Dürfen wir das überhaupt?

Ja. Es gibt kein Verbot von KI in der Verwaltung — es gibt Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten und an die Transparenz. Die Rechtsgrundlage ist für Kommunen in aller Regel Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 4 LDSG Baden-Württemberg und der jeweiligen Fachnorm. Diese Verbindung ist wichtig: Buchstabe e ist eine Öffnungsklausel und trägt nach Artikel 6 Absatz 3 DSGVO nicht für sich allein — die Aufgabe muss im nationalen Recht festgelegt sein. Bei einer Aufgabe, die Sie ohnehin erfüllen, ist sie das. Eine Einwilligung brauchen Sie nicht, auch nicht beim Einsatz eines KI-Werkzeugs. Was Sie brauchen, ist Klarheit darüber, wo die Daten liegen, wer zugreift und was protokolliert wird — und dass die Verarbeitung zur Aufgabenerfüllung wirklich erforderlich ist, nicht nur bequemer. Genau dafür gibt es diese Seite.

Im rein lokalen Betrieb nicht. ZAjONiC läuft auf Ihrer Hardware in Ihrem Netz; wir verarbeiten keine Daten für Sie und haben keinen Zugriff darauf. Damit fehlt es an dem Merkmal, das eine Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO ausmacht. Anders sieht es aus, wenn Sie externe Sprachmodelle zulassen — für diesen Teil entsteht eine Auftragsverarbeitung, und Sie bekommen die Unterlagen dafür. Ob Sie externe Modelle zulassen, entscheiden Sie je Aufgabe und Gruppe.

Rechnen Sie damit. Für Kommunalverwaltungen gilt das Personalvertretungsgesetz Ihres Landes — in Baden-Württemberg das LPVG, nicht das Betriebsverfassungsgesetz. Mitbestimmungspflichtig sind technische Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Ein System, das protokolliert, wer wann welchen Vorgang bearbeitet hat, erfüllt das objektiv — unabhängig davon, dass wir keine Leistungsauswertung vorsehen. Genau das gehört in die Dienstvereinbarung geschrieben und nicht mündlich zugesichert. Wir liefern die Angaben dafür.

Das entscheidet Ihr Datenschutzbeauftragter anhand von Artikel 35 DSGVO. Die Frage liegt nahe, weil es sich um eine neue Technologie und um umfangreiche Bestände handelt. Wir liefern die Grundlagen: Verarbeitungszwecke, Datenarten, Speicherorte, Zugriffswege, Protokollierung und Löschfristen. Erfahrungsgemäß fällt die Bewertung im lokalen Betrieb einfacher aus, weil kein Datenabfluss an Dritte zu bewerten ist — die Prüfung endet dann oft dort, wo sie bei einer Cloud-Lösung erst anfängt.

Sie unterliegen zusätzlich dem Sozialgeheimnis nach § 35 SGB I, das über die DSGVO hinausgeht. Für diese Bereiche ist der rein lokale Betrieb praktisch die Voraussetzung — nicht eine Option unter mehreren. Wer Sozialdaten durch ein Sprachmodell schickt, das außerhalb des Hauses läuft, wird das seinem Datenschutzbeauftragten schwer erklären können. Bei ZAjONiC lässt sich je Aufgabe und Gruppe festlegen, dass ausschließlich lokale Modelle arbeiten.

Nein. Ihre Dokumente werden nicht zum Training von Modellen verwendet. Sie liegen in Ihrem System und werden ausschließlich zur Beantwortung Ihrer eigenen Fragen herangezogen. Im lokalen Betrieb verlassen sie das Haus dabei nicht; bei zugelassenen externen Modellen können Sie zusätzlich erzwingen, dass Personenbezug vor der Übermittlung entfernt wird — und sehen dabei beides, Ihre Eingabe und das, was tatsächlich hinausging.

Sie können sie beantworten, weil Sie die Daten selbst haben. Die Suche findet über den gesamten Bestand, was zu einer Person vorliegt — Akten, Schriftstücke, Fristen, in der Beteiligten-Rundumsicht an einer Stelle. Bei einer Cloud-Lösung müssten Sie dafür den Anbieter einschalten und auf dessen Fristen hoffen. Auch das Löschen und die Berichtigung liegen bei Ihnen, mit Nachweis.

Nein, und das ist keine Förmlichkeit. Wir beschreiben, wie es bei unseren kommunalen Kunden gelaufen ist, und nennen die Vorschriften, die dabei eine Rolle spielten. Die Bewertung Ihres Einzelfalls bleibt bei Ihnen, Ihrem Datenschutzbeauftragten und gegebenenfalls Ihrer Rechtsaufsicht. Wer Ihnen als Softwareanbieter Rechtssicherheit zusagt, verspricht etwas, das er nicht halten kann.