Ein Mitschreiber für Besprechungen
Sie nehmen das Gespräch auf — oder laden ein vorhandenes Transkript. ZAjONiC verschriftlicht alles und erkennt automatisch, wer gesprochen hat. Auf Wunsch, ohne dass die Aufnahme das Haus verlässt.
Meeting-Protokoll · Office
Sie reden mit. Das Protokoll entsteht nebenbei.
Wer protokolliert, kann nicht mitdiskutieren — und wer mitdiskutiert, schreibt schlecht mit. Nehmen Sie die Sitzung stattdessen auf: ZAjONiC verschriftlicht sie, erkennt die Sprecher und legt Ihnen die fertige Niederschrift zur Freigabe vor. Auf Wunsch vollständig auf Ihrem eigenen Server — die Aufnahme verlässt das Haus dann nicht.
Einfach erklärt
Wie entsteht ein Sitzungsprotokoll mit KI?
Sie zeichnen die Besprechung auf; nach dem Beenden verschriftlicht ZAjONiC die Aufnahme, unterscheidet die Sprecher und erzeugt daraus das Protokoll in der Form, die Sie brauchen — Ergebnis-, Verlaufs- oder Beschlussprotokoll. Der Wortlaut bleibt daneben stehen, sodass strittige Stellen nachprüfbar sind, und freigegeben wird von einem Menschen. Wo verschriftlicht wird, entscheiden Sie: entweder vollständig auf Ihrem eigenen Server, ohne dass die Aufnahme das Haus verlässt, oder über Mistral, einen französischen Anbieter unter europäischem Recht.
Aus Gerede wird ein Protokoll
Aus dem Gesprächsverlauf entsteht ein kompaktes Protokoll: Worum ging es, was wurde beschlossen, wer macht was bis wann.
Kein Mitschreiben mehr
Sie können sich aufs Gespräch konzentrieren. Das Ergebnis ist sofort fertig, nachvollziehbar und lässt sich im Team ablegen.
Schritt für Schritt
So läuft es ab.
Von der Aufnahme bis zum abgelegten Wissen — in vier einfachen Schritten.
1
Aufnehmen oder laden
Nehmen Sie die Besprechung auf und beenden Sie die Aufnahme — die Verschriftlichung läuft danach im Hintergrund, auch bei mehrstündigen Sitzungen. Alternativ laden Sie ein fertiges Transkript.
2
Prüfen & kontrollieren
Sehen Sie sich alles an: Stimmen die Sprecher? Wer hat was gesagt? Korrigieren Sie Namen und Passagen mit wenigen Klicks.
3
Protokoll wählen
Wählen Sie die passende Vorlage — Ergebnis-, Verlaufs- oder Beschlussprotokoll und mehr. Eigene Vorlagen lassen sich beliebig ergänzen.
4
Ablegen & teilen
Legen Sie es beim Kunden, in einem Ordner oder im Wissen ab — und rufen es jederzeit per Chat ab oder senden es direkt an die Teilnehmer.
Die Frage, die im Personalrat kommt
Wohin geht die Aufnahme?
Der Mitschnitt einer Sitzung gehört zum Heikelsten, was ein Haus aus der Hand gibt. Deshalb entscheiden Sie, wo verschriftlicht wird — nicht wir.
Komplett auf Ihrem Server
Ein Spracherkenner läuft direkt bei Ihnen mit und arbeitet die Aufnahmen ab. Kein Schlüssel, kein Konto, keine Leitung nach außen — auch die Erkennung, wer gerade gesprochen hat, passiert im Haus. Das funktioniert auf gewöhnlichen Servern ohne Grafikkarte: Eine Stunde Aufnahme ist in etwa sechs bis zwölf Minuten verschriftlicht. Für Installationen ohne Internetzugang lässt sich das Sprachmodell vorab einspielen.
Über Mistral in Frankreich
Wenn im Haus keine Rechenleistung dafür frei ist, übernimmt Mistral — ein französischer Anbieter, der europäischem Recht unterliegt. Das ist der pragmatische Weg für Häuser, die nicht extra Hardware stellen wollen, und in jedem Datenschutzgespräch leichter zu vertreten als ein Dienst aus den USA.
Eine Einstellung, kein Umbau
Der Weg wird einmal je Installation gewählt und ist jederzeit umstellbar — die Oberfläche zeigt an, welcher gerade aktiv ist und ob der lokale Erkenner bereit steht. Für eine besonders heikle Sitzung auf den lokalen Weg wechseln und danach zurück: Das ist eine Einstellung, keine neue Installation.
| Auf Ihrem Server | Über Mistral | |
|---|---|---|
| Wohin geht die Tonaufnahme? | nirgendwohin — sie bleibt im Haus | zur Verschriftlichung nach Frankreich und zurück |
| Rechtsraum | Ihr eigener | EU, französischer Anbieter |
| Zugangsdaten nötig? | nein, kein Schlüssel, kein Konto | ja, ein Schlüssel beim Anbieter |
| Grafikkarte nötig? | nein, rechnet auf dem Hauptprozessor | nein, rechnet beim Anbieter |
| Tempo je Stunde Aufnahme | etwa 6 bis 12 Minuten | schneller, abhängig von der Leitung |
| Sprecher werden unterschieden | ja, ebenfalls im Haus | ja |
| Ohne Internetzugang nutzbar | ja, Sprachmodell vorab einspielbar | nein |
Protokoll, Aufnahme und Ablage liegen in beiden Fällen bei Ihnen. Der Unterschied betrifft ausschließlich den Weg der Verschriftlichung.
So sieht es aus
Vom Gespräch zum Protokoll.
Ein Beispiel mit erfundenen Daten — links das geprüfte Transkript mit erkannten Sprechern, rechts das fertige Protokoll.
Sprecher A
Lassen wir den Termin für die Messe auf den 12. April fixieren?
Sprecher B
Ja, der passt. Ich kümmere mich um die Standanmeldung.
Sprecher A
Gut. Budget bleibt wie besprochen bei 8.000 Euro.
Beschlüsse
- Messetermin: 12. April
- Budget bestätigt: 8.000 €
Aufgabe
Standanmeldung — Sprecher B, bis 20. März
Als To-dos für das Team übernehmen
Ein Klick — und aus jeder Aufgabe wird ein To-do beim richtigen Mitarbeiter. Jeder weiß sofort, was zu tun ist.
Ihre Wahl
Welches Protokoll darf es sein?
Wählen Sie aus fertigen Vorlagen — je nachdem, worauf es ankommt. Und falls Sie etwas Eigenes brauchen: jede Vorlage lässt sich beliebig anpassen oder neu anlegen.
Ergebnisprotokoll Verlaufsprotokoll Beschlussprotokoll Aufgabenliste & To-dos Kurz-Zusammenfassung Kundengespräch / CRM-Notiz Eigene Vorlage — beliebig erweiterbar
Danach
Aufgaben verteilen, ablegen, versenden.
Das fertige Protokoll bleibt nicht liegen — es wird zu Aufgaben, wandert dorthin, wo Sie es brauchen, und ist jederzeit wieder griffbereit.
To-dos mit einem Klick
Aus den Aufgaben im Protokoll werden per Mausklick echte To-dos — automatisch dem richtigen Mitarbeiter zugewiesen. Jeder weiß sofort, was er zu tun hat.
Dort ablegen, wo es hingehört
Hängen Sie das Protokoll an einen Kunden, legen Sie es in einen Ordner oder direkt ins ZAjONiC-Wissen — strukturiert und auffindbar.
Per Chat wieder abrufen
Fragen Sie später einfach: „Was wurde im Projektstart beschlossen?" ZAjONiC findet das Protokoll und antwortet aus dem abgelegten Wissen.
An die Teilnehmer mailen
Versenden Sie das Protokoll mit einem Klick an alle Teilnehmer — direkt aus ZAjONiC, ohne Umweg über ein anderes Programm.
Im Überblick
Meeting-Protokoll im Einsatz.
Im Alltag
Wo das den Unterschied macht.
Drei Sitzungen, die es in jedem Haus gibt — und was danach anders ist.
Die Ratssitzung am Dienstagabend
Drei Stunden, elf Tagesordnungspunkte, und die Niederschrift muss beschlussgenau sein. Statt am Mittwoch den ganzen Vormittag nachzuarbeiten, lesen Sie einen fertigen Entwurf gegen — mit dem Wortlaut daneben, falls jemand nachfragt. Und die Aufnahme muss dafür nicht einmal das Rathaus verlassen.
Das Gespräch, bei dem Sie mitreden müssen
Bei Personal-, Vergabe- oder Verhandlungsterminen ist der Protokollführer genau die Person, die eigentlich mitdenken sollte. Hier kann sie das — und niemand muss hinterher rekonstruieren, wer was zugesagt hat.
Die Frage ein Jahr später
„Was haben wir damals eigentlich zum Gehweg beschlossen?" — statt Ordner zu durchsuchen, stellen Sie die Frage und bekommen die Stelle aus dem abgelegten Protokoll. Der Nutzen entsteht also nicht am Sitzungstag, sondern jedes Mal danach.
Wofür man das braucht
Dieses Modul steckt in diesen Lösungen.
Module sind Bausteine. Interessanter ist meist, was dabei herauskommt — hier steht, wofür dieses eingesetzt wird.
„Protokolle schreiben dauert ewig.“
Sitzungsprotokolle, ohne die Nacharbeit am Abend
Aufnehmen, und am Ende steht das Protokoll — inklusive der Aufgaben, die daraus entstehen.
Zur Lösung →„Bei uns ist viel Wissen in Rente gegangen.“
Wissen sichern, bevor jemand in Rente geht
Das, was nur einer weiß, festhalten — solange man ihn noch fragen kann.
Zur Lösung →„Der Vorgang liegt in drei Ordnern, und niemand weiß, welcher der aktuelle ist.“
Die E-Akte führen — vom Aktenzeichen bis zur Abgabe ans Archiv
Die E-Akte nach Aktenplan statt Ordner auf dem Laufwerk: mit Aktenzeichen, Fristen, Umlauf und einem sauberen Weg ins Archiv — der Altbestand kommt mit.
Zur Lösung →Häufige Fragen
Fragen zu Meeting-Protokoll.
Kann KI ein Sitzungsprotokoll automatisch erstellen?
Ja. Sie zeichnen die Sitzung auf, ZAjONiC verschriftlicht die Aufnahme, unterscheidet die Sprecher und erzeugt daraus das Protokoll in der gewünschten Form — Ergebnis-, Verlaufs- oder Beschlussprotokoll. Der Wortlaut bleibt daneben erhalten, sodass strittige Stellen nachprüfbar sind. Freigegeben wird das Protokoll von einem Menschen; zugesagte Punkte lassen sich als Aufgaben übernehmen.
Verlässt die Tonaufnahme unser Haus?
Das entscheiden Sie. ZAjONiC kann die Verschriftlichung vollständig auf Ihrem eigenen Server erledigen — mit einem lokalen Spracherkenner, der ohne Schlüssel, ohne Konto und ohne Verbindung nach außen arbeitet; auch die Unterscheidung der Sprecher läuft dann im Haus. Wer diese Rechenleistung nicht stellen möchte, lässt über Mistral verschriftlichen, einen französischen Anbieter unter europäischem Recht. In beiden Fällen bleiben Protokoll und Ablage bei Ihnen; nur im zweiten Fall geht die Tonspur zur Verschriftlichung nach Frankreich und wieder zurück.
Brauchen wir für die lokale Transkription eine Grafikkarte?
Nein. Der lokale Spracherkenner ist auf gewöhnliche Server ohne Grafikkarte ausgelegt und rechnet auf dem Hauptprozessor: Eine Stunde Aufnahme ist in ungefähr sechs bis zwölf Minuten verschriftlicht. Das Sprachmodell wird einmalig geladen und belegt rund anderthalb Gigabyte; für Installationen ohne Internetzugang lässt es sich vorab einspielen.
Wie lange darf eine Sitzung sein?
Auch mehrstündige Sitzungen sind kein Problem. Lange Aufnahmen werden bereits während der Aufzeichnung in Abschnitte geteilt, nacheinander verschriftlicht und wieder zusammengeführt. Die Verarbeitung läuft im Hintergrund, Sie müssen das Fenster nicht offen halten.
Erkennt das System, wer gerade spricht?
Ja. Die Sprecher werden unterschieden und lassen sich benennen, sodass im Protokoll steht, wer was gesagt hat. Das gilt für beide Wege — auch bei der Verschriftlichung auf dem eigenen Server läuft die Sprechertrennung im Haus.
Wer darf die Aufnahme hören?
Nur wer die Berechtigung dafür hat. Aufnahme und Protokoll liegen auf Ihrem Server, die Rechte vergeben Sie wie bei jedem anderen Ordner. Nach dem fertigen Protokoll lässt sich die Aufnahme wieder entfernen.
Müssen wir die Aufzeichnung ankündigen?
Ja, das gehört sich und ist rechtlich geboten. Technisch ist alles vorbereitet; ob und wo aufgezeichnet wird, entscheiden Sie — üblicherweise mit einem Hinweis zu Beginn der Sitzung.
Was passiert mit dem Protokoll danach?
Es lässt sich als PDF ins Wissen ablegen — dann finden Sie später per Frage wieder, was in einer Sitzung beschlossen wurde. Zugesagte Punkte lassen sich als Aufgaben übernehmen, und das fertige Protokoll geht direkt an die Teilnehmer.
Was ist, wenn das Protokoll etwas falsch wiedergibt?
Deshalb ist es ein Entwurf, den ein Mensch freigibt. Der Wortlaut bleibt daneben erhalten, sodass strittige Stellen nachprüfbar sind. Bei Wortprotokollen und rechtsverbindlichen Niederschriften bleibt das Gegenlesen die Regel — die Zeitersparnis entsteht davor, nicht dabei.
Einordnung
Gehört zu ZAjONiC.
Meeting-Protokoll baut auf den Kernfunktionen von ZAjONiC auf. Eigene, passgenaue Module entstehen per Software auf Zuruf.
Funktionen
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