Neu in ZAjONiC 8. September 2026

Die E-Akte liest jetzt mit — an allen Ecken und Enden mit KI durchzogen

Vollständigkeit prüfen, Fristen finden, den Sachverhalt für einen Bescheid zusammentragen, ein Dokument der richtigen Akte zuordnen: Handgriffe, die bisher jemand von Hand erledigt hat, laufen in der ZAjONiC-Akte heute mit KI — und jede Aussage muss belegt sein, sonst fliegt sie raus. Entstanden ist das aus dem, was Kommunen im Alltag verlangt haben.

Kurz gesagt

Eine elektronische Akte zu führen, konnte Software schon vor zwanzig Jahren. Das Mühsame daran war nie das Ablegen — es war alles drumherum: nachsehen, ob die Unterlagen vollständig sind. Den Vertrag lesen, um die Kündigungsfrist zu kennen. Entscheiden, in welche Akte ein Blatt gehört. Den Sachverhalt für einen Bescheid aus fünf Dokumenten zusammentragen.

Genau diese Handgriffe erledigt die Akte in ZAjONiC heute mit. 5 KI-Bausteine greifen an den Stellen ein, an denen bisher jemand von Hand gelesen, verglichen und abgetippt hat — und alle 24 mitgelieferten Aktenarten bringen dafür ihre eigenen Felder, Vorgangsschritte und Fristenregeln mit.

Gewachsen ist das nicht am Schreibtisch

Die Akte ist da, wo sie heute ist, weil Kommunen gesagt haben, was ihnen fehlt. Man sieht es dem Produkt an: Aktenarten wie Beschwerde und Anregung, Ehrung und Jubiläum, Nutzungsüberlassung oder Stellenbesetzung denkt sich niemand aus — die kommen aus dem Verwaltungsalltag und sind nachträglich dazugekommen. Dasselbe gilt für die Reihenfolge, in der die KI-Funktionen entstanden sind: zuerst die Vollständigkeitsprüfung, weil die Nachforderung unvollständiger Anträge der Punkt ist, an dem am meisten Zeit verloren geht.

Das erklärt auch die auffälligste Eigenheit dieser Akte: Sie ist misstrauisch gegen ihre eigene KI. Wer in einer Verwaltung arbeitet, hat nicht die Sorge, dass ein Programm zu wenig kann — sondern dass es zu viel behauptet.

Was die KI in der Akte übernimmt

Vollständigkeitsprüfung. Die KI vergleicht die abgelegten Dokumente inhaltlich mit der Soll-Liste der Aktenart und beantwortet je Position drei Fragen: Liegt es vor? Ist es das Richtige? Ist es plausibel? Heraus kommt eine Ampel-Liste und ein Entwurf für die Nachforderung. Versendet wird nichts.
Fristen-Radar. Die KI liest die Dokumente einer Akte und findet Termine mit Rechtsfolge — Kündigungsfristen, Gültigkeiten, Zahlungsziele. Sie rechnet auch: den letzten Kündigungstermin aus Laufzeitende plus Frist. Jeder Fund braucht ein wörtliches Zitat und ein Datum in der Zukunft, sonst wird er verworfen.
Verfahrenserkennung. Aus einem hochgeladenen Dokument erkennt die KI, um welche Aktenart es geht, und schlägt Aktenplan-Position, Titel und Datum vor — auch, ob es zu einer bestehenden Akte gehört oder eine neue braucht. Vorgeschlagen wird nur aus dem echten Katalog Ihres Hauses.
Prüfung gegen Ihr eigenes Ortsrecht. Erster Anwendungsfall ist das gemeindliche Einvernehmen zum Bauantrag: geprüft gegen die Festsetzungen des Bebauungsplans, je Punkt Soll, Ist und Ergebnis — mit Fundstelle auf beiden Seiten. Ohne Beleg heißt das Ergebnis „nicht prüfbar", nicht „erfüllt".
Bescheid-Entwurf mit Beleg-Pflicht. Die KI liefert ausschließlich den Sachverhalt: kurze Sätze, jeder mit Dokument und wörtlichem Zitat. Jedes Zitat wird serverseitig im Dokument nachgewiesen — lässt sich die Textstelle nicht finden, fliegt der Satz aus dem Entwurf. Tenor und Rechtsbehelfsbelehrung formuliert die KI nie.

Dazu kommen die kleinen Helfer, die im Alltag den Unterschied machen: ein Akten-Chat, der ausschließlich aus den Schriftstücken der geöffneten Akte antwortet, eine Kurzübersicht beim Öffnen einer Akte — Stand, nächste Schritte — und die Feldextraktion, die Werte wie Laufzeitende oder Kündigungsfrist aus dem Dokument in die Felder der Akte vorschlägt, jeden mit wörtlichem Zitat.

Die Bauakte: Standortauskunft ohne GIS-Vertrag

Bei einem Bauantrag steht am Anfang immer dieselbe Frage: Was liegt eigentlich an dieser Adresse an? Ein Klick auf Standort prüfen holt die Antwort aus amtlichen offenen Daten zusammen — Überschwemmungsgebiet, Wasserschutzgebiet und Naturschutzgebiet aus den Schutzgebietsdaten der LUBW, dazu die Nachbarschaft aus offenen Kartendaten: Friedhof, Flugplatz, Bahnlinie, Gewässer. Ergebnis ist eine Ampel-Liste. Wofür es keine frei abrufbare Quelle gibt — Denkmalschutz, Altlasten, Leitungsrechte —, sagt die Akte das ausdrücklich, statt Schweigen als Entwarnung auszugeben.

Eine kostenpflichtige Kopplung an ein Geoinformationssystem braucht dafür niemand. Und die Abfrage startet, wenn jemand sie startet: Externe Dienste ruft die Akte bewusst nicht im Hintergrund auf.

Der Umstieg — der eigentliche Streitpunkt

Beim Wechsel des Aktensystems ist nie die neue Software das Hindernis, sondern die Frage, was aus zwanzig Jahren Altbestand wird. Deshalb liegt dort viel Arbeit: xdomea, der Standard für den Aktenaustausch in der deutschen Verwaltung, wird in den Fassungen 2.x und 3.x eingelesen — und auch geschrieben, denn wer seine Akten in ein System gibt, aus dem sie nicht wieder herauskommen, begibt sich in eine Abhängigkeit, die Jahrzehnte hält. Der Aktenplan kommt als CSV herein, auch ein gekaufter. Gewachsene Ordnerstrukturen vom Dateiserver lassen sich in eine Akte übernehmen: Unterordner werden Vorgänge, Dateien werden Schriftstücke. Und beim Digitalisieren von Papierakten liest die KI den erkannten Text und schlägt vor, wohin das Blatt gehört — abgelegt wird erst nach der Prüfliste.

Neue Verfahren legt Ihr Haus selbst an: Aktenarten mit eigenen Feldern, Vorgangsvorlagen und Fristenregeln entstehen im Baukasten, ohne Programmierung und ohne Beauftragung.

Häufige Fragen

Entscheidet die KI in der Akte etwas?

Nein. Die Vollständigkeitsprüfung liefert eine Ampel-Liste und einen Entwurf für die Nachforderung, versendet aber nichts. Der Fristen-Radar legt keine Wiedervorlage an, sondern schlägt vor. Beim Bescheid formuliert die KI ausschließlich den Sachverhalt; Tenor und Rechtsbehelfsbelehrung stehen wörtlich in Ihrer Vorlage, und der Entwurf geht zwingend in den Zeichnungs-Umlauf. Artikel 22 DSGVO setzt automatisierten Einzelfallentscheidungen enge Grenzen — wir bleiben deutlich davor.

Woran erkenne ich, dass die KI nichts erfindet?

An der Beleg-Pflicht, die technisch eingebaut ist. Beim Bescheid-Entwurf wird jedes Zitat serverseitig im Dokument nachgewiesen — findet sich die Textstelle nicht, fliegt der Satz aus dem Entwurf, bevor Sie ihn sehen. Der Fristen-Radar verwirft jeden Fund ohne wörtliches Zitat und ohne Datum in der Zukunft. Die Prüfung gegen das Ortsrecht schreibt bei fehlendem Beleg „nicht prüfbar" statt „erfüllt".

Was passiert mit unserem Altbestand?

Er kommt mit. Für den Wechsel aus einem vorhandenen Dokumentenmanagement lesen wir xdomea in den Fassungen 2.x und 3.x ein — den Standard für den Aktenaustausch in der deutschen Verwaltung — und schreiben ihn auch wieder. Der Aktenplan kommt als CSV herein, gewachsene Ordnerstrukturen vom Dateiserver lassen sich in eine Akte übernehmen, und beim Digitalisieren von Papierakten schlägt die KI Aktenplan-Position, Titel und Datum vor.

Brauchen wir für die Standortprüfung einen GIS-Vertrag?

Nein. Flurstücksumriss, Lage und Schutzgebiete kommen aus amtlichen offenen Daten — für Baden-Württemberg aus ALKIS-Open-Data und den Schutzgebietsdaten der LUBW. Eine kostenpflichtige Kopplung an ein Geoinformationssystem ist dafür nicht nötig.

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Alle Bausteine im Einzelnen, die Grenze, die für jeden von ihnen gilt, und die sechs Wege für den Altbestand stehen auf der Seite Die E-Akte, die mitliest. Am schnellsten wird es greifbar, wenn Sie einen Vorgang mitbringen, der bei Ihnen typisch ist — sprechen Sie uns an.