Schritt 01
Postfach anbinden
Ihr bestehendes Postfach wird eingebunden. Ihr Mailprogramm bleibt, wie es ist — es kommt nichts weg und niemand muss umlernen.
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„Der Posteingang läuft über. Ich will Entwürfe, die ich nur noch prüfe.“
Der Posteingang, der sich vorsortiert
Morgens 60 neue Mails, davon 40 Routine: Anfragen, Rückfragen, Terminwünsche, Weiterleitungen. Bis das sortiert ist, ist der Vormittag weg — und die eigentliche Arbeit hat noch nicht angefangen.
Was sich ändert
Mails werden einsortiert und beantwortet — als Entwurf, den ein Mensch prüft und sendet.
- Mails kommen vorsortiert an, nach Thema und Zuständigkeit.
- Zu den wiederkehrenden liegt bereits ein Antwortentwurf bereit — aus dem Wissensordner, den Sie dafür freigegeben haben, nicht aus dem Allgemeinwissen eines Sprachmodells.
- Geprüft und gesendet wird von einem Menschen.
- Anhänge sind automatisch dort abgelegt, wo sie hingehören, statt im Postfach zu versanden.
So läuft es
Fünf Schritte, in der Reihenfolge, in der Sie sie erleben.
Schritt 02
Regeln festlegen
Was gehört zu wem, was ist Routine, was muss sofort auf den Tisch. Die Regeln beschreiben Sie in normalen Worten.
Schritt 03
Festlegen, woraus geantwortet wird
Sie wählen einen Ordner aus Ihrer Wissensbasis aus — und genau daraus entstehen die Antworten. Wer die Preisliste und die AGB freigibt, bekommt Antworten mit den richtigen Konditionen; wer den Ordner mit den Satzungen wählt, bekommt Auskünfte, die dazu passen. Was nicht in diesem Ordner steht, wird nicht behauptet. Dazu hinterlegen Sie einmal, in welchem Ton geantwortet wird, und Ihre Signatur.
Schritt 04
Entwürfe prüfen
Zu passenden Mails entsteht daraus ein Antwortentwurf. Ein Mensch liest, ändert bei Bedarf und sendet — ungeprüft geht nichts raus.
Schritt 05
Den Rest im Blick behalten
Auf Wunsch kommt einmal täglich eine Zusammenfassung: was liegen geblieben ist, was Ihre Aufmerksamkeit braucht.
Ein Fall von Anfang bis Ende
Sechzig Mails, ein Vormittag.
Nicht das Beantworten kostet die Zeit, sondern das Sortieren davor. So sieht ein Montagmorgen mit vorsortiertem Postfach aus.
- 8:00
Das Postfach ist bereits geordnet
Über Nacht ist eingegangen, was eingeht. Die Nachrichten sind nach den Regeln sortiert, die Sie festgelegt haben — Anfrage, Rückfrage zu einem laufenden Vorgang, Terminwunsch, Rechnung, Werbung. Nicht nach einer allgemeinen Vorstellung von wichtig und unwichtig.
- 8:05
Vierzig Routinefälle mit Entwurf
Zu den wiederkehrenden Anfragen liegt ein Antwortentwurf bereit — aus Ihrem freigegebenen Wissen, nicht aus dem allgemeinen Wissen eines Sprachmodells. Sie lesen, ändern gegebenenfalls einen Satz und schicken ab. Verschickt wird nichts von selbst.
- 8:40
Die zwanzig, die wirklich Ihnen gehören
Übrig bleibt, was Entscheidung, Ermessen oder Fingerspitzengefühl braucht. Dafür ist jetzt Vormittag statt Mittagspause. Das ist der eigentliche Gewinn: nicht schneller antworten, sondern früher bei den Fällen sein, die es verdienen.
- 9:00
Anhänge liegen schon richtig
Eine Rechnung im Anhang wandert in die Belegerfassung, ein Schriftstück zu einem laufenden Vorgang an die Akte. Was zusammengehört, liegt zusammen — ohne dass jemand herunterlädt, umbenennt und in einen Ordner zieht.
Aus einem verlorenen Vormittag wird eine Dreiviertelstunde. Und die Mail, die dringend war, liegt nicht mehr unter vierzig Terminbestätigungen begraben.
Was dahintersteckt
Diese Bausteine arbeiten dafür zusammen.
Alle sind Teil desselben Systems — Sie kaufen sie nicht einzeln dazu.
Mail-Assistent
Eingehende Mails von der KI beantworten lassen — als Entwurf, den ein Mitarbeiter prüft und sendet. Verteilt Mails an die richtige Stelle und führt Anhänge automatisch dem Wissen zu.
Mehr dazu →Mail-Digest
Geplante tägliche Zusammenfassungen und Benachrichtigungen automatisch per E-Mail — Sie bleiben informiert, ohne selbst nachzusehen.
Mehr dazu →E-Mail-Versand
E-Mails aus ZAjONiC senden — Einzelmails, Serien und Kampagnen mit Platzhaltern, über einen zentralen SMTP-Provider. Für Marketing, Vertrieb und Service.
Mehr dazu →CRM
Interessenten, Kunden und Partner verwalten — mit Dokumenten, Aufgaben, Mail-Entwürfen und KI-gestützter Web-Recherche, eng verzahnt mit Ihrem Wissen.
Mehr dazu →Wissensbasis & Ordner
Wissen strukturiert in vertrauten Ordnern ablegen — pro Bereich, Team oder Thema, mit Rechten je Ordner und Gruppe.
Mehr dazu →Im Einzelnen
Was ein vorsortiertes Postfach ausmacht.
Ihre Regeln, nicht unsere
Was bei Ihnen für Post ankommt und wie sie einzuordnen ist, legen Sie fest. Ein Bauamt sortiert anders als eine Kanzlei. Ohne diese Vorarbeit wird es beliebig — mit ihr trifft die Einordnung, weil sie Ihre Kategorien kennt und nicht allgemeine.
Entwürfe, keine Versendung
Es geht nichts hinaus, ohne dass ein Mensch es freigegeben hat. Das ist bewusst nicht abschaltbar: Ein System, das in Ihrem Namen antwortet, ohne dass Sie es gelesen haben, wäre die eine Fehlfunktion, die alles Vertrauen kostet.
Antworten aus dem eigenen Wissen
Die Entwürfe entstehen aus dem, was Sie freigegeben haben — Ihre Unterlagen, Ihre Sprachregelungen, Ihre Zuständigkeiten. Wo nichts vorliegt, entsteht kein Entwurf, sondern ein Hinweis darauf. Erfunden wird nichts.
Anhänge landen dort, wo sie hingehören
Eine Rechnung geht in die Belegerfassung, ein Schriftstück an die Akte des Vorgangs. Das erspart den Handgriff, der am häufigsten vergessen wird — und der Grund dafür ist, dass Anhänge Monate später nur noch im Postfach existieren.
Keine Auswertung über Personen
Sortiert werden Nachrichten, nicht Beschäftigte. Es entsteht keine Statistik darüber, wer wie schnell antwortet. Die Personalvertretung wird trotzdem fragen — zu Recht, denn geeignet wäre die Technik dazu; deshalb gehört die Zusage in eine Vereinbarung und nicht in ein Verkaufsgespräch.
Anhänge werden nicht blind geöffnet
Ihre vorhandene Prüfung auf Schadsoftware bleibt vorgeschaltet und wird nicht ersetzt. ZAjONiC verarbeitet, was Ihr Postfach durchgelassen hat — an dieser Reihenfolge ändert sich nichts.
Was wegfällt
Was am Montagmorgen aufhört.
Die Mails kommen weiter. Was aufhört, ist das, was vor dem Antworten liegt:
- Sechzig Nachrichten durchsehen, um die fünf wichtigen zu finden
- Dieselbe Auskunft zum zwanzigsten Mal formulieren
- Anhänge herunterladen, umbenennen und in einen Ordner ziehen
- Rechnungen aus dem Postfach in die Buchhaltung weiterleiten
- Nachsehen, ob zu dieser Anfrage schon ein Vorgang existiert
- Am Nachmittag feststellen, dass die dringende Mail seit früh da war
- Nach dem Urlaub zwei Tage brauchen, um das Postfach aufzuarbeiten
Ehrlich gesagt
Was Sie dafür brauchen.
Damit Sie es vorher wissen und nicht hinterher.
- Ein Postfach, das per IMAP erreichbar ist, und die Zugangsdaten dafür.
- Etwas Geduld beim Einstellen der Regeln: Die ersten Tage korrigieren Sie mehr, danach greift es.
- Antwortentwürfe sind Entwürfe. Wer sie ungelesen versendet, macht denselben Fehler wie beim Serienbrief — nur schneller.
Die Fragen, die jetzt kommen
Bevor Sie fragen müssen.
Verschickt die KI Mails in meinem Namen?
Nur, wenn ein Mensch auf Senden drückt. Der Entwurf wird vorgelegt, nicht verschickt — das ist bewusst so gebaut.
Werden damit Mitarbeiter überwacht?
Das System sortiert Post und schlägt Antworten vor; es bewertet keine Personen. Für die Mitbestimmung stellen wir zusammen, was verarbeitet und was protokolliert wird.
Was ist mit Anhängen und Viren?
Ein Virenscanner lässt sich zuschalten, der Anhänge beim Einlesen prüft, bevor sie abgelegt werden. Das ist ein Basisschutz und ersetzt Ihre bestehende Sicherheitsvorkehrung nicht.
Kein Einzelprodukt
Das hier ist kein eigenes Programm.
Die beantwortete Mail landet beim richtigen Kunden im CRM, der Anhang im passenden Ordner, die Zusage als Termin im Kalender — ohne dass jemand etwas kopiert.
Alles läuft in ZAjONiC — ein Server, eine Anmeldung, ein Rechtekonzept, ein Wissensbestand. Was Ihnen fehlt, wird als weiterer Baustein ergänzt: nicht als zweites Produkt, sondern als Aufsatz auf allem, was schon steht.
Am besten sehen Sie es an Ihren eigenen Unterlagen.
Wir zeigen Ihnen das unverbindlich und ohne Vorbereitung Ihrerseits. Wenn Sie erst sortieren wollen, wo KI bei Ihnen überhaupt wirkt, fangen wir mit der Prozessanalyse an.