„Ich sitze abends drei Stunden am Angebot.“
Die Anfrage kam per WhatsApp, die Maße stehen in einer Mail, der Rest im Kopf. Abends sitzen Sie am Schreibtisch und tippen das Angebot zusammen — und in zwei Wochen fragen Sie sich, ob der Kunde je geantwortet hat.
Ihre Kunden, Ihre Leistungen, Ihre Preise. Die Beschreibungen schreibt die KI aus einem Stichwort aus — und wenn zu einem Artikel Angaben fehlen, schlägt sie im Internet nach und nennt Ihnen die Quelle dazu. Übernommen wird nur, was Sie freigeben.
Positionen aus dem Katalog, Leistungsgruppen, Kalkulation mit Marge. Aus dem Angebot wird per Knopfdruck die Auftragsbestätigung und später die Rechnung.
Wird aus dem Angebot ein Auftrag, können Sie ihn mit einem Projekt verbinden — vorhandenes wählen oder direkt beim Kunden ein neues anlegen. Dann haben Sie für die Ausführung auch die Werkzeuge zur Steuerung, statt den Auftrag in einer zweiten Liste zu führen. Nötig ist das nicht: Wer nur Angebote schreibt, lässt es weg.
Auch als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format nach der europäischen Norm EN 16931 — für Geschäftskunden der übliche Weg. Bei öffentlichen Auftraggebern vorher klären, ob dort XRechnung als reines XML verlangt wird. Abschlagsrechnungen und Storno sind vorgesehen.
Zahlungseingänge abgleichen, Mahnstufen auslösen, Belege für die Buchhaltung exportieren — auch im DATEV-Format für Ihr Steuerbüro.
Ein Auftrag, wie er in einem Betrieb zwischen zehn und fünfzig Leuten täglich vorkommt — und die Stellen, an denen sonst Geld liegen bleibt.
Der Kunde steht schon im Bestand, die Leistungen stehen im Katalog. Das Angebot entsteht aus Positionen, die es bereits gibt — nicht aus einer alten Datei, in der jemand die Namen tauscht und dabei einen Preis von 2023 übersieht.
Schon beim Schreiben ist sichtbar, was an diesem Angebot verdient wird — nicht erst in der Nachkalkulation. Das ist der Moment, in dem ein Nachlass noch eine Entscheidung ist und keine Überraschung.
Wird es angenommen, entsteht daraus die Arbeit: Aufgaben, Termine, Zuständigkeiten. Was auf der Baustelle oder im Projekt an Zeit anfällt, hängt daran — und steht später in der Rechnung, statt geschätzt zu werden.
Bei längeren Aufträgen werden Abschläge gestellt. Die Schlussrechnung weist sie aus und rechnet sie an — die Stelle, an der bei Handarbeit am häufigsten etwas schiefgeht und entweder der Kunde zu viel zahlt oder der Betrieb zu wenig bekommt.
Als PDF oder als E-Rechnung im vorgeschriebenen Format — für öffentliche Auftraggeber ist Letzteres Pflicht. Danach ist sichtbar, was offen ist und wie lange schon. Mahnen ist eine Entscheidung, kein Suchvorgang.
Nichts davon ist spektakulär. Es ist die Kette, an der in kleinen Betrieben regelmäßig Geld liegen bleibt — weil ein Abschlag nicht angerechnet oder eine Rechnung nicht nachgehalten wurde.
Alle sind Teil desselben Systems — Sie kaufen sie nicht einzeln dazu.
Komplettes Faktura-Modul: Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Storno — KI-gestützt, mit Margen, Leistungsgruppen und E-Rechnung (ZUGFeRD).
Mehr dazu →Ihre Leistungen und Artikel an einer Stelle — mit Einheit, Steuersatz, Preiskalkulation und Bild. Die KI formuliert die Beschreibung und schlägt fehlende Angaben im Internet nach, mit Quelle. Angebote und Rechnungen greifen direkt darauf zu.
Mehr dazu →Ein eigenes Postfach, ein überwachter Ordner, der Upload — was hereinkommt, wird erfasst, von der KI einsortiert und nach Firma, Jahr, Monat und Kategorie abgelegt. Eingangsrechnungen laufen zusätzlich über eine Freigabe und als DATEV-Stapel ans Steuerbüro.
Mehr dazu →Interessenten, Kunden und Partner verwalten — mit Dokumenten, Aufgaben, Mail-Entwürfen und KI-gestützter Web-Recherche, eng verzahnt mit Ihrem Wissen.
Mehr dazu →Vollwertiges Projekt- und Aufgabenmanagement mit Gantt-Ansicht, Abhängigkeiten, Zuweisung und Team-Zusammenarbeit — direkt in ZAjONiC.
Mehr dazu →Zeiten auf Aufträge und Projekte buchen — in einer Wochenansicht, mit Freigabe durch die Leitung. Grundlage für Nachkalkulation und Leistungsnachweis. Keine Arbeitszeiterfassung im Sinne der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht.
E-Mails aus ZAjONiC senden — Einzelmails, Serien und Kampagnen mit Platzhaltern, über einen zentralen SMTP-Provider. Für Marketing, Vertrieb und Service.
Mehr dazu →Leistungen und Preise stehen an einer Stelle. Wer ein Angebot aus der Datei von vor zwei Jahren baut, schleppt alte Preise mit — der häufigste stille Verlust in kleinen Betrieben, weil er nie auffällt, sondern nur die Marge drückt.
Was an einem Angebot verdient wird, ist sichtbar, während es entsteht. Bei einem Nachlass sehen Sie sofort, was er kostet. Nachkalkulation zeigt Ihnen dasselbe — nur ist der Auftrag dann schon vergeben.
Die Schlussrechnung weist gestellte Abschläge aus und zieht sie ab. Klingt selbstverständlich, ist aber bei Handarbeit die Fehlerquelle Nummer eins — und einer der wenigen Fehler, die in beide Richtungen wehtun: entweder beim Kunden oder in der eigenen Kasse.
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist das strukturierte Format vorgeschrieben. Es entsteht hier ohne Zusatzprogramm. Wer regelmäßig an Kommunen liefert, kennt den Aufwand, den ein separates Portal dafür bedeutet.
Was bezahlt ist und was nicht, steht an einer Stelle — mit dem Alter der Forderung. Die meisten kleinen Betriebe mahnen nicht zu spät, weil sie nachsichtig sind, sondern weil sie es nicht sehen.
Umsätze, Margen und Kundenbeziehungen liegen auf Ihrem Server, nicht bei einem Anbieter. Für einen Betrieb, dessen Wettbewerber im selben Landkreis sitzt, ist das keine akademische Frage.
Der Papierkram wird nicht weniger — er verteilt sich nur nicht mehr über den Feierabend:
Damit Sie es vorher wissen und nicht hinterher.
Nein. Preise kommen aus Ihrem Katalog. Formulierungshilfe ja, Kalkulation nein — was gerechnet wird, rechnen Sie.
Rechnungen lassen sich im ZUGFeRD-Format nach EN 16931 erzeugen — ein PDF, das die maschinenlesbaren Daten mitführt. Für den Austausch mit Geschäftskunden ist das der übliche Weg; verlangt ein öffentlicher Auftraggeber ausdrücklich XRechnung als reines XML, sprechen Sie uns vorher an.
Nein. Das läuft auf Ihrem Server, wie alles andere auch.
Die Anfrage aus dem Postfach wird zum Kunden im CRM, daraus das Angebot, daraus die Aufgabe für die Ausführung — dieselbe Oberfläche, kein Übertragen.
Alles läuft in ZAjONiC — ein Server, eine Anmeldung, ein Rechtekonzept, ein Wissensbestand. Was Ihnen fehlt, wird als weiterer Baustein ergänzt: nicht als zweites Produkt, sondern als Aufsatz auf allem, was schon steht.
Wir zeigen Ihnen das unverbindlich und ohne Vorbereitung Ihrerseits. Wenn Sie erst sortieren wollen, wo KI bei Ihnen überhaupt wirkt, fangen wir mit der Prozessanalyse an.