Ein Sieb, kein Urteil
Die Vorprüfung schaut, ob alles da ist und schlüssig wirkt. Über den Antrag selbst entscheidet sie nicht.
Vorprüfung · Akten & Wissen
Sofort sehen, was im Antrag fehlt.
Ein unvollständiger Antrag kostet zweimal Bearbeitungszeit — und den Antragsteller Wochen. Die Vorprüfung legt die eingereichten Unterlagen neben die Nachweisliste des Verfahrens und sagt je Position: liegt vor, fehlt oder passt nicht — mit der Stelle, an der sie es festmacht. Daraus entsteht der Entwurf der Nachforderung. Freigeben tut ein Mensch.
Einfach erklärt
Was ist die Vorprüfung?
In wenigen Worten: die Checkliste neben dem Antrag — nur dass sie sich selbst abhakt.
Prüfen, korrigieren, nachfordern
Das Ergebnis je Position ansehen, wo nötig von Hand entscheiden und die Nachforderung mit einem Klick als Brief oder Mail ausgeben.
Weniger Runden
Die Nachforderung geht beim ersten Mal vollständig hinaus. Was nachgereicht wird, prüft die Vorprüfung gezielt — nur das Offene.
Aus der Software
Was fehlt — und der Entwurf dazu.
Echte Ansichten aus ZAjONiC — mit Beispieldaten eines erfundenen Betriebs.
Alles drin
Vom Eingang bis „vollständig“.
Der Weg, den heute eine Sachbearbeiterin mit Textmarker geht.
Ihre Nachweislisten
Eine Zeile je Unterlage, je Verfahren — mit Textbaustein für die Nachforderung und Frist. Mit der E-Akte kommt die Liste aus der Aktenart.
Ergebnis je Position
Liegt vor, fehlt oder liegt vor, passt aber nicht. Im Zweifel steht dort „fehlt“ — lieber einmal zu vorsichtig als eine Lücke übersehen.
Mit Fundstelle
Zu jedem Ergebnis steht, in welchem Dokument die Vorprüfung fündig wurde und woran sie es festmacht — in einem Satz, nachprüfbar.
Der Mensch hat das letzte Wort
Jede Position lässt sich von Hand entscheiden. Ihre Entscheidung steht neben dem Vorschlag, gilt — und wird bei der nächsten Prüfung nicht angetastet.
Nachforderung als Entwurf
Aus Ihren Textbausteinen entsteht das Schreiben mit allen offenen Punkten. Als Brief-PDF, zum Kopieren oder als E-Mail.
Einreich-Zugang im Internet
Antragsteller laden fehlende Unterlagen über einen eigenen Link hoch. Jede Datei wird auf Viren geprüft und neu erzeugt, bevor sie ins Haus kommt.
Nur das Offene nachprüfen
Kommt etwas nach, wird nur geprüft, was noch fehlte. Ist alles da: „vollständig — bereit zur Bearbeitung“, und Sie bekommen Bescheid.
Fristen im Blick
Die Übersicht zeigt, was vollständig ist, was auf Unterlagen wartet und wessen Frist in den nächsten sieben Tagen abläuft.
Direkt in der E-Akte
Am Vorgang in der E-Akte gibt es die Schaltfläche „Nachweise“ — die Rechte folgen Ihrem Aktenplan. Die Vorprüfung läuft aber auch ohne E-Akte.
Ehrlich gesagt
Was die Vorprüfung ist — und was nicht.
Damit der Personalrat und das Rechnungsprüfungsamt wissen, woran sie sind.
Keine Entscheidung
Kein Bescheid, keine inhaltliche oder rechtliche Bewertung. Die Vorprüfung stellt fest, was vorliegt — der Rest ist Fachaufgabe.
Ihre Listen, Ihre Regeln
Was nicht auf der Nachweisliste steht, sucht die Vorprüfung nicht. Die Listen legen Sie an; außer in den Aktenarten der E-Akte bringt sie keine mit.
Lesbare Dokumente
Ein Scan ohne erkannten Text lässt sich nicht bewerten. Die Vorprüfung meldet ihn dann als „nicht bewertbar“, statt zu raten.
Häufige Fragen
Fragen zur Vorprüfung.
Was genau prüft die Vorprüfung?
Ob die Unterlagen da sind, die das Verfahren verlangt — und ob jede davon schlüssig und gültig wirkt. Sie bewertet den Antrag nicht inhaltlich und trifft keine Entscheidung. Die fachliche Prüfung bleibt bei Ihnen; die Vorprüfung sorgt dafür, dass sie mit vollständigen Unterlagen beginnt.
Woher kennt das System die nötigen Unterlagen?
Aus Ihren Nachweislisten: eine Zeile je Unterlage, dazu ein Textbaustein für die Nachforderung und eine Frist. Arbeiten Sie mit der E-Akte, kommt die Liste aus der Aktenart — für Bauantrag, Genehmigungsakte und Stellenbesetzung ist sie schon hinterlegt.
Wie kommen die Unterlagen in die Prüfung?
Auf zwei Wegen: aus dem Vorgang in der E-Akte, oder über einen Einreich-Zugang im Internet, über den Antragsteller nachreichen. Dort wird jede Datei auf Viren geprüft, neu erzeugt und noch einmal geprüft, bevor ein Abholer in Ihrem Haus sie holt — ohne dass Ihr Netz einen Zugang von außen öffnen muss.
Geht die Nachforderung automatisch hinaus?
Nur wenn Sie das ausdrücklich einschalten. Ab Werk entsteht ein Entwurf aus Ihren Textbausteinen, den Sie als Brief-PDF ausgeben, kopieren oder per E-Mail anfordern. Den Selbstversand gibt es nur für E-Mail und nur einmal je Eingang; Briefe bleiben immer Entwurf.
Was passiert, wenn etwas nachgereicht wird?
Geprüft wird nur, was noch offen ist. Was schon vorliegt oder was ein Mensch von Hand entschieden hat, bleibt unangetastet. Ist alles da, steht der Vorgang auf „vollständig — bereit zur Bearbeitung“.
Ist das dasselbe wie die PDF-Vollständigkeitsprüfung?
Nein. Die PDF-Vollständigkeitsprüfung schaut in ein einzelnes Formular: Sind die Pflichtfelder ausgefüllt und plausibel? Die Vorprüfung schaut auf den ganzen Vorgang: Liegen alle Unterlagen bei — und verfolgt Nachforderung, Frist und Nachlieferung.
Wofür man das braucht
Dieses Modul löst ein konkretes Problem.
Module sind Bausteine. Interessanter ist meist, was dabei herauskommt — hier steht, wofür dieses eingesetzt wird.
Einordnung
Gehört zu ZAjONiC.
Vom Formular über die Unterlagen bis zur Akte — drei Bausteine, die ineinandergreifen.
E-Akte
Aktenarten mit hinterlegten Unterlagen-Listen — die Vorprüfung übernimmt sie direkt am Vorgang.
E-Akte ansehen →PDF-Vollständigkeitsprüfung
Der Blick ins einzelne Formular: Sind die Pflichtfelder ausgefüllt und plausibel?
Vollständigkeitsprüfung ansehen →Anträge prüfen
Die ganze Lösung für unvollständige Anträge — mit Antworten zu Personalrat, Datenschutz und Haftung.
Lösung ansehen →Welches Verfahren kostet Sie die meisten Nachforderungen?
Wir legen die Nachweisliste mit Ihnen an und prüfen einen echten Vorgang — anonymisiert.