Ein Eingang statt zehn Stapel
Ob per Mail, Brief, Telefon oder am Schalter: Jedes Anliegen bekommt eine Nummer und steht in einer Liste, die alle sehen, die es brauchen.
Anliegen · Kommune
Jedes Anliegen beim richtigen Amt — mit Frist.
Die Mängelmeldung vom Montag, der Brief zur Hecke, der Anruf wegen der Straßenlaterne: Im Bürgerbüro kommt alles an, zuständig ist meist jemand anderes. Mit „Anliegen“ landet jede Sache in einem gemeinsamen Eingang. Die KI schlägt vor, worum es geht und wie dringend es ist; Amt und Frist ergeben sich aus Ihren eigenen Regeln. Ein Klick weist zu, und die Glocke erinnert, bevor die Frist abläuft.
Einfach erklärt
Was ist „Anliegen“?
In wenigen Worten: ein gemeinsamer Eingang für alles, was Bürgerinnen und Bürger von der Gemeinde wollen.
Einordnen, zuweisen, erledigen
Die KI macht einen Vorschlag, Sie übernehmen ihn mit einem Klick oder entscheiden anders. Das zuständige Amt bekommt die Sache mit Frist.
Nichts bleibt liegen
Was überfällig ist, steht oben. Die Glocke meldet sich, bevor es eng wird — bei der Person, die zuständig ist.
Aus der Software
Der gemeinsame Eingang.
Echte Ansichten aus ZAjONiC — mit Beispieldaten eines erfundenen Betriebs.
Alles drin
Vom Eingang bis zur Antwort.
Der Weg, den heute ein Zettel mit Haftnotiz durchs Rathaus nimmt.
Gemeinsamer Eingang
Neue, offene, dringende und überfällige Anliegen auf einen Blick. Suchen, nach Amt und Status filtern, Überfälliges zuerst.
KI-Vorschlag
Die KI wählt eine Kategorie aus Ihrer Liste, schätzt die Dringlichkeit, fasst zusammen, wer was will — und begründet, warum.
Amt und Frist nach Ihren Regeln
Jede Kategorie hat ihr Amt und ihre Frist in Tagen. Die KI rät hier nicht — sie ordnet nur die Kategorie zu.
Zuweisen mit einem Klick
„Vorschlag übernehmen“ gibt die Sache an die zuständige Person des Amts. Auf Wunsch entsteht dazu eine Aufgabe mit Fälligkeit und eine Mail nach innen.
Antwortentwurf
Aus dem Textbaustein der Kategorie und dem Anliegen entsteht ein Entwurf für die Antwort. Lesen, anpassen, kopieren, abschicken.
Fristenglocke
Drei Tage vor Ablauf und jeden Tag, an dem ein Anliegen überfällig ist, erinnert die Glocke die zuständige Person.
Lückenloser Verlauf
Jeder Schritt mit Zeit und Person — unveränderlich. Wer wissen will, wo die Sache steht, sieht es am Anliegen selbst.
Kommunale Vorlagen
Mit einem Klick eingespielt: sieben Ämter vom Bürgerbüro bis zum Standesamt und neun Kategorien von der Mängelmeldung bis zur Ruhestörung. Danach passen Sie alles an.
Postfach anbinden
Mit dem Modul Prozesse werden Mails aus einem Postfach automatisch als Anliegen angelegt und eingeordnet — einmal eingerichtet, läuft es.
Ehrlich gesagt
Was „Anliegen“ ist — und was nicht.
Damit Sie im Rathaus das Richtige versprechen.
Der Mensch entscheidet
Die KI schlägt vor, wirksam wird nichts ohne Klick. Antworten an Bürger verschickt das Modul nicht von selbst.
Kein Bürgerportal
„Anliegen“ ist ein Werkzeug für die Verwaltung. Bürger sehen darin keinen Status und reichen nichts direkt ein; dafür gibt es Webchat und Formulare.
Postfach nur über Prozesse
Ab Werk wird von Hand erfasst. Wer Mails automatisch übernehmen will, richtet das mit dem Modul Prozesse ein — wir helfen dabei.
Häufige Fragen
Fragen zu „Anliegen“.
Wie kommen die Anliegen ins System?
Im Bürgerbüro werden sie in einer Maske erfasst — mit Absender, Betreff, Inhalt und dem Weg, auf dem sie kamen: Mail, Brief, Formular, Anruf, persönlich oder Mängelmeldung. Wer Mails aus einem Postfach automatisch als Anliegen anlegen will, richtet das einmal mit dem Modul Prozesse ein.
Entscheidet die KI, wer zuständig ist?
Nein. Die KI schlägt eine Kategorie aus Ihrer eigenen Liste vor, schätzt die Dringlichkeit und fasst das Anliegen in zwei Sätzen zusammen. Zuständiges Amt und Frist hängen fest an der Kategorie, die Sie selbst angelegt haben. Wirksam wird der Vorschlag erst, wenn ein Mensch ihn übernimmt — und jede Angabe lässt sich von Hand ändern.
Wird die Antwort an den Bürger automatisch verschickt?
Nein. Die KI schreibt einen Antwortentwurf auf Grundlage des Textbausteins der Kategorie. Den lesen, ändern und verschicken Sie selbst. Das Modul Anliegen versendet von sich aus nichts an Bürgerinnen und Bürger.
Welches Sprachmodell liest die Anliegen?
Das Modell, das Sie in ZAjONiC eingestellt haben — auf Wunsch lokal im eigenen Haus. Ist keines eingestellt, bricht die Einordnung ab, statt ungefragt einen Cloud-Dienst zu nutzen. Der Text des Bürgers wird dabei nur gelesen, Anweisungen darin werden nicht befolgt.
Ist nachvollziehbar, wer was gemacht hat?
Ja. Jeder Schritt — erfasst, eingeordnet, zugewiesen, erledigt — steht im Verlauf des Anliegens, mit Zeit und Person. Diese Einträge lassen sich nicht nachträglich ändern oder löschen. Auch der ursprüngliche KI-Vorschlag bleibt sichtbar, wenn ein Mensch anders entschieden hat.
Wofür man das braucht
Dieses Modul löst ein konkretes Problem.
Module sind Bausteine. Interessanter ist meist, was dabei herauskommt — hier steht, wofür dieses eingesetzt wird.
Einordnung
Gehört zu ZAjONiC.
Was hereinkommt, wird beantwortet, abgearbeitet und abgelegt — in einer Anwendung.
Prozesse
Mails aus dem Postfach automatisch als Anliegen anlegen und einordnen — mit menschlicher Freigabe, wo es darauf ankommt.
Prozesse ansehen →Webchat
Die wiederkehrenden Fragen beantwortet der Chat auf Ihrer Webseite — bevor sie überhaupt zum Anliegen werden.
Webchat ansehen →Für Kommunen
Was ZAjONiC in Rathaus und Landratsamt sonst noch abnimmt — vom Sitzungsdienst bis zur E-Akte.
Kommunen ansehen →Wie viele Anliegen gehen bei Ihnen pro Woche ein?
Wir richten die Vorlagen mit Ihren Ämtern ein und zeigen Ihnen den Eingang mit echten Beispielen.