Empfangen müssen Sie schon.
Ausstellen kommt.

Empfangen müssen Sie schon seit dem 1. Januar 2025 — das gilt für jedes Unternehmen, unabhängig von der Größe. Ausstellen müssen Sie ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag; ab dem 1. Januar 2028 dann alle übrigen. Maßgeblich ist der Umsatz des jeweiligen Vorjahres, nicht der laufende. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen dauerhaft befreit — empfangen können müssen sie trotzdem. Ebenfalls ausgenommen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto. Ob es bei diesen Terminen bleibt, ist nicht sicher: Der Zentralverband des Deutschen Handwerks fordert eine Verschiebung für größere Betriebe auf 2028. Prüfen Sie den aktuellen Stand, bevor Sie sich auf ein Datum verlassen.

Beide erfüllen dieselbe europäische Norm EN 16931 und sind damit gültige E-Rechnungen. XRechnung ist reines XML — für Menschen unlesbar, für Maschinen eindeutig; sie ist der vorgeschriebene Standard für Rechnungen an Bundesbehörden. ZUGFeRD ab Version 2.0 ist ein Hybrid: ein PDF/A-3, in dem dieselben strukturierten Daten eingebettet sind. Der Empfänger sieht ein normales Dokument, seine Software liest die Daten trotzdem maschinell. Für den Alltag zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD meist die praktischere Wahl, weil niemand ein Werkzeug braucht, um die Rechnung anzusehen.

Ja — XRechnung 3.0 als reines XML, für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Dabei wird die Leitweg-ID erfasst und geprüft, ob alle Pflichtfelder gefüllt sind; fehlt etwas, erfahren Sie es vor dem Versand und nicht durch eine Rückweisung aus dem Rechnungseingangsportal. Für Geschäftskunden erzeugen wir weiterhin ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X — dort ist ein PDF mit eingebetteten Daten meist der angenehmere Weg. Sie entscheiden beim Versenden, welches Format hinausgeht.

Acht Jahre nach § 14b UStG — die Frist wurde 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Entscheidend ist das Wie: Aufbewahrt wird im ursprünglichen elektronischen Format. Ein Ausdruck reicht nicht, und auch ein PDF, das aus der XML-Datei erzeugt wurde, ist nicht das Original. Dazu verlangen die GoBD, dass nachträgliche Änderungen erkennbar bleiben. Bei ZAjONiC liegt die Originaldatei in der Akte, mit Versionen und einem Änderungsprotokoll; ausgestellte Rechnungen sind zusätzlich festgeschrieben und nur per Storno korrigierbar.

Ab dem Zeitpunkt, an dem die Ausstellungspflicht für Sie gilt, nicht mehr. Ein PDF ist ein Bild der Rechnung — es enthält keine strukturierten Daten, die eine Buchhaltung maschinell einlesen kann. Genau das unterscheidet eine E-Rechnung im Rechtssinne von einer digital verschickten Rechnung. Bis dahin bleibt das PDF zulässig, sofern der Empfänger einverstanden ist.

Sie sehen es beim Eingang, nicht beim Jahresabschluss. ZAjONiC prüft eingehende Rechnungen gegen die Norm und hält die Mängel im Klartext fest — so können Sie konkret nachfragen, statt eine Datei zurückzuschicken mit dem Hinweis, sie funktioniere nicht. Das ist der Unterschied zwischen einer Rückfrage von zwei Minuten und einem Vorgang, der drei Wochen liegt.

Nein. Die Rechnung entsteht dort, wo sie ohnehin geschrieben wird — im Angebots- und Rechnungsteil von ZAjONiC. Das strukturierte Format wird dabei erzeugt, nicht in einem zweiten Schritt in einem Portal. Für die Buchhaltung entsteht der DATEV-Stapel aus denselben Daten. Kein Zusatzabo, keine zweite Anmeldung, kein Medienbruch.

Nein. Wir nennen die öffentlich bekannten Fristen mit Stand-Datum und beschreiben, was unsere Software tut. Ob und ab wann die Pflicht für Ihren Betrieb gilt, welche Übergangsregelungen greifen und wie Sie im Einzelfall aufbewahren müssen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Wer Ihnen als Softwareanbieter steuerliche Sicherheit zusagt, verspricht etwas, das er nicht halten kann.