Die Frage kommt nach jedem guten Gespräch — und sie entscheidet mehr Vorhaben als jede Funktionsliste. Deshalb hier die Antwort, bevor Sie fragen müssen: welcher Weg bei welchem Betrag, was in die Vergabeakte gehört, und wie es die Häuser vor Ihnen gemacht haben.
Das hängt am Auftragswert, nicht an der Art der Software. Unterhalb der Wertgrenze für Direktaufträge können Sie formfrei beauftragen — in Baden-Württemberg liegt sie für Kommunen seit dem 1. Januar 2025 bei 100.000 Euro netto. Darüber stehen Verhandlungsvergabe und beschränkte Ausschreibung zur Wahl, beide bis unter den EU-Schwellenwert von 216.000 Euro. Der Einstieg bei ZAjONiC liegt unterhalb der Direktauftragsgrenze — Sie können uns also formfrei beauftragen.
Für kommunale Liefer- und Dienstleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte, Baden-Württemberg.
bis 100.000 € netto
Formfrei bei einem Anbieter Ihrer Wahl beauftragen — ohne Vergleichsangebote, ohne Verfahren. Die Wirtschaftlichkeit muss gewahrt und der Vorgang nachvollziehbar dokumentiert sein, mehr nicht.
Hier liegt der Einstieg. Die Kommunen, mit denen wir arbeiten, sind ausnahmslos diesen Weg gegangen.
bis unter 216.000 € netto
Sie sprechen mehrere geeignete Anbieter an, verhandeln und vergeben. Keine öffentliche Bekanntmachung, kein monatelanges Verfahren — aber ein dokumentierter Wettbewerb und eine Vergabeakte.
Der übliche Weg, wenn mehrere Fachbereiche gleichzeitig ausgestattet werden.
bis unter 216.000 € netto
Mit Leistungsverzeichnis und förmlicher Angebotswertung. Aufwendiger als die Verhandlungsvergabe, dafür in der Vergabeakte über jeden Zweifel erhaben — beide stehen Ihnen unterhalb derselben Grenze offen.
Sinnvoll bei einer Einführung über das ganze Haus oder im Verbund mehrerer Gemeinden.
Auftragswert eingeben — netto, für den gesamten Auftrag über die Laufzeit.
Die Eingabe bleibt in Ihrem Browser — nichts wird übertragen.
Stand: 21. August 2026 · Baden-Württemberg · kommunale Liefer- und Dienstleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte. Diese Wertgrenzen gelten seit dem 1. Januar 2025 und sind bis zum 1. Oktober 2027 befristet; eine Evaluierung ist bis Ende 2026 vorgesehen. In anderen Bundesländern gelten andere Werte. Bitte prüfen Sie den Stand, bevor Sie sich darauf stützen. Und beachten Sie: Verhandlungsvergabe und beschränkte Ausschreibung sind Erleichterungen, die Sie nutzen dürfen — die öffentliche Ausschreibung steht Ihnen jederzeit offen. Das ist keine Rechtsberatung; die Bewertung Ihres Einzelfalls bleibt bei Ihnen, Ihrer Vergabestelle und Ihrem Rechnungsprüfungsamt.
Wir bauen laufend neue Bausteine für den kommunalen Alltag. Welche zuerst entstehen, entscheidet nicht eine Produktplanung am Schreibtisch, sondern das, was in den beteiligten Häusern tatsächlich weh tut.
Das ist kein Marketingversprechen, sondern eine Rechenaufgabe: Ein Fachverfahren für eine einzelne Gemeinde rechnet sich für niemanden. Über mehrere Häuser hinweg rechnet es sich für alle. Einer für alle, alle für einen — altmodisch formuliert, aber es beschreibt genau, wie wir arbeiten.
Nicht als Anhang zum Angebot, sondern als Unterlagen, die einer Prüfung standhalten.
Sie beschreiben, was gebraucht wird — wir liefern die Vorlage, die Sie kürzen und anpassen. Produktneutral formuliert, damit sie einer Prüfung standhält.
Wird aus den tatsächlichen Einstellungen Ihrer Installation erzeugt, nicht aus einer Vorlage mit Blindtext: Aktenplan, Fristen, Rechte, Lebenszyklus.
Die Oberfläche wird bei jeder Änderung automatisiert gegen die BITV-Kriterien geprüft — fortlaufend, nicht einmal im Jahr. Sie bekommen den vollständigen Bericht mit jedem offenen Punkt (Stand 22.08.2026: drei Farbkontraste) und dazu die Formulierung, die wir für Ihre Erklärung zur Barrierefreiheit für belastbar halten. Die abschließende Bewertung nach BITV nimmt wie überall eine anerkannte Prüfstelle vor; die Unterlage dafür liegt bei.
Die technische Beschreibung aller Schnittstellen, mit Versionsstand und Änderungsverlauf. Ihr Systemhaus sieht darin selbst, wie es andocken kann — ohne bei uns nachfragen zu müssen.
Verarbeitungsübersicht, Speicherorte, Löschfristen — die Grundlage für Ihre Folgenabschätzung und für das Gespräch mit dem Personalrat.
Vollständiger Datenabzug, xdomea für Archivabgaben, PostgreSQL auf Ihrem Server. Dass ein Wechsel möglich bleibt, gehört in die Akte — nicht ins Verkaufsgespräch.
Die Frage kommt spätestens vom Rechtsamt. Öffentliche Auftraggeber schließen IT-Verträge nach den EVB-IT — den ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen.
Für die zeitlich befristete Überlassung von Standardsoftware gegen laufendes Entgelt ist EVB-IT Überlassung Typ B einschlägig, für die dauerhafte Überlassung Typ A; die Pflege regelt EVB-IT Pflege S. Welche Kombination bei Ihnen passt, hängt am Zuschnitt — das klären wir vor dem Angebot, nicht danach.
Die EVB-IT wurden im März 2026 überarbeitet; Open-Source-Software steht seitdem gleichrangig neben proprietärer. Überlassung Typ B und EVB-IT Cloud waren dabei noch in Überarbeitung. Prüfen Sie den Stand, bevor Sie ein Muster ziehen — Ihre Vergabestelle hat die aktuelle Fassung.
Leistungsbeschreibung, Datenschutz-Unterlagen, Schnittstellen-Beschreibung und Ausstiegsnachweis sind so aufgebaut, dass sie sich als Anlagen an einen EVB-IT-Vertrag hängen lassen. Den Vertragstyp wählt Ihr Haus, nicht der Anbieter.
Eine berechtigte Frage an einen mittelständischen Anbieter — und wir halten sie für wichtiger als jede Funktionsliste. Die ehrliche Antwort besteht aus drei Teilen, von denen zwei bedingungslos gelten und einer in den Vertrag gehört.
Ihre Inhalte liegen in einer PostgreSQL-Datenbank auf Ihrem Server — einem offenen, verbreiteten Format. Akten gehen als xdomea-Paket ins Archiv, Belege als PDF und ZUGFeRD, Listen als CSV. Dafür brauchen Sie uns nicht, weder heute noch später.
Die Anwendung läuft im eigenen Netz und prüft ihre Lizenz auf Ihrem eigenen Server; die Lizenzdatei lässt sich auch ohne Internetverbindung einspielen. Ein Ausfall bei uns legt Ihren laufenden Betrieb also nicht am selben Tag still.
Die Nutzung setzt eine gültige Lizenz voraus — das verschweigen wir nicht. Wie lange sie läuft und was bei einem Wegfall des Anbieters gilt, ist deshalb Gegenstand des Vertrags und nicht einer Zusicherung auf einer Webseite. Sprechen Sie uns darauf an; wir haben eine Antwort, aber sie gehört schriftlich in Ihre Akte.
Keine unserer kommunalen Einführungen brauchte bisher ein Vergabeverfahren. Das liegt nicht an einem Kniff, sondern am Zuschnitt und am Preis: Ein Fachbereich fängt an, und der Auftragswert bleibt unter der Wertgrenze für Direktaufträge.
Nicht das ganze Haus auf einmal. Das hält den Auftragswert im Rahmen, liefert nach wenigen Wochen ein Ergebnis, das man herzeigen kann — und die Entscheidung über den nächsten Bereich fällt auf Grundlage von Erfahrung statt einer Vorführung.
Weil kein Vergabeverfahren dazwischenliegt und die Einrichtung auf einem Server im Haus stattfindet, vergeht zwischen Entscheidung und erstem Nutzen deutlich weniger Zeit als bei einem klassischen Digitalisierungsprojekt.
Weil uns dafür noch keine Freigabe vorliegt. Mit dem Namen einer Kommune zu werben, die nicht gefragt wurde, wäre ein schlechter Anfang — gerade wenn man Datenhoheit verkauft. Im Gespräch schildern wir den Ablauf gern, und sobald wir dürfen, stehen die Namen hier.
Das hängt am Auftragswert, nicht an der Art der Software. Unterhalb der Wertgrenze für Direktaufträge können Sie formfrei beauftragen; darüber greifen Verhandlungsvergabe oder beschränkte Ausschreibung. In Baden-Württemberg liegt die Grenze für Direktaufträge im kommunalen Bereich seit dem 1. Januar 2025 bei 100.000 Euro netto; Verhandlungsvergabe und beschränkte Ausschreibung sind jeweils bis unter den EU-Schwellenwert von 216.000 Euro zulässig. Diese Wertgrenzen sind bis zum 1. Oktober 2027 befristet — bitte prüfen Sie den aktuellen Stand, bevor Sie sich darauf stützen. Und beachten Sie: Es sind Erleichterungen, keine Vorgaben. Die öffentliche Ausschreibung steht Ihnen jederzeit offen.
Bisher ausnahmslos über den Direktauftrag. Es handelt sich um Kommunen von rund fünftausend bis rund dreizehntausend Einwohnern — beide Enden sind bewusst dabei: Für die Aufgaben macht die Größe weniger Unterschied, als man denkt. Weitere sind gerade in der Einführung. Die Namen nennen wir nicht, solange uns dafür keine Freigabe vorliegt — mit dem Namen einer Kommune zu werben, die nicht gefragt wurde, wäre ein schlechter Anfang. Im Gespräch schildern wir den Ablauf gern.
Eine belastbare Größenordnung können wir nennen: Der Einstieg liegt deutlich unterhalb der Wertgrenze für Direktaufträge — vergaberechtlich ist also kein Verfahren nötig. Davon zu trennen ist die Haushaltsfrage: Eine Mittelbereitstellung brauchen Sie unabhängig vom Betrag, und ob dafür Ihr Bürgermeister zuständig ist oder der Gemeinderat, regelt Ihre Hauptsatzung. Für Ihre Beschlussvorlage stellen wir eine Aufstellung zusammen: einmalige Einrichtung, jährliche Nutzung, Verarbeitungskosten mit Ihrer Obergrenze, empfohlene Hardware mit Preisrahmen sowie Aufwand für Einführung und Schulung, dazu Laufzeit und Kündigungsfrist. Das ist genau das, was in eine Folgekostenberechnung gehört.
Sie bestimmen mit, was als Nächstes gebaut wird. Wir entwickeln laufend neue Bausteine für den kommunalen Alltag, und die Reihenfolge richtet sich danach, was in den beteiligten Häusern wirklich weh tut — nicht nach einer Produktplanung am Schreibtisch. Was dabei entsteht, bekommen alle Bestandskunden, ohne Aufpreis. Einer bringt einen Fall ein, alle profitieren.
Nein. Was für eine Kommune entsteht, steht allen zur Verfügung — das ist der Kern des Prinzips. Sie zahlen für das System, nicht für jeden einzelnen Baustein. Der Grund ist einfach: Kommunale Aufgaben ähneln sich stark. Was die Nachbargemeinde braucht, brauchen Sie in zwei Monaten auch.
Häufig ja. Für Digitalisierungsvorhaben in Kommunen gibt es Programme auf Landes- und Bundesebene, dazu Mittel für Beratung und Schulung. Welches Programm passt, hängt vom Vorhaben und vom Zeitpunkt ab; die Lage ändert sich regelmäßig. Wir schauen im Gespräch gemeinsam, was in Frage kommt — versprechen aber keine Förderung, die wir nicht bewilligen.
Ja, und es lohnt sich oft. Ein Verwaltungsverband oder mehrere Nachbargemeinden können gemeinsam ausstatten — dann verteilen sich Einrichtung und Schulung auf mehrere Häuser. Vergaberechtlich ist der gemeinsame Auftrag ein eigener Vorgang, der die Wertgrenzen zusammenrechnet; das gehört vorher geprüft.
Rechnen Sie damit, dass er zu beteiligen ist. Ein System, das protokolliert, wer wann welchen Vorgang bearbeitet hat, ist objektiv geeignet, Verhalten und Leistung zu erfassen — darauf kommt es an, nicht auf unsere Absicht. Wir stellen die Angaben zusammen, die Ihr Gremium für eine Dienstvereinbarung braucht: welche Daten verarbeitet werden, wer worauf zugreift, was protokolliert wird und wie lange es bleibt. Das gehört vor die Beschaffung, nicht danach.
Aus fachlichen Gründen, nicht aus vergaberechtlichen: Nach wenigen Wochen haben Sie ein Ergebnis, das man herzeigen kann, und entscheiden über den nächsten Bereich aus Erfahrung statt aus einer Vorführung. Für Ihre Akte wichtig: Zu schätzen ist der Wert dessen, was Sie insgesamt vorhaben — nicht die erste Rate. Planen Sie die Ausweitung mit, gehört sie in die Schätzung; bei laufenden Entgelten rechnen Sie die Laufzeit hoch, bei unbefristeten Verträgen üblicherweise über 48 Monate. Und wenn Sie den Server mitbeschaffen, gehört er in dieselbe Rechnung.