sich in eine Abhängigkeit, die Jahrzehnte hält. Genau das wollen wir nicht.
Vielleicht gar nicht — wenn Ihre Aktenführung läuft, ist das kein Grund. Der Unterschied liegt woanders: Bei uns steht die E-Akte nicht allein, sondern neben dem Wissen des Hauses, dem Posteingang, dem Protokollassistenten und einer KI, die aus alldem Auskunft gibt. Und falls Sie doch wechseln: Die Bestandsübernahme ist da, gerade weil wir wissen, dass niemand bei null anfängt.
Die gehören in einen vertraulichen Ast. Der ist für nicht berechtigte Gruppen unsichtbar — nicht gesperrt, sondern in Listen und Suchergebnissen schlicht nicht vorhanden. Wo in einer sonst offenen Akte ein einzelnes Schriftstück geschützt gehört, lassen sich Rechte bis auf das Dokument vergeben.
Rechnen Sie damit. Ein System, das protokolliert, wer wann welche E-Akte bearbeitet hat, ist objektiv geeignet, Verhalten und Leistung zu erfassen — darauf kommt es an, nicht auf Ihre Absicht. Das Protokoll ist für die Nachvollziehbarkeit der Akte da und nicht für Auswertungen über Personen; das gehört aber in die Vereinbarung geschrieben und nicht mündlich zugesichert. Wir stellen zusammen, was Ihr Gremium dafür braucht.
Nein. Ladung, Tagesordnung mit Abstimmungsergebnis und Beschlusskontrolle bleiben Sache Ihres Sitzungsdienstes. Was wir können: die Unterlagen aus dem Ratsinformationssystem übernehmen, damit sie durchsuchbar sind und in der Akte liegen — und aus der Sitzung ein Protokoll erzeugen. Die Sitzung selbst verwalten wir nicht.
Dafür gibt es den Projektraum: ein Link auf genau einen Vorgang, mit Ablauffrist und jederzeit widerrufbar. Das Büro sieht die Unterlagen und lädt seine Stellungnahme hoch — ohne Benutzerkonto und ohne Zugriff auf den Rest. Das ersetzt kein Beteiligungsportal, ist aber allemal besser als ein Ordner in einer fremden Cloud.
Das hängt fast vollständig am Altbestand und am Aktenplan, kaum an der Software. Ein Fachbereich, der mit einem sauberen Plan und einem überschaubaren Bestand startet, arbeitet nach wenigen Tagen produktiv. Ein Haus, das erst noch entscheiden muss, welche Fristen gelten und was aus zwanzig Jahren Laufwerk mitkommt, braucht Monate — die aber ohnehin fällig wären.
Die Akte ist kein abgeschlossener Bereich: Was in ihr liegt, gehört zum durchsuchbaren Wissen des Hauses — mit denselben Rechten. Der Posteingang legt Eingehendes gleich richtig ab, aus einer Sitzung wird ein Protokoll an der Akte, und die Frage „was haben wir damals eigentlich beschlossen?" beantwortet dieselbe KI, die auch den Rest Ihrer Unterlagen kennt.
Alles läuft in ZAjONiC — ein Server, eine Anmeldung, ein Rechtekonzept, ein Wissensbestand. Was Ihnen fehlt, wird als weiterer Baustein ergänzt: nicht als zweites Produkt, sondern als Aufsatz auf allem, was schon steht.
Wir zeigen Ihnen das unverbindlich und ohne Vorbereitung Ihrerseits. Wenn Sie erst sortieren wollen, wo KI bei Ihnen überhaupt wirkt, fangen wir mit der Prozessanalyse an.