Fristgerecht laden
Tagesordnung mit öffentlichem und nichtöffentlichem Teil, die Frist aus Ihrer Geschäftsordnung und ein fertiger Ladungstext.
Sitzungsdienst · Kommune
Von der Ladung bis zum erledigten Beschluss.
Ladungsfrist, Tagesordnung, Niederschrift — und dann fragt der Gemeinderat, was aus dem Beschluss vom März geworden ist. Der Sitzungsdienst führt durch den ganzen Zyklus: Er rechnet die Ladungsfrist zurück, schreibt den Ladungstext, macht aus der Aufnahme einen Entwurf der Niederschrift je Tagesordnungspunkt und meldet sich, wenn ein Beschluss liegen bleibt.
Einfach erklärt
Was ist der Sitzungsdienst?
In wenigen Worten: die Sitzung vorbereiten, festhalten und nachhalten — an einer Stelle.
Niederschrift als Entwurf
Aus der Aufnahme entsteht je Tagesordnungspunkt ein Entwurf — Beschluss und Abstimmung nur, wenn die Stelle in der Wortfassung zitiert ist.
Beschlüsse, die erledigt werden
Jeder Beschluss mit Zuständigem und Frist. Die Glocke meldet sich, bevor er in Vergessenheit gerät.
Aus der Software
Von der Ladung bis zur Niederschrift.
Echte Ansichten aus ZAjONiC — mit Beispieldaten eines erfundenen Betriebs.
Alles drin
Vorbereiten, Sitzung, Abschluss.
Der Sitzungsdienst zeigt bei jeder Sitzung, was als Nächstes dran ist.
Gremien und Mitglieder
Gemeinderat, Ausschüsse, Ortschaftsrat — je mit Vorsitz, Mitgliedern und eigener Ladungsfrist. Die Räte brauchen dafür kein Konto.
Tagesordnung
Punkte anlegen, verschieben, mit Sachverhalt und Beschlussvorschlag. Nichtöffentliche Punkte sehen nur, die das Recht dazu haben.
Frist-Ampel
Rechnet vom Sitzungstag zurück: knapp, verstrichen — oder „nach dem Stichtag versendet“. So fällt eine zu späte Ladung auf, bevor es jemand anderes merkt.
Fertiger Ladungstext
Mit allen Punkten, nichtöffentliche gekennzeichnet. Kopieren, in den gewohnten Versandweg geben und vermerken, wann er hinausging.
Anwesenheit & Beschlussfähigkeit
Anwesend, entschuldigt, unentschuldigt — die Beschlussfähigkeit wird je Tagesordnungspunkt nach § 37 GemO Baden-Württemberg angezeigt, Befangenheit eingerechnet.
Sitzung aufnehmen
Direkt im Sitzungsdienst aufnehmen, eine vorhandene Aufnahme wählen oder die Wortfassung einfügen. Die Umschrift läuft auf Ihrem Server.
Niederschrift-Entwurf je Punkt
Die KI schlägt Beratungsverlauf, Beschluss und Abstimmung vor. Ohne Zitat aus der Wortfassung bleibt der Beschluss leer. Übernommen wird nur, was Sie anklicken.
Niederschrift zusammensetzen
Öffentlicher und nichtöffentlicher Teil getrennt, mit Anwesenheit, Beschlussfähigkeit, Befangenheit, Stimmen und Unterschriftszeilen.
Beschlusscontrolling
Jeder Beschluss mit Status, Frist und Zuständigem. Offen, in Arbeit, überfällig, erledigt — und eine Erinnerung drei Tage vor der Frist.
Ehrlich gesagt
Was der Sitzungsdienst ist — und was nicht.
Bewusst schlank gehalten, damit er in einer kleinen Gemeinde ohne Schulung läuft.
Kein Ratsinformationssystem
Kein Bürgerinformationsportal, keine Gremien-App, keine Veröffentlichung von Unterlagen. Wer das braucht, behält sein bisheriges System.
Ladung und Niederschrift als Text
Verschickt wird über Ihren gewohnten Weg; die Niederschrift übernehmen Sie in Ihre Vorlage. Einen Druck- oder PDF-Export hat der Sitzungsdienst nicht.
Baden-Württemberg
Beschlussfähigkeit und Befangenheit folgen der Gemeindeordnung Baden-Württemberg. In anderen Ländern ist die Anzeige nur eingeschränkt brauchbar.
Häufige Fragen
Fragen zum Sitzungsdienst.
Ersetzt das unser Ratsinformationssystem?
Nein, und das soll es auch nicht. Der Sitzungsdienst ist für den Zyklus einer kleinen Gemeinde gebaut: Tagesordnung, Ladung, Niederschrift, Beschlüsse. Ein Bürgerinformationsportal, eine Gremien-App für die Räte oder die Veröffentlichung von Unterlagen bietet er nicht. Wer das braucht, behält sein bisheriges System.
Woher kennt das System unsere Ladungsfrist?
Aus Ihrer Geschäftsordnung — Sie tragen die Frist in Tagen je Gremium ein. Die Ampel rechnet vom Sitzungstag zurück und zeigt, wann es knapp wird, wann die Frist verstrichen ist und ob eine Ladung zu spät hinausging.
Wird die Ladung automatisch verschickt?
Nein. Der Sitzungsdienst erzeugt den fertigen Ladungstext mit allen Tagesordnungspunkten. Sie kopieren ihn in Ihren gewohnten Versandweg und vermerken, wann er hinausging — damit die Frist-Ampel weiß, ob es rechtzeitig war.
Wie entsteht die Niederschrift?
Sie nehmen die Sitzung auf, wählen eine vorhandene Aufnahme oder fügen die Wortfassung als Text ein. Daraus schlägt die KI je Tagesordnungspunkt Beratungsverlauf, Beschluss und Abstimmung vor. Beschluss und Abstimmung bleiben leer, solange die KI dafür keine Stelle aus der Wortfassung zitieren kann. Übernommen wird nur, was Sie anklicken — und gegenlesen bleibt Ihre Aufgabe.
Gilt die Beschlussfähigkeit auch in unserem Bundesland?
Die Berechnung folgt § 37 der Gemeindeordnung Baden-Württemberg — einschließlich Befangenheit und zweiter Sitzung zur selben Sache. Andere Länder regeln das teils anders. Die Anzeige ist eine Hilfe, keine Rechtsberatung.
Verlässt die Aufnahme das Rathaus?
Die Umschrift der Aufnahme läuft auf Ihrem Server. Für den Niederschrift-Entwurf nutzt ZAjONiC das Sprachmodell, das Sie eingestellt haben — auf Wunsch lokal im eigenen Haus. Für den KI-Einsatz in Sitzungen braucht es zudem eine Grundlage im Ortsrecht, etwa in der Geschäftsordnung.
Wofür man das braucht
Dieses Modul löst ein konkretes Problem.
Module sind Bausteine. Interessanter ist meist, was dabei herauskommt — hier steht, wofür dieses eingesetzt wird.
Einordnung
Gehört zu ZAjONiC.
Aufnahme, Akte und Aufgaben — der Sitzungsdienst nutzt, was ohnehin da ist.
Meeting-Protokoll
Die Technik hinter der Aufnahme: umschreiben, Sprecher erkennen, Protokoll erstellen — auch für jede andere Besprechung.
Meeting-Protokoll ansehen →E-Akte
Akten nach Aktenplan, mit Rechten je Ast und Aufbewahrungsfristen — dort, wo Beschlussvorlagen und Niederschriften hingehören.
E-Akte ansehen →Einer für alle
Den Sitzungsdienst gibt es, weil der kommunale Alltag ihn verlangt hat. So entwickeln wir kommunale Funktionen — einmal, für alle.
Mehr erfahren →Ihre nächste Gemeinderatssitzung — einmal mit uns durchgespielt.
Wir legen Ihr Gremium an und zeigen den Weg von der Ladung bis zum Beschlusscontrolling.