Neu in ZAjONiC 11. Oktober 2026

Neu in ZAjONiC: Prozesse — Abläufe automatisieren, ohne zu programmieren

Angebote nachfassen, Rechnungen prüfen, Anfragen vorsortieren: Sie beschreiben, was passieren soll, die KI schlägt den Ablauf vor — und einmal eingerichtet läuft er zuverlässig. Ein Mensch gibt frei, wo es zählt, jeder Lauf wird überwacht. Bis zu 133 Bausteine und jede Schnittstelle stehen bereit. Wir sind stolz auf dieses Modul.

Kurz gesagt

Was bei Ihnen immer gleich abläuft und trotzdem jedes Mal Zeit kostet, richten Sie einmal ein — und es arbeitet danach zuverlässig, jeden Tag, ohne zu vergessen, ohne Feierabend. Ob man das KI-Agent, Assistent oder digitalen Mitarbeiter nennt, ist Geschmackssache. Genau das bringt das neue Modul Prozesse in ZAjONiC. Und zwar so, dass niemand dafür programmieren muss.

Sie sagen der KI, was passieren soll. Sie sucht den besten Weg und schlägt den Prozess vor. Sie passen ihn im Bild an, testen ihn, verbessern ihn — so lange, bis Sie mit dem Ablauf zufrieden sind. Dann geben Sie ihn frei, und er läuft. Kennt Ihre IT Werkzeuge wie n8n: Die Grundidee ist verwandt — nur beginnen Sie hier ohne Programmieren mit einem Satz, und Kunden, Rechnungen, Posteingang und Akte sind schon an Bord.

Wir haben in den letzten Wochen in sechs Etappen neue Bausteine ergänzt, die Bedienung mehrfach überarbeitet und jeden Schritt durchgetestet. Wir sind stolz auf dieses Modul.

Der Prozessdesigner von ZAjONiC mit Bausteinleiste links, dem Ablauf in der Mitte und den Angaben zum gewählten Schritt rechts. — Der Prozessdesigner. Beispieldaten eines erfundenen Betriebs.

Der Mensch entscheidet — selbstverständlich

Automatisierung darf nicht heißen, die Kontrolle abzugeben. Deshalb ist Human in the Loop bei Prozesse kein Zusatz, sondern ein eigener Baustein: Wo ein Mensch prüfen soll, hält der Ablauf an. Die zuständige Person sieht, was der Prozess vorbereitet hat, gibt frei, ändert den Text oder lehnt mit Begründung ab — und der Prozess geht sofort den gewählten Weg weiter.

Vier-Augen-Prinzip: Zwei Personen müssen zustimmen, die erste sieht die zweite Entscheidung nicht.
Wertgrenze: Unter einem Betrag, den Sie festlegen, läuft es ohne Rückfrage — darüber entscheidet ein Mensch.
Frist und Eskalation: Bleibt etwas liegen, wird erinnert und die Vertretung benachrichtigt.
Keine Überraschungen: Ein KI-Entwurf wird nie von selbst freigegeben; vor einer Mail an eine unbekannte Adresse fragt der Prozess nach.

So bleibt die Zeitersparnis, ohne dass etwas unbemerkt passiert: Die Routine erledigt sich, und an den Stellen, an denen es zählt, entscheiden Sie, wie es weitergeht.

Offene Entscheidungen in ZAjONiC: eine auffällige Rechnung mit Vorschlag und Begründung der KI, die ein Mensch weiterbearbeiten oder zurückweisen kann. — Eine offene Entscheidung — der Prozess wartet auf den Menschen.

So entsteht ein Prozess

Beschreiben. „Wenn ein Angebot in fünf Tagen abläuft, schreib dem Kunden eine freundliche Nachfrage und leg sie mir vorher vor." Die KI zeigt, was sie verstanden hat, was geht und was nicht — und stellt höchstens drei Rückfragen.
Vorschlag übernehmen. Gebaut wird nur aus Bausteinen, die es wirklich gibt. Personen und Empfänger wählen Sie selbst.
Visuell anpassen. In der einfachen Ablauf-Ansicht, als Liste oder als BPMN — der üblichen Zeichensprache für Geschäftsprozesse. Schritte verschieben, verbinden, verzweigen; als BPMN-Datei exportieren.
Testen. Der Probelauf führt Lesen und KI echt aus, simuliert aber alles, was nach außen wirkt. Das Protokoll zeigt, was passiert wäre. Ändern, wieder testen — bis es passt.
Freigeben. Die freigegebene Version ist fest. Spätere Änderungen entstehen als neuer Entwurf, ohne laufende Prozesse zu stören.

Dialog „Ablauf mit der KI entwerfen — Die KI entwirft den Ablauf aus einer Beschreibung in Alltagssprache.

Bis zu 133 Bausteine — und Ihre anderen Programme

Zum Start umfasst der Katalog bis zu 133 Bausteine — alles, was ZAjONiC kann, wird zum Schritt in einem Ablauf: Belege und Akten lesen, Aufgaben zuweisen, Mails und Teams-Nachrichten senden, Schriftstücke ablegen, Kontakte ändern, Bürgeranliegen beantworten, Verträge prüfen, Fristen erkennen, Bilder erzeugen. Dazu die Steuerung: Verzweigungen, „für jeden Eintrag", Warten auf einen Anlass, Teilabläufe. Welche Bausteine Sie sehen, hängt von Ihren Modulen ab; 31 sind immer dabei.

Und weil kein Betrieb nur ein Programm hat, bindet ein Prozess jeden Web-Dienst (REST) und jeden MCP-Server an — Warenwirtschaft, Fachverfahren, Shop. Ein Administrator hinterlegt das Ziel einmal, testet die Verbindung, und der Schlüssel bleibt auf Ihrem Server. Damit arbeitet ZAjONiC nicht nur in sich selbst, sondern mit Ihren anderen Programmen.

Gestartet wird ein Prozess von selbst: nach Zeitplan, per Knopfdruck oder bei einem von 48 Anlässen — eine neue Mail, ein neuer Beleg, eine überfällige Rechnung, ein angenommenes Angebot, eine fällige Wiedervorlage, ein neues Bürgeranliegen.

Alles im Blick: Daten, Läufe, Fehler

Daten fließen mit. Was ein Schritt herausfindet — die Rechnungsnummer, der Ansprechpartner, die Antwort einer Schnittstelle —, lässt sich an jeder späteren Stelle einsetzen, per Klick aus einer geordneten Auswahl.
Läufe visuell verfolgen. Jeder Lauf erscheint im selben Bild wie der Prozess: erledigt grün, aktuell blau, Fehler rot. Im Protokoll steht jeder Schritt, bei KI-Schritten mit Begründung und Sicherheit.
Fehler werden sofort gemeldet. Nach bis zu drei Versuchen bekommt die verantwortliche Person einen Hinweis mit dem Fehlertext, direkt in ZAjONiC. Die Betriebsansicht zeigt, was läuft, was wartet und was Aufmerksamkeit braucht.
Transparenzbericht. Auf Knopfdruck beschreibt ZAjONiC jeden Prozess für Betriebs- oder Personalrat, Datenschutz und den EU AI Act: Zweck, Anlass, wo KI arbeitet, wo der Mensch kontrolliert.

Ein abgeschlossener Prozesslauf mit grün markierten Schritten und Protokoll inklusive Begründung der KI und Freigabe durch einen Menschen. — Ein Lauf im Detail: Welcher Schritt ist erledigt, welcher wartet.

Acht Vorlagen zum Start

Rechnungseingang, Zahlungserinnerungen, Kundenanfragen beantworten, Angebote nachfassen, Bürgeranliegen vorbereiten, Verträge vorprüfen, Wochenbericht Aufgaben, Eingangspost in die Akte. Übernehmen, anpassen, freigeben — der erste Prozess läuft am selben Tag.

Häufige Fragen

Brauche ich Programmierkenntnisse?

Nein. Sie beschreiben den Ablauf in eigenen Worten, die KI fragt nach und baut den Entwurf aus vorhandenen Bausteinen. Angepasst wird per Maus — im Ablaufbild, in der Liste oder in der BPMN-Ansicht.

Wer behält die Kontrolle?

Sie. Ein Freigabe-Schritt hält den Prozess an, bis ein Mensch entschieden hat — auf Wunsch mit Vier-Augen-Prinzip, Wertgrenze, Frist und Vertretung. Ein Entwurf der KI wird nie von selbst freigegeben, und vor einer Mail an eine unbekannte Adresse fragt der Prozess nach.

Was passiert bei einem Fehler?

Der Schritt wird bis zu dreimal wiederholt. Klappt es dann nicht, bekommt die verantwortliche Person sofort einen Hinweis in ZAjONiC, und der Lauf erscheint im Betrieb unter den Fehlern der letzten sieben Tage.

Kann ich andere Programme anbinden?

Ja — jeden Web-Dienst mit einer üblichen Web-Schnittstelle (REST) und jeden MCP-Server. Ein Administrator hinterlegt das Ziel einmal; der Zugangsschlüssel bleibt auf Ihrem Server.

Weiterlesen

Alles im Einzelnen — Bausteine, Anlässe, Schnittstellen, Beispiele für Kommunen, Kanzleien, Handwerk und Mittelstand — steht auf der Seite Prozesse. Am greifbarsten wird es mit Ihrem eigenen Ablauf: Erzählen Sie uns, welcher Sie heute die meiste Zeit kostet — wir bauen ihn mit Ihnen als ersten Prozess.