Fürs Handwerk

Der Abend gehört
nicht dem Angebot.

Fotos liegen in WhatsApp, Maße in einer E-Mail, Notizen auf dem Beifahrersitz. Daraus wird das Angebot — bisher dreißig bis fünfundvierzig Minuten, jedes Mal. Mit ZAjONiC reichen Ihre Stichworte und die Baustellenfotos: Die Beschreibung entsteht daraus, die Positionen kommen aus Ihrem eigenen Katalog mit fertigen Leistungstexten, und die Marge steht daneben, bevor Sie senden. Aus demselben Beleg werden später Auftragsbestätigung und Rechnung — niemand tippt etwas ein zweites Mal.

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Kurz gesagt

Was bringt KI einem Handwerksbetrieb?

Zeit an den Stellen, an denen sie abends verloren geht: Aus Stichworten und Baustellenfotos entsteht die Projektbeschreibung, aus dem eigenen Katalog das Angebot mit fertigen Leistungstexten und sichtbarer Marge, aus dem Auftrag die Rechnung als E-Rechnung. Dazu Stunden, die mit Foto und Tätigkeitstext auf die Baustelle gebucht werden, und öffentliche Ausschreibungen, die zum Gewerk passen. Alles läuft auf dem eigenen Server des Betriebs.

Ein Auftrag, von vorn bis hinten

Achtzehn Stellen, an denen Ihnen Arbeit abgenommen wird.

Keine Funktionsliste — der Weg, den bei Ihnen jeder Auftrag ohnehin nimmt. An jeder Station steht, was künftig von selbst passiert.

Die Anfrage kommt abends um elf

Ein Assistent auf Ihrer Webseite beantwortet die immer gleichen Fragen — Anfahrtsgebiet, Leistungen, Notdienst — aus dem, was Sie freigegeben haben, und zwar in der Sprache, in der gefragt wird. Wer mehr will, wird durch ein kurzes Formular geführt; die Anfrage liegt morgens bei Ihnen, mit allem, was Sie zum Zurückrufen brauchen — auf Deutsch, auch wenn der Kunde auf Türkisch geschrieben hat. Sie sehen außerdem, was gefragt wurde, und merken so, wonach Ihre Kunden suchen. Eingebunden wird er mit einem Schnipsel Code. Dazu mehr.

Kein Anruf geht mehr verloren

Jeder Interessent landet mit einem Klick im Kundenverzeichnis, samt Erinnerung, wann Sie wieder anrufen sollten. Adressen aus dem Netz übernimmt die KI auf Zuruf, statt dass jemand sie abtippt. Kein Auftrag versickert mehr zwischen Baustelle und Büro. Dazu mehr.

Vor Ort: Maße auf dem Handrücken

Stichworte und Fotos reichen. Daraus entsteht eine saubere Beschreibung, die Sie abends nicht mehr abtippen — sie ist die Grundlage fürs Angebot. Dazu mehr.

Was besprochen wurde, weiß nur der, der dabei war

Die Besprechung beim Kunden nehmen Sie mit dem Telefon auf. Daraus entsteht ein Protokoll — wer was gesagt hat, was vereinbart wurde, was offen blieb. Als PDF geht es an den Kunden, damit hinterher niemand etwas anderes in Erinnerung hat. Gleichzeitig wird es beim Kunden abgelegt: Jeder im Betrieb kann nachlesen, was vereinbart wurde, ohne den Kollegen anzurufen, der beim Termin war. Und was zu tun ist, wird als Aufgabe daraus erzeugt und gleich jemandem zugeteilt. Dazu mehr.

Ihre Preise stehen schon fest

Der Artikelstamm trägt Einheiten, Arten, Steuersätze und Ihre Preiskalkulation — Material, Lohn und Mischpositionen getrennt. Fehlt eine Beschreibung, schreibt die KI einen Entwurf oder recherchiert über die EAN. Was hier einmal steht, brauchen Sie nie wieder zu tippen: Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung ziehen dieselben Positionen. Dazu mehr.

Das Angebot in Minuten statt am Abend

Positionen aus dem eigenen Katalog wählen, Kunde aus dem Verzeichnis, die Beschreibungen kommen als Entwurf. Einleitungs- und Schlusstexte liegen als Vorlage bereit. Und die Marge steht daneben — bevor das Angebot rausgeht, nicht erst in der Nachkalkulation. Dazu mehr.

Der Kunde sagt zu — abgetippt wird nichts

Aus dem Angebot wird die Auftragsbestätigung — auf Knopfdruck, mit eigener Nummer, eigenem Status und dem Liefertermin statt der Gültigkeitsfrist. Die Positionen wandern mit. Damit hängt der ganze weitere Auftrag an einem Beleg — auch die Abschlagsrechnungen später. Dazu mehr.

Sie sehen, wer nächste Woche wo ist

Aufgaben aufs Team verteilt, Doppelbelegungen sofort sichtbar — die Einplanung sagt nicht nur, wer zuständig ist, sondern wer wann konkret an welcher Baustelle steht, morgens die eine, nachmittags die andere. Jeder Mitarbeiter hat sein Arbeitszeitmodell, Urlaub und Krankheit sind eingerechnet. In der Balkenplan-Ansicht hängen Schritte voneinander ab: Der Estrich beginnt, wenn der Rohbau steht. Dazu mehr.

Wie lange das dauert, sagen Ihre eigenen Zahlen

Zu jeder Aufgabe steht ein Stunden-Soll. Beim Abschluss hält das System fest, wie lange es tatsächlich gedauert hat. Aus diesen abgeschlossenen Fällen zieht die KI beim nächsten ähnlichen Auftrag ihre Schätzung — Ihr Betrieb kalkuliert also mit Ihren Zahlen, nicht mit Erfahrungswerten aus einer Tabelle. Je länger Sie damit arbeiten, desto genauer wird es. Dazu mehr.

Stunden, die niemand mehr bestreiten kann

Stunden werden auf die Baustelle gebucht — mit Foto und Tätigkeitstext aus Stichworten. Wer den ganzen Tag erfassen will, bucht mit Beginn, Ende und Pause, auch ohne Auftragsbezug; die Wochenansicht zeigt, was noch fehlt, und der Chef gibt frei. Damit steht fest, wer wann wo was gemacht hat. Genau das verlangen Gerichte, wenn um Regiestunden gestritten wird. Dazu mehr.

Und das alles auf der Baustelle, nicht am Schreibtisch

Für unterwegs gibt es die iPhone-App: Stunden buchen, Fotos vom Baufortschritt hinterlegen, die Besprechung aufnehmen, im Angebot von letzter Woche nachsehen. Das Gerät wird einmal per QR-Code gekoppelt — ohne VPN und ohne offenen Port an Ihrem Server. Der Code gilt fünf Minuten, jedes Gerät ist im Haus sichtbar und lässt sich sperren, wenn ein Telefon verloren geht. Die Verbindung läuft verschlüsselt über einen Vermittlungsdienst von uns; lesen kann er sie nicht. Dazu mehr.

Geld, bevor der Auftrag fertig ist

Abschlagsrechnungen entstehen aus der Auftragsbestätigung — nach Prozentsatz, festem Betrag oder ausgewählten Positionen. Die Schlussrechnung weist die volle Leistung aus und zieht die gestellten Abschläge wieder ab, netto und mit Steuer. Das ist die Stelle, an der von Hand am häufigsten Geld verloren geht. Dazu mehr.

Die Rechnung — und die E-Rechnungs-Pflicht

Aus dem Auftrag wird die Rechnung, wahlweise als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format nach EN 16931 — für Geschäftskunden der übliche Weg. Öffentliche Auftraggeber verlangen meist XRechnung; auch die schreiben wir. Der Leistungsnachweis aus den erfassten Stunden entsteht mit. Dazu mehr.

Wenn nicht gezahlt wird, mahnt es von selbst

Überfällige Rechnungen stehen auf einem Brett, nicht in Ihrem Kopf. Erinnerung, erste und zweite Mahnung mit Gebühr und Verzugszinsen — die Beträge werden zum Mahnzeitpunkt eingefroren, damit das Schreiben Monate später noch dieselben Zahlen zeigt. Jede Stufe bleibt in der Historie: Wenn es doch vors Gericht geht, ist der Verlauf lückenlos. Dazu mehr.

Lieferantenrechnungen ohne Stapel, ohne verfallenes Skonto

Eingehende Rechnungen und Lieferscheine werden erfasst, einsortiert und der Baustelle zugeordnet — per Upload, aus einem Verzeichnis oder direkt aus dem Postfach. Wer welche Rechnung prüfen und freigeben muss, ist hinterlegt; erst danach geht sie zur Zahlung. Drei Tage vor Fälligkeit klopft die Erinnerung an, damit kein Skonto verfällt. Für den Steuerberater gibt es den DATEV-Export. Dazu mehr.

Der Posteingang ist morgens vorsortiert

Das Postfach wird angebunden — die Mails bleiben in Ihrem Mailprogramm, werden aber durchsuchbar. Auf eine Kundenanfrage entsteht ein Antwortentwurf aus Ihren eigenen Unterlagen: aus dem letzten Angebot, dem Protokoll, der Leistungsbeschreibung. Sie lesen ihn durch und schicken ihn ab, statt ihn zu schreiben. Dazu mehr.

Sie sehen, ob sich der Auftrag gelohnt hat

Die Frage, die sonst niemand beantwortet. Auf der einen Seite die kalkulierten Stunden gegen die tatsächlich gebuchten, auf der anderen die Kosten: Personalkosten aus Stunden mal Stundensatz, Sachkosten aus den Eingangsrechnungen, die dem Projekt zugeordnet sind. Am Ende steht keine Schätzung, sondern eine Zahl — und die geht in die nächste Kalkulation ein. Dazu mehr.

Neue Aufträge, ohne Portale durchzuklicken

Öffentliche Ausschreibungen, die zum Gewerk und zum Umkreis passen, kommen zu Ihnen — statt dass jemand abends drei Vergabeportale durchsieht. Quelle ist der Datenservice Öffentlicher Einkauf des Bundes. Und wenn Sie selbst auf die Suche gehen: Die Umkreissuche findet Betriebe, Vereine und Einrichtungen im Umkreis und übernimmt sie mit einem Klick ins Kundenverzeichnis. Dazu mehr.

Worauf es ankommt

Was Sie davon haben.

Fünf Dinge, die im Betrieb den Unterschied machen — jedes davon ist der Grund, aus dem uns Handwerker anrufen.

Angebote

Der Abend gehört wieder Ihnen

Ein Angebot kostet heute dreißig bis fünfundvierzig Minuten — und die fallen nach Feierabend an. Künftig wählen Sie Positionen aus Ihrem eigenen Katalog, die Leistungstexte schreibt die KI als Entwurf, Einleitung und Schluss liegen als Vorlage bereit. Fehlt zu einem Artikel die Beschreibung, recherchiert sie die KI über die Artikelnummer. Bei fünf Angeboten in der Woche sind das die Abende, die Sie zurückbekommen.

Kalkulation

Sie sehen Ihre Marge, bevor Sie senden

Zu jeder Position hinterlegen Sie den Einkaufspreis; Material, Lohn und Mischpositionen bleiben getrennt. Aufschlag und Marge stehen beim Schreiben daneben — nicht erst in der Nachkalkulation, wenn der Auftrag gelaufen ist und das Geld weg. Und weil zu jeder Aufgabe erfasst wird, wie lange sie tatsächlich gedauert hat, schätzt die KI den nächsten ähnlichen Auftrag mit den Zahlen Ihres Betriebs statt mit Erfahrungswerten aus einer Tabelle.

Aufbewahrung

Rechnungen, die eine Betriebsprüfung übersteht

Ausgestellte Rechnungen sind festgeschrieben: Sie lassen sich weder löschen noch nachträglich ändern, Korrekturen laufen ausschließlich über eine Stornorechnung. Genau das verlangen GoBD, § 146 AO und § 14 UStG — und genau daran scheitern Betriebe, die mit Word-Vorlagen arbeiten. Eingangs- wie Ausgangsrechnungen liegen mit Aufbewahrungsfrist in der Akte, im Originalformat, dazu als PDF/A für die acht Jahre. Kein Schuhkarton, keine Suche im Ordner, wenn der Prüfer kommt.

Nachweis

Der Stundennachweis, der vor Gericht hält

Im Streit um Regiestunden verlangen Gerichte, wer an welchem Ort welche Arbeiten an welchen Tagen mit wie vielen Stunden erbracht hat. Genau das entsteht beim Buchen — mit Foto, zum Zeitpunkt der Arbeit statt aus der Erinnerung am Monatsende.

Unabhängigkeit

Es bleibt im Betrieb

Kundendaten, Angebote und Baustellenfotos liegen auf Ihrem Server, nicht bei einem Anbieter. Und alles lässt sich vollständig exportieren — Sie bleiben unabhängig, auch von uns.

Klare Verhältnisse

Wer was übernimmt.

Damit Sie vom ersten Termin an wissen, woran Sie sind — und was neben ZAjONiC weiterläuft wie bisher.

Die Stunden erfassen wir — gerechnet wird beim Steuerbüro.

Wer wann wo war, steht am Monatsende sauber da und geht als Datei hinaus. Die Abrechnung selbst läuft weiter in Ihrem Lohnprogramm oder beim Steuerbüro — dort, wo die Tarife und Zuschläge gepflegt sind.

Maße kommen als Foto und Text herein — gezeichnet wird weiter im CAD.

Der Zettel vom Aufmaß, das Foto von der Baustelle, die Sprachnotiz: Daraus wird ein verwertbarer Eintrag. Die Zeichnung und das digitale Aufmaß bleiben in dem Programm, mit dem Sie das heute machen.

Angebot, Rechnung und Mahnwesen sind an Bord — die Ladenkasse bleibt separat.

Vom Aufmaß bis zur Zahlungserinnerung läuft die Kette durch. Ein Kassensystem für den Tresen ist eine eigene Sache, mit eigenen Anforderungen an die Kassensicherungsverordnung — das bleibt bei Ihrem Kassenanbieter.

Artikel und Preise für Ihre Angebote — die Lagerführung macht Ihre Warenwirtschaft.

Was Sie zum Kalkulieren und Schreiben brauchen, ist da. Lagerbestände, Bestellwesen und Inventur bleiben in der Warenwirtschaft; wo eine vorhanden ist, lässt sie sich als Quelle anbinden.

Ihre Anregung

Woran hakt es bei Ihnen?

Wir bauen ZAjONiC entlang echter Betriebe, nicht entlang von Produktideen. Wenn bei Ihnen eine Arbeit jede Woche wiederkommt und niemandem Freude macht, erzählen Sie sie uns. Wir sagen Ihnen offen, ob wir das heute können, ob wir es bauen würden oder ob eine andere Software besser passt.

Aufmaße, die zweimal geschrieben werden
Nachträge, die im Streit enden
Stundenzettel, die am Monatsende fehlen
Material, das keiner rechtzeitig bestellt

Häufige Fragen

Was Betriebe zuerst fragen.

Was bringt KI einem Handwerksbetrieb konkret?

Vor allem Zeit an den Stellen, an denen sie abends verloren geht: Aus Stichworten und Baustellenfotos entsteht die Projektbeschreibung, aus dem Katalog das Angebot mit fertigen Leistungstexten und sichtbarer Marge, aus dem Auftrag die Rechnung als E-Rechnung. Dazu Stundenerfassung mit Foto und Tätigkeitstext sowie passende öffentliche Ausschreibungen. Alles auf dem eigenen Server des Betriebs.

Wie lange dauert ein Angebot damit noch?

Betriebe rechnen üblicherweise mit dreißig bis fünfundvierzig Minuten je Angebot, wenn Fotos in WhatsApp liegen, Maße in E-Mails stehen und Notizen im Büro. Mit vorbereiteten Positionen aus dem eigenen Katalog und Beschreibungen, die als Entwurf kommen, bleibt davon ein Bruchteil. Wie viel genau, hängt daran, wie gut Ihr Katalog gepflegt ist — das ist der eigentliche Hebel.

Reichen die erfassten Stunden als Nachweis, wenn der Kunde die Rechnung kürzt?

Sie sind deutlich mehr wert als ein abfotografierter Stundenzettel. Gerichte verlangen im Streit um Regiestunden den Nachweis, welcher Mitarbeiter an welchem Ausführungsort welche Arbeiten an welchen Tagen mit wie vielen Stunden erbracht hat. Genau diese Angaben entstehen hier beim Buchen — mit Foto und Tätigkeitstext, zum Zeitpunkt der Arbeit statt aus der Erinnerung am Monatsende. Ob das im Einzelfall ausreicht, entscheidet weiterhin das Gericht.

Können wir damit die Arbeitszeiten unserer Leute erfassen?

Ja. Zeiten lassen sich mit Beginn, Ende und Pause buchen — wahlweise auf einen Auftrag, ein Projekt, einen Kunden oder ganz allgemein ohne Bezug. Für die Mitarbeiter hinterlegen Sie Arbeitszeitmodelle mit Soll-Zeiten je Wochentag, Abwesenheiten werden mitgeführt, und Buchungen können über eine Freigabe laufen. Ob Ihre konkrete Umsetzung den Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes genügt, prüfen Sie bitte mit Ihrer Rechtsberatung — die Aufzeichnung selbst gibt es jedenfalls.

Können wir damit einen Bauzeitenplan machen?

Ja, in der Balkenplan-Ansicht. Vorgänge lassen sich terminieren und voneinander abhängig machen, sodass der eine Schritt beginnt, wenn der andere fertig ist. Dazu kommen Ressourcen- und Kapazitätsplanung mit Arbeitszeitmodellen und Abwesenheiten — Sie sehen also, ob der Plan überhaupt zu besetzen ist. Was es nicht gibt, ist der Austausch mit spezialisierter Bauzeitplanungs-Software über deren eigene Dateiformate.

Können wir E-Rechnungen stellen?

Ja, im ZUGFeRD-Format — das PDF führt die maschinenlesbaren Daten mit und erfüllt die europäische Norm EN 16931. Für Geschäftskunden ist das der übliche und meist angenehmere Weg, weil der Empfänger ein normales PDF sieht. Bei öffentlichen Auftraggebern sollten Sie vorher klären, welches Format verlangt wird: Der Bund schreibt für seine Rechnungen XRechnung vor, also reines XML — das erzeugen wir nicht. Sprechen Sie uns an, wenn Sie regelmäßig an Ämter fakturieren. Abschlags- und Schlussrechnung sind ebenfalls vorgesehen, samt Anrechnung der bereits gestellten Abschläge.

Wir sind fünf Leute — lohnt sich das überhaupt?

Die Frage ist eher, wo bei Ihnen die Zeit verloren geht. In kleinen Betrieben macht der Chef Angebot, Planung und Rechnung selbst — dort wirkt jede eingesparte Stunde unmittelbar. Was Sie brauchen, ist ein Server im Betrieb und jemand, der ihn betreut; das kann auch Ihr IT-Dienstleister sein.

Was ist, wenn unser Betrieb anders arbeitet als die Software denkt?

Das ist der Normalfall — jede Software passt zu achtzig Prozent, und die fehlenden zwanzig nerven täglich. ZAjONiC ist ein Baukasten aus Modulen; was fehlt, wird ergänzt. Sagen Sie uns, woran es bei Ihnen hakt, dann sagen wir Ihnen offen, ob wir das heute können oder bauen würden.

Bleiben unsere Daten bei uns?

Ja. ZAjONiC läuft auf Ihrem eigenen Server im Betrieb, auf Wunsch mit lokalen Sprachmodellen. Kundendaten, Angebote und Baustellenfotos verlassen das Haus nicht. Und alles lässt sich jederzeit vollständig exportieren — PDF und ZUGFeRD für Belege, CSV für Listen. Sie bleiben unabhängig, auch von uns.

Nehmen wir einen echten Auftrag von Ihnen.

Kein Produktvortrag — wir gehen einen Ihrer Aufträge gemeinsam durch, von der Anfrage bis zur Rechnung.

Kontakt aufnehmen → +49 7253 988973

Der Abend gehörtnicht dem Angebot.